例を使って英語でメールを書く方法

英語を母国語としない人にとって、英語でメールを書くことは簡単ではありませんが、それは個人的にも職業的にもあなたに利益をもたらすことができる不可欠なスキルです。

では、英語でメールを書く方法は？ まず第一に、あなたは電子メール英語の多くの規則と慣習を学ぶ必要があります。 英語の電子メールの挨拶や締めくくりのフレーズなど、英語の電子メール形式に精通している必要があります。 英語でメールを開始および終了する方法を知っている場合、常に礼儀正しくプロフェッショナルな態度をとるためには、一般的なメールフレーズをバックポケットに入れ、英語のメールエチケットを理解する必要があります。

英語での電子メール作成スキルをさらに向上させるために、正式、専門的、および非公式の電子メールを英語で作成する方法をカバーする英語の電子メールの例を提供します。 電子メールの作成に関するこの詳細なガイドは、FlowriteのAI作成ツールが、文法的に正確で完璧な英語でメッセージを効果的に配信するのにどのように役立つかという例で締めくくられます。

英語でメールを書く方法

はじめに、メールの挨拶、本文、メールの締めくくりのフレーズ、署名をカバーする英語のメール形式をバンドル解除します。

英語の電子メール形式

英語の電子メールは、学者が「非常に規範的な形式の書面によるコミュニケーション」と表現するものです。 簡単に言えば、英語の電子メールの形式を規定する強力で確立されたルールがあります。

これらのルールのほとんどはビクトリア朝時代に登場したため、英語の電子メール形式が正式な手紙の形式に厳密に従っているのは当然のことです。 通常、英語の電子メールには5つの要素があります。

1. 件名
2. 公式または非公式の挨拶
3. ボディコピー
4. 締めくくりのフレーズ
5. サイン
   

この記事では、各部分について説明し、私たちのポイントを説明する電子メール構造の例を示します。 最後に、英語で電子メールをフォーマットする方法を理解する必要があります。

メールをフォーマットする必要があるのはなぜですか？

外から見ると、英語のメールレターの形式は奇妙に見えるかもしれません。 それでも、ルールを理解すると、この手紙の書き方の研究でわかったように、効果的な電子メールを誰にとっても簡単かつ迅速に作成できるようになります。

しかし、なぜわざわざメールを英語でフォーマットするのでしょうか。 ここに5つの理由があります：

1. それは専門家です：正式な電子メール英語の規則と慣習は専門家の慣習として受け入れられています。 好きなように自由に書くことができますが、選択した電子メールスタイル、声のトーン、および形式は、受信者にメッセージを伝えます。
2. より効果的です。すべての電子メールには、ほとんどの場合、アクションを引き出す目的が必要です。 確立された英語の形式を使用すると、メッセージを伝えるためのシンプルで明確な構造が提供され、希望する応答または結果が得られる可能性があります。
3. ストレスや不安を軽減します。「ユーザーが手紙を理解できれば、別のチャネルを介して質問をする可能性が低くなり、手紙で求められていることを実行する可能性が高くなります」と英国政府は述べています。 。 何が欲しいのか、そしてその理由を明確に述べることは、読者がギャップを埋めたり、仮定を立てたりする必要がないことを意味します。
4. 簡単です。英語の電子メールのフォーマット方法を理解すると、電子メールの作成がより管理しやすくなります。 誰かに対処する方法やサインオフする方法について心配する必要はありません。 それはあなたのためにすでに決まっています。 それはあなたにあなたのメッセージの核心に集中する時間を残します。
5. より迅速に：正式な電子メールの基本的な構成要素を理解したら、それらを書くのは簡単で迅速です。 あなたが仕事の半分をメールの執筆に費やしている平均的な労働者のようなものであれば、これはあなたの時間を節約することができます。 Flowriteなどのツールを使用すると、さらに時間を節約でき、完全にフォーマットされた自由に流れる電子メールを作成して、数秒で結果を得ることができます。
   

英語の電子メールをフォーマットする方法を理解することは、すべての通信の基本的な基礎を提供します。 ただし、もちろん、状況や状況に応じて、この部分を自由に変更、適応、または無視することができます。

言語は変化し進化し、各聴衆の対応を形作る自由と柔軟性を与えます。 たとえば、言語の「法則」は決まっていない、と学者は言います。 代わりに、読者は「電子メールの構造と機能に影響を与えた」情報にすばやくアクセスできることを望んでいると研究者たちは述べています。 基本的に、ルールに固執するよりもメッセージを伝えるためのより良い方法がある場合は、それを自由に使用してください。

英語でメールを始める方法

英語でメールを開始する従来の方法は、「Dear」という単語を使用することです。 過去には、タイトル（Mr、Mrsなど）を使用することをお勧めしますが、状況は変わりました。 MrやMrsなどの性別の用語は、不快感を与える可能性があるため、メールの受信者に自己紹介する別の方法を見つける必要があります。

英語でのさまざまな電子メールグリーティングは、知っている個人、知らない人、または集合体（組織、チーム、匿名の電子メールアドレスなど）のいずれに宛てているかによって異なります。

英語で正式なメールの挨拶を書く方法のいくつかを次に示します。

人のフルネームを知っている場合は、それを使用する必要があります。 したがって、「Dear Mrs. Roberts」の代わりに、次のように記述します。

• 親愛なるサラ・ロバーツ
  

多くの古い正式な英語の電子メール作成ブログや記事では、書き込み先がわからない場合は「DearSir」または「DearMadam」を使用することを提案しています。 しかし、私たちは同意しません。 これは時代遅れで不要です。 人のフルネームが見つからない場合（LinkedInはここではあなたの友達です）、別の方法でその人に対処します。

名前がわからない人に宛てた例をいくつか示します。

• 親愛なるマーケティングマネージャー
• 親愛なるチームリーダー
  

グループに対応する場合は、次のように、適切なグループに参加する方法を見つけてください。

• 親愛なるチーム
• 親愛なるマーケティング局
• 親愛なる苦情チーム
  

多くの人が、正式な電子メールの挨拶として「こんにちは」を使用できるかどうか疑問に思っています。 あなたがその人を知っているか、正式な文脈や能力で書いていなければ、それはあなたの選択です。

メール本文

メールの本文は、メッセージの内容を説明する場所です。 各メールはわずかに異なるため、厳格なルールはありません。 それでも、正式な英語の電子メールには情報の自然な流れがあります。

• 自己紹介–名前、役職、組織は非常に重要です
• メールを送信する理由を説明する–誰かに連絡する理由を説明する
• 必要なことを言う–見返りとして何か（応答、ドキュメント、画像など）が必要な場合は、それを要求します
• 次のステップ–現在何が起こっているかを説明し、時間枠を提供します。 返信を期待している場合は、いつ返信するかを明確にしてください。 読者を混乱させないでください
  

これはページで見やすいので、以下の例を確認して、この形式を使用して効果的な英語の電子メールを作成した方法を確認してください。

英語のメール終了フレーズ

英語の電子メールで使用する終了フレーズのタイプは、公式または非公式の電子メールを作成しているかどうかによって異なります。 以下の両方のタイプの電子メール終了メッセージを見てみましょう。

英語で正式なメールを終了する方法

英語で正式なメールを完成させるために知っておく必要があることは2つだけです。

• その人の名前を知っているなら、あなたは「あなたの心から」というエンディングを使います。
• 相手がわからない場合（または組織や集合のメールアドレスに書き込みをしている場合）は、「忠実に」を使用します。
  

英語で非公式のメールを終了する方法

その性質上、非公式の電子メールはルールに準拠していないため、自由に好きなように書くことができます。 それにもかかわらず、あなたが見つけるかもしれないいくつかのよく知られたフレーズは、非公式の電子メールメッセージを終了するときに一般的に使用されます。

使用することを選択できるいくつかの電子メールサインオフは次のとおりです。

• 敬具
• よろしくお願いします
• あなたからの便りを楽しみにしています
• さらにヘルプが必要な場合は私に連絡してください

メールの署名

専門の電子メール署名は、読者があなたについて知る必要がある重要な情報を提供します。

• あなたの名前
• 職名
• 組織
• 連絡先の詳細
  

すべての英語の電子メール署名には次のものを含める必要がありますが、次のようなものを自由に追加できます。

• 資格の詳細
• 選ばれた代名詞
• ソーシャルメディアリンク

一般的な英語の電子メールフレーズ

英語の電子メールフレーズに関する本全体を書くこともできますが、このブログの目的のために（そしてあなたが退屈するのを防ぐために）物事を簡潔に保つ必要があります。 ここにあなたがあなたの英語の電子メールに含めたいと思うかもしれないいくつかの役に立つビジネス英語のフレーズがあります：

• 私はあなたに話すために書いています
• 確認のためにご連絡いたします
• これはそれを説明するための短いメールです
• 簡単なリマインダー
• このメールはあなたにそれを知らせるためのものです
• 追加情報をお知らせします
• 添付されているのはあなたが要求した情報です
• 私はあなたの考えを歓迎します
  

あなたが読んで、あなた自身を使うことを選ぶかもしれないいくつかの非公式の電子メール英語フレーズがあります：

• 追いつくのに最適
• 素晴らしい週末をお過ごしください
• あなたが元気でありますように
• 私はすべてがあなたとよくあると思います
• あなたから話を聞くのは素敵です
• 私はあなたのメッセージを受け取ってうれしく思いました

英語のメールエチケット

英語の規則の正式な規則は、挨拶、情報の流れ、適切なサインオフなど、電子メールをどのように構成するかを規定しています。 電子メールのエチケットは、より良いメッセージを作成して形作るのに役立つ不文律について説明しています。

ここでは、すべての英語のメール作成者が知っておく必要のある10のメールエチケットルールとヒントを紹介します。

1. 専門的な件名を書く–件名にメッセージについてできるだけ多くの情報を提供します
2. メッセージを短く簡潔に保つ–メッセージをシャープにし、重要ではない情報を削除します
3. 面白くしようとしないでください–ジョークは友達の間で受け入れられますが、ユーモアは常に伝わるとは限らないので、気にしないでください
4. 上限の制限–使用する大文字の数を制限し、可能な場合は文の大文字小文字を区別して記述します
5. 感嘆符を避ける–感嘆符はソーシャルメディアで人気がありますが、公式および非公式の英語の電子メールでは控えめに使用する必要があります
6. 文化の違いを尊重する–誰かに手紙を書くときは、メッセージの文化の違いを尊重してください
7. 性別の用語を避ける– Mr、Mrs、Msなどの用語を使用することはもはや適切ではないため、それらを避けてください
8. 標準フォントを使用する–クレイジーまたは紛らわしいフォントを使用しないでください。 すべてのメッセージをプロのフォントに固執する
9. すべてのメッセージを常に証明する–メッセージを送信する前にメッセージを確認します（そしてもう一度確認してください！）
10. 添付ファイルのサイズを制限する–メールの受信トレイが乱雑になる可能性があり、大きなメールの添付ファイルは役に立たないため、大きなファイルを送信しないでください
    

電子メールのエチケットに従うことは私たち全員にとって挑戦となる可能性があります。そのため、英語の電子メールを管理するいくつかの不文律の詳細なガイドを作成しました。

メール作成の文法規則

英語は文法規則に準拠しているため、誰もが混乱することがあります。 効果的なメールを書くために英語を流暢に理解する必要はありませんが、基本を理解することが不可欠です。

より良い英語のメールを書くために必要な10の事柄はここにあります：

1. 名前には常に大文字を使用してください
2. 上記のメールフォーマットに従ってください
3. 文を大文字で開始し、文をコンマで分割し、すべての文を終止符で終了します
4. 文を短くする
5. すべての文には、主語（John）、動詞（reads）、オブジェクト（books）が必要です。
6. 能動態を使用して、読者を引き付けます。 Flowriteなどのツールは、ユーザーを直接かつ明確に引き付けるのに役立ちます
7. 絵文字は使用しないでください
8. 読者が理解しやすいように、リストを箇条書きに分割します
9. 頭字語を使用するときに説明する
10. 冒とく的な言葉は絶対に使用しないでください

英語の電子メールの例

効果的なメールを英語で構成および作成する方法に関する包括的なガイドを提供しました。 それでは、これらのルールのいくつかを実践して、英語での正式な電子メール、英語での専門的な電子メール、および英語での非公式の電子メールを書く方法のいくつかの例でそれらを説明しましょう。

英語で正式なメールを書く方法

上記では、英語で正式なメールを作成するための基本事項について説明しました。 仕組みは次のとおりです。 この英語の電子メールの例では、すでに知っている個人や企業に製品を要求しています。

英語でプロのメールを書く方法

ビジネスでは、時は金なりです。そのため、英語での完璧なプロのメールは短く、明確で、的を射たものです。 それで、これは英語でプロの電子メールを書く方法の例です。

英語で非公式のメールを書く方法

非公式の電子メールを書くとき、あなたは規則にそれほど制約されておらず、あなたがどのようにコミュニケーションし、対応するかについてより自由になることができます。 それで、これはあなたが知っている誰かへの暖かくて友好的な電子メールの例です。

英語でのメールライティングスキルの向上

英語の電子メールの書き方を学ぶ最良の方法は、できるだけ多くの電子メールを読む（そして書く）ことです。 オンラインでサンプルをチェックするか、メーリングリストにサインアップするか、受信トレイを読み返して、好きな英語の電子メールの例を特定してください。

英語でのメールライティングスキルを向上させるための優れたアプローチの1つは、好きで使いたいフレーズのリストを保持することです。 時間の経過とともに、これは完璧な英語のメールの構成要素を理解し、語彙と文法のスキルを向上させるのに役立ちます。また、英語でメールを書くときに時間を節約するために使用できるメールテンプレートのバンクを構築することもできます。 。 このリソースは、成功した（および失敗した）電子メールを特定するのに役立ち、正式な電子メールの英語を書く独自のスタイルを開発するのに役立ちます。

最後に、私たちは自分の角を歯で覆わなければなりません。 Flowriteのブログには、英語で正式な電子メールを作成する方法に関する数十の記事が掲載されています。 さまざまな仕事で必要とされる日常のコミュニケーションのすべての側面をカバーし、仕事や私生活でより生産的になるのに役立ちます。

ただし、それだけではありません。 私たちのAIライティングアシスタントは、短い指示を完璧な英語ですぐに送信できる電子メールに変えることで、自信を持ってコミュニケーションをとることができます。 信じられない場合は、以下のFlowriteの動作例をご覧ください。 ご覧のとおり、ボタンをクリックするのと同じくらい簡単です。

このブログ投稿が、英語でのメールの書き方を学ぶのに役立つことを願っています。 役立つと思われる場合は、このページをブックマークして、文法、エチケット、フレーズ、または電子メールの英語の形式について疑問がある場合に備えて、記憶を更新することをお勧めします。 疑問から解放されるために、Flowriteを試して、毎日のコミュニケーションを強化し始めてください。