職場でのメールの不安を克服する方法
公開: 2022-03-22電子メールの不安は、メールボックスを管理することによって生じるストレスと恐怖です。 電子メールの不安の原因は複雑ですが、結果は非常に現実的であり、電子メールへの恐れが職場のストレスの主な原因となっています。
電子メールの不安に対処するには、電子メール恐怖症の原因を理解し、プロセスを合理化するための戦略を立てる必要があります。
この記事では、電子メールの不安とは何かを探り、電子メールの不安の兆候のいくつかを説明し、メールをより適切に管理するための専門家のヒントを提供します。
メール不安などはありますか？
あなたがグーグルに尋ねた何百万人もの一人なら：なぜメールは私にそんなに不安を与えるのですか？ 次に、利用可能なヘルプがあります。 電子メールの不安は、私たちの生活のある時点で私たちのほとんどに影響を与える真の問題です。
不安は心配、緊張、恐れの感情を生み出します、とメンタルヘルスの慈善団体マインドは言います。 感情は、これによって発生する可能性があり、将来発生する可能性があると私たちは考えています。
私たち全員がメッセージの山と戦うとき、あなたは尋ねるかもしれません、なぜ電子メールはそれほどストレスが多いのですか？
オープン大学のGiniHarrison博士とMathijsLucassen博士は、デジタルテクノロジーに夢中になっている可能性があります。 彼らは、テクノロジーへの過度の関与が私たちの脳の構造に影響を及ぼしている可能性があると警告しています。 たとえば、過度の電子メールは、永続的な気晴らしを引き起こし、睡眠に影響を与え、仕事と生活のバランスを損なう可能性があります。 また、FOMOが発生する可能性があります。これにより、正常な状態よりも頻繁にメールをチェックするようになります。 最後に、他の人が私たちよりも速く、効率的で、効果的であると信じて、不利な社会的比較を発展させることができます。
電子メールは、社会不安や生産性に関連する不安の最も一般的なトリガーの1つである、とAliceBoyesはPsychologyTodayに書いています。 彼女は、私たちが電子メールについて心配している主な理由の1つは、それが「非同期」であるということです。つまり、電子メールの送信と応答の受信の間に遅延があります。
メールを送信すると、返信が期待できると彼女は言います。 返事を待つことはストレスを生み出します。 答えがないために、脳が動き始め、生じたギャップを埋めるためのシナリオが作成される可能性があるためです。 彼女はこれを「感情的に混乱させ、不安を誘発する」と説明しています。
電子メールの不安は、すべての電子メールに返信することを期待することによっても引き起こされる可能性があります。 研究者たちは、これを「電子メールの緊急バイアス」と名付けました。 簡単に言えば、送信者が返信を期待していると信じているため、未返信の電子メールにストレスを感じるようになります。
電子メールの不安の原因が何であれ、それはすぐに取り組む必要があるものです。 仕事の不安は、身体的な不健康や不在につながり、うつ病の感情につながる可能性があります。
では、どのようにして電子メールの不安を止めますか？ まず、不安の原因を理解する必要があります。
メールの不安の原因は何ですか？
電子メールの不安は、メールボックスの管理によって引き起こされるストレスを表す総称です。 実際、電子メールが不安を生み出す方法はいくつかあります。
これらのうちどれだけがあなたに電子メールの不安を引き起こしていますか？
- メールを開くことへの恐れ–メールを開くことへの恐れは、重大な不安を引き起こす可能性があります。最悪の場合、メールを長く残すほど、メールは悪化します。 （数が少ない場合でも、それほど悪くはありません。心理学者のBerit Brogaardは、未返信のメールが30,000通以上あることを認めています。）メールに返信する時間がない場合や、メールの内容を恐れてメールを開くことを恐れている場合があります。 理由が何であれ、ストレスは本当です。
- 電子メールの応答時間が遅い–上で説明したように、電子メールの応答が遅いとストレスにつながる可能性があります。 誰かがあなたのメッセージに反応するのが遅い場合、あなたはその理由を想像し始めます。それはあなたを不安にさせる可能性のある否定的な感情のスパイラルにつながる可能性があります。
- 不安の冒頭のメール–不安の冒頭のメールも、中に何が入っているのか疑問に思うかもしれません。 これは、単にそれらを開かないことを意味し、より多くのストレスを生み出し、あなたの仕事に影響を与える可能性のあるメッセージを見逃すことにつながる可能性があります。
- 電子メールの不安の送信–電子メールの送信の不安は、送信をプッシュする前に経験するストレスと恐怖です。 あなたはあなたが受け取るかもしれない応答の電子メールへの反応について心配するかもしれません。 ニューヨーカーのCalNewportは、電子メールの送信に対する不安が、電子メールが私たちを惨めにする理由の1つであると述べています。
- メッセージへの不安の返信–メールを書くことは困難であり、不安やストレスにつながる可能性があります。 わかりやすい兆候には、送信された電子メールを絶えず確認、書き直し、再訪することが含まれます。 「いいえ」と言うのは難しいことが多いので、丁寧に行う方法についてはブログをチェックしてください。
- 返信の不安がない–電子メールへの返信を待つ–特に緊急の応答が必要なもの–は、ストレスと不安を引き起こす可能性があります。 長く待つほど、悪化します。
- 強迫的な電子メールチェック– HarrisonとLucassenが発見したように、強迫的な電子メールチェックは、職場のストレスと不安の兆候であり、原因です。 平均的な人は1日に15回メールをチェックしますが、メールの不安をチェックすると、より頻繁にチェックするようになり、多くの場合、何百回もチェックします。 ネットワークへの接続やバッテリー切れの電話が失われると、連絡を取り合うことができなくなるため、不安につながる可能性もあります。
- 電子メールの回避–電子メールの不安の回避には、単に電子メールを無視し、それらがなくなることを期待することが含まれます。 物事が大きくなりすぎる可能性がある場合は、サインアウトしてサインオフし、メールを別の日に残しておくことができます。 それは持続可能な解決策ではなく、単に私たちのメッセージを開いて答えるという避けられない必要性を先延ばしにするだけです。
メールの不安を乗り越える方法
メールボックスのストレスの一般的な原因のいくつかを調査しましたが、電子メールの不安にどのように対処できますか？ メールの疲労に対抗するのに役立つ、いくつかの簡単な戦略、エキサイティングな新技術、ライフスタイルの変更があります。
飛び込む前に、あなたが経験しているストレスが大きくなりすぎてメンタルヘルスに影響を及ぼし始めた場合は、常に専門家の助けとサポートを求めてください。 職場でのストレスは当然です。 深刻な不安はありません。 すべてが多すぎる場合は、上司、友人、または医療専門家とチャットしてください。
メールの不安を克服する10の方法があります。
1.メールの不安の原因を学びましょう。
普通の紙から始めて、メールの不安の原因をリストアップしてください。 時間をかけて、症状が何であるかを学び、トリガーを特定します。 たとえば、朝、夕方、または週末に事態は悪化しますか？
あなたの気持ちを追跡するためにムードトラッカーアプリを使用することを検討してください。 収集した情報は、電子メールをより効果的に管理するための適切なソリューションを特定するために使用できます。
メールの過負荷に悩まされている場合は、メールボックスの管理を改善するために生産性向上ツールとメールアシスタントの使用を検討してください。
2.期待を設定する
職場の不安の最大の原因の1つは、返事を待っていることです。 誰かに応答を要求することはできませんが、期待を設定することはできます。 返信が必要な場合は、返信を求めてください。 緊急の場合、または時間に敏感な場合は、それについて明確にしてください。 あなたは失礼ではなく、期待を設定していることを忘れないでください。
反対に、メールにすぐに返信できない場合は、送信者に明確に伝えてください。 電子メールの受信を確認し、応答の時間枠を提供します。 繰り返しますが、これはあなたの両方のストレスを軽減します。
これがどのように機能するかの例です。
3.感情的に知的なメールを書く
心の知能指数は、私たち自身の感情を管理し、これらを積極的に導く能力です。 これらの原則を採用し、感情的にインテリジェントな電子メールを介したコミュニケーションに適用できます。
心の知能指数の中心にあるのは、自分を受信者として位置付けることです。 メッセージの受信をどのように感じるかを考えてください（送信者としてのあなたが何を求めているかについては考えないでください）。
専門家は「脱抑制」効果について警告します。 私たちの前に人がいなければ、私たちは誰かを動揺させたり怒らせたりする可能性のあるものを書く可能性が高くなります。 もう1つの重要なポイントは、怒っているときや動揺しているときにメールを送信しないことです。
4.メールのエチケットを理解する
非常に多くの電子メールの不安は、メッセージを書くときの間違いや誤解によって引き起こされます。 一部には、これは正しい電子メールのエチケットを理解またはフォローしていることが原因である可能性があります。
私たちのブログには、執筆に関する膨大な量の情報とガイダンスが含まれています。 正式な電子メールを開始する方法、より良いビジネス電子メールを作成する方法、および電子メールで正しいトーンを打つ方法に関する情報を見つけることができます。
どこから始めればいいのか知りたいですか？ 効果的な電子メールコミュニケーションのための10のヒントは、あなたの文章を改善するためのいくつかの重要なテクニックを提供します。
5.ライティングサポートを受ける
学者によると、電子メールの不安は、書く能力の欠如が原因であることがよくあります。 「特定の印象を作りたいという彼らの願望が、そうする能力についての自信の欠如と結びついているとき、個人は社会的活動を控えます」と、デジタルコミュニケーションを調査している研究者に警告します。
私たちの多くは、自分の考えを捉え、メールを通じて効果的に伝えるのに苦労しています。 最初から別の言語でコミュニケーションをとる人にとっては、特に難しい場合があります。
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6.状況を離人する
電子メールの不安は、多くの場合、あなたの仕事に感情的に関与しすぎることによって引き起こされます。 一部の感情的な関与は前向きですが、場合によっては、「高い関与」の職場文化が有害な行動につながる可能性があります。
ストレスに苦しんでいる場合は、MindToolsの専門家が3段階のアプローチを取ることを提案します。
- 停止して評価する–電子メールに返信する前、またはストレスに悩まされる前に、一歩下がって状況を評価します。 不満を感じる理由と、それに対して何ができるかを探ります。
- ポジティブなものを見つける–最も困難な時期でも、ポジティブな光を見つけてみてください。 あなたの視点に挑戦し、前向きに考えるように自分自身を励ましてください。 これは、否定的な精神的パターンの形成を打ち破ります。
- 最後に欲求不満を感じたときのことを思い出してください–欲求不満の兆候を認識し、感情を理解することで共感を得ることができ、最も困難な時期に対処するのに役立ちます。
7.電話を取ります
電子メールへの回答が別の電子メールではない場合があります。 それは電話です。 電話を手に取って誰かに電話をかけると、不思議に思うかもしれません。
話すことは、受動的ではなく能動的であるため、電子メールよりも深いつながりを生み出します。 また、複雑な主題について話すときに発生する可能性のある「情報のギャップ」を解消するのにも役立ちます。
電話や対面の会議も、より強力な関係を築き、サポートネットワークを拡張するのに役立ちます。
8.境界を確立する
電子メールは、仕事を楽にするビジネスツールですが、1日中いつでも電子メールを読んだり返信したりすると、不健康になります（おそらく非生産的です）。 境界を設定すると、メッセージをより効果的に管理するのに役立ちます。
試行錯誤されたソリューションは次のとおりです。
- 毎日メールをチェックする時間を保護する–メールを管理し、それに固執するために、日記の時間をブロックします。 時間を確保することは、期待を設定するのに役立ちます。
- メールのトリアージ–メッセージが届いたときにマークを付けて管理し、重要なメッセージを最初に処理します。
- 不在を使用する–不在は休日だけではありません。 メールボックスの管理を改善するのに役立ちます。 自動応答により、受信を確認し、応答の期待値を設定できます。
次に例を示します。
9.運動
不安が仕事での時間が長すぎることが原因である場合、運動は健康的な距離を作り、仕事と生活のバランスのスケールをリセットするのに役立ちます。 さらに、どんな形の運動もあなたの健康に有益である、と学者は発見しました。
ヨーテボリでの研究によると、12週間にわたって定期的に身体活動を行った人は、不安症状が改善したことがわかりました。
運動はあなたの身体の健康と幸福を改善し、不安の原因からの距離を提供するのに役立ちます。 それは非常に効果的であり、ハーバード大学は「スニーカーをひもで締めて外に出て移動することは、不安を予防および治療するための唯一の最良の非医療的解決策かもしれない」とまで言っています。
10.解決策になる（問題ではない）
職場で電子メールの不安を経験している場合は、あなただけではない可能性があります。 メールを書いたり返信したりするときは、必ず他の人をサポートしてください。 期待を管理し、心の知能指数の高いメールを作成し、辛抱強く待ってください。 ガイダンスについては、メールのエチケットのヒントをお読みください。
問題ではなく、メールのストレスに対する解決策になりましょう。
電子メールの不安に対処するための最後の言葉
電子メールの不安は本当の問題であり、それは消えることはありません。 ある程度の仕事の電子メールの不安はほとんどの仕事の必然的な部分ですが、電子メールの恐れがあなたの精神的および肉体的な健康に影響を与えている場合、あなたは行動しなければなりません。
メールの不安を克服する方法は、メールに対する恐怖の原因によって異なります。 メールの不安を引き起こしている原因を調査、理解、追跡してから、ヒントを使用して、自分に合った解決策を見つけてください。