効果的なメールコミュニケーションのための10のヒント
公開: 2022-03-22今日、効果的な電子メール通信はあらゆるビジネスに不可欠であり、多くの専門家に最も迅速な通信方法を提供します。 私たちのほとんどは毎日職場でメールを書いていますが、最後にメールのコミュニケーションスキルとその改善方法について考えたのはいつですか。
このガイドでは、電子メールを介して効果的にコミュニケーションする方法について説明します。 すぐにわかるように、職場やクライアントとの効果的な電子メールコミュニケーションは、習得できるスキルであり、したがって向上する可能性があります。 よく知っている可能性のある一般的なメールの問題を紹介し、効果的なメール作成のための実用的なヒントを紹介します。
職場での効果的な電子メールコミュニケーションの重要性
メールの前の時間を想像することはほとんど不可能です。 最初の電子メールは1971年に送信され、それ以来、これらの電子メールは世界中に広まりました。 驚異的な3000億通の電子メールが毎日送信されており、その数は今後も増え続けるでしょう。 今日、世界のほぼ40億人が電子メールアカウントを持っています。これは世界人口の半分以上です。
より多くの電子メールアカウントはより多くの電子メールを意味します。 平均的な労働者は1日に121通の電子メールを受信します。これはあなたの電子メールを目立たせる必要があることを意味します。さもないと無視される可能性があります。
しかし、効果的なメールを書くのは簡単ですよね？ 違う。 電子メールの理解を研究している研究者は、電子メールのコミュニケーションに影響を与える可能性のあるいくつかの深刻な、そして一般的な問題があることを発見しました。
彼らは、一般的な電子メールの問題を次のカテゴリに分類しました。
- お互いを知らない
- 接続の難しさ
- 信頼の欠如
- 対人関係の手がかりの欠如
- 通信品質の低下
- 感情的および心理的な不快感
調査結果は、メッセージを正しく伝えることがいかに重要であるかを浮き彫りにします。 しかし、それは言葉だけではありません。 それも構造です。
ビジネスで電子メールを効果的に使用する方法に関する別の研究では、研究者は、電子メールの構造化、作成、および提示の方法が、情報の伝達、処理、および理解の方法に影響を与えることを発見しました。
研究と私たちの実際の経験からの重要なポイントは次のとおりです。効果的な電子メールを書くことは、現代の職場では不可欠なスキルです。
1.視聴者を理解する
効果的な電子メールコミュニケーションスキルを開発するための鍵は、聴衆を理解し、彼らへの対応を調整することです。 メールを書く前に、受信者のことを考えてみてください。 専門的な文脈では、その人は既存の顧客、潜在的なクライアント、同僚、または上司である可能性があります。
彼らの役割とあなたとの関係は、あなたがとるアプローチを定義します。 また、公式または非公式を含め、電子メールのトーンにも影響します。
たとえば、政府機関からの非公式の電子メールは期待できません。 また、同僚や友人を飲み物に招待する場合は、非常に正式な電子メールが適切であるとは思われません。
メールの言い回しがわからない場合は、通常、非公式よりも正式な方が適しています。 メールの最初と最後の行は、正しいトーンを打つために重要です。したがって、プロのメールを開始する方法と終了する方法に関するヒントが必要な場合は、最近のブログ投稿を確認してください。 また、詳細なブログで、さまざまな種類の電子メールに適した電子メールのエチケットについて詳しく知ることができます。
2.能動態を使用する
ビジネス向けのメールを書くときは、受動態を採用する傾向があります。 このように書くことは形式的で専門的に見えるかもしれませんが、誤解や誤解につながる可能性があります。
例を見てみましょう。 これが能動態の声明です。
送信者が受信者に木曜日の午前10時にSimonに電話するように要求していることは明らかです。
それを受動態で書かれたものと比較してください。
サイモンは電話を受けますか？ もしそうなら、誰から？
最も基本的なレベルでは、能動態を使用することは、明確で明確であることです。 あなたが電子メールを書く場合、あなたが何を要求しているのかが明確でなければなりません。 受信者は、間違いなく、あなたがいつ何をしてほしいかを知っている必要があります。
能動態は少し失礼または非人称的に見えることがありますが、実際にはより専門的なコミュニケーション方法です。 ボーナスは、能動態で書くことはあなたのメッセージを短くすることができて、それであなたの電子メールコミュニケーションを効率的にすることができるということです。 一日に何百もの水遊びをしている私たち全員にとって、それは高く評価されるでしょう。
3.感情的に知的なこと
感情的知性とは、誰かのより深い感情とのつながりを作り出すことです。 ハーバードビジネスレビューが結論付けたように、これは強力なマーケティングツールであり、効果的なメールの作成にも役立ちます。
感情的に知的な電子メールは、受信者の気持ちを認識して書かれています。 それらは、私たちの第一の感情を利用するために言語を使用して、肯定的な反応を引き出す方法で書かれています。
書く代わりに。
使ってみませんか。
一つ目は指導です。 2つ目は招待状です。 どちらも能動態で書かれていますが、感情的に知的なのは1つだけです。 簡単に言えば、心の知能指数は、人の感情を理解し、反映し、尊重することです。
ここで船外に出る必要はありませんが、あなたが書いている電子メールが誰かにどのように感じさせるかについて熟考するために少し時間がかかります。
感情的にインテリジェントなアプローチは、クライアントとの効果的な電子メールコミュニケーションを形成するのにも役立ちます。 苦情に対処するときは非常に重要です。 欲求不満、混乱、失望を認識して認めることで、状況を打開するのに大いに役立つ可能性のある共感を示しています。
4.キャッチーなメールの件名を選択します
メールの件名はストーリーのタイトルです。 最も効果的な電子メールの件名は、誰かの注意を引くのに十分なほど魅力的であり、ほとんど魅力的な電子メールを開きたいという欲求を生み出します。
件名に説得力がない場合、メールは開かれません。 これは、電子メールマーケティングの世界から得られる教訓です。統計によると、受信者の20％未満が迷惑メールを開いています。
大切なクライアント、同僚、友人に手紙を書いている場合でも、プロのメールマーケターから件名の作成についていくつかのレッスンを受けることができます。
それは明確で、単純で、わかりやすいものでなければなりません。 受信者に電子メールの内容を正確に伝え、電子メールを開くように促す必要があります。
会議出席依頼を書いている場合は、そう言ってください。
あなたの電子メールが緊急であり、あなたが応答を必要とするとき、それを求めてください。
合意された何かが必要です、明確にしてください。
悲しいことに、受信者が電子メールを無視するのはまだかなり簡単ですが、適切な件名でこれを劇的に減らすことができます。
5.メールの目標を設定します
専門的な文脈では、送信するすべてのメッセージには目的が必要です。 メールの目標を特定するときは、次の3つの質問を自問してください。
- 受信者に何をしてもらいますか？
- 彼らにどのように感じてもらいたいですか？
- 彼らはどのように対応すべきですか？
マネージャーへの休暇申請の例を見てみましょう。
- 受信者に求めていること：休暇申請を確認する
- あなたが彼らにどのように感じて欲しいか：私が合理的で専門的であること
- 彼らにどのように対応してほしいか：私の休暇申請を許可することによって
目標指向のアプローチを使用すると、職場で効果的なメールを作成するときに役立ちます。たとえば、公式か非公式かにかかわらず、アウトライン構造を提供し、声のトーンに影響を与えます。
ここでは詳しく説明しませんが、詳細なガイドを使用して、専門的な電子メールを構成する方法について詳しく知ることができます。
6.考えを整理します
ピラミッドの原則は、効果的な電子メール通信への確立されたアプローチです。 80年代に、マッキンゼーの幹部は、思考を構造化し、ビジネスコミュニケーションを改善するための効率的な方法を提供するという原則を作成しました。 効果的なビジネスメールの書き方を知りたい場合は、ピラミッドについて考えてみてください。
説明には時間がかかる場合がありますが、基本的な原則は、最初に最も重要なポイント（または回答）を作成し、それに応じて電子メールを構成することです。
たとえば、上司から同僚の契約を延長するかどうかを尋ねるメールが送信されたとします。
これが最後の質問に答える典型的なビジネスの反応です。
ピラミッドの原理を使用して、これを再構築できます。
このアプローチは非常に形式的であり、すべての状況で機能するとは限りません。 しかし、同僚や上司からの明示的な要求に対応している場合は、全員の時間を節約し、誤解がないようにします。
7.モバイルだと思う
2019年12月には、すべてのメールのほぼ50％がモバイルデバイスで開かれました。 私たちの多くがリモートまたはハイブリッド作業の自由と柔軟性を享受するにつれて、その数字は増加する可能性があります。
電話でメールを読むときは、すばやくスクロールすることは誰もが知っています。 長い文章を読むのは難しく、証拠は私たちのほとんどが気にしないことを示しています。
電子メールが正しくフォーマットされていない場合、70％の確率で3秒以内に電子メールが削除されることが研究者によって発見されました。
メールを書くときによくある間違いには、次のようなものがあります。
- 特大または場違いの画像
- 十分な休憩なしでテキストが多すぎる
- 複数の列レイアウト（レスポンシブテンプレートなし）
モバイル向けの効果的なメールを作成するときは、短く、甘く、シンプルにしましょう。
すでに能動態で書いていると仮定します。これにより、単語のカウントダウンが維持されます。 説得力のあるモバイルメールを作成するためのヒントをいくつか紹介します。
- 段落を1つまたは2つの文に保つ
- ピラミッドの原則を使用してメールを構成し、重要な情報を上部に表示します
- 明確で読みやすいフォントを使用する
- 画像を追加しないでください
- 箇条書きを使用してテキストを分割する
- テーブルを使用しないでください
- 添付ファイルではなく、すべての重要な情報をメールの本文に含めます
8.明確な指示を提供する
誰かに何かをするように頼んでいる場合は、明確な指示を提供してください。 会議出席依頼の場合は、そのように言います。 返答が必要な場合は、それを求めてください。 あなたがあなたに何かを提供する誰かが必要な場合は、彼らに伝えてください。
ここにあなたを助けるためのいくつかのヒントがあります。
- 日付と詳細を提供する
- 一文の段落を使用する
- 物事をステップに分解する
- 情報を明確にするために、箇条書きまたは番号付きリストを使用することを検討してください
- 重要な情報を目立たせるために太字を使用することを恐れないでください
9.受信者、CC、およびBCCの違いを理解する
関係のないメールを何通受け取りますか？ 答えはおそらくかなりたくさんあります。 効果的な電子メールコミュニケーションとは、電子メールを読んで返信する必要がある人にのみ電子メールを送信することです。
メールを送信する場合、3つの選択肢があります。 あなたはそれを人、CC、またはBCCに直接送ることができます。これらの用語の意味は次のとおりです。
- 送信先：メールの送信先。 彼らは受信者と呼ばれます。
- CC：メールのカーボンコピーがその人に送信されます。 彼らは電子メールの直接の受信者ではありませんが、情報は彼らに関連している可能性があります。 CCされた受信者と他の人は、誰がメッセージを受信したかを確認できます。
- BCC：電子メールのブラインドカーボンコピーが受信者に送信されます。 彼らは直接の回答者ではなく、受信者（またはCCで送信された人）は、この人が電子メールを受信したことを確認できません。
ほとんどの場合、電子メールの宛先は明らかですが、CCの対象者を選択するのは難しい場合があります。 多くの人がCCをする傾向がありますが、メールを受信することが不可欠かどうかを自問してください。 そうでない場合は、しないでください。
10.メールを送信するのに最適な時間を選択します
メールの内容を正しく理解することは重要ですが、間違ったタイミングでメッセージを送信すると、メッセージを開いて読む人の数に影響を与える可能性があります。 HubSpotは、40億通を超える電子メールを分析して、送信するのに最適な時間を見つけました。
彼らは、クリックして開く率が最も高かったのは次のとおりであることがわかりました。
- 午前10時
- 午後1時
- 午後6時
彼らは、これらの時間はほとんどの人が仕事の開始または終了し、電子メールをチェックする時間があると結論付けています。
これは正確な科学ではありませんが、論理によれば、銀行の休日の週末の前の金曜日の午後4時30分に重要な電子メールを送信することはおそらく悪い考えです。
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