PR担当者向けのメールエチケット

最近、2時間かけて古いメールの受信トレイを削除しました。 この移動は、新しいコンピューターを購入し、古いコンピューターから役に立たないファイルを削除したいという願望によって強制されました。 2年以上ぶりのそのような取り組みであるパー​​ジの間に、私はPRの人々からの何百ものプレスリリースと電子メールに出くわしました。 私はこれらの多くを削除し、その過程で、PR担当者向けのいくつかの提案された電子メールルールを思いつきました。

1 。 メールに件名を付けてください：なぜ人々が件名なしでメールを送信するのか理解できません。 件名の目的は、メッセージの内容を受信者に通知することです。 件名がない場合は、どうやら私に何も言うことがありません。

2.繰り返しになりますが、添付ファイルはありません。私が絶対に驚くべきことは、人々が巨大なファイル添付ファイル付きの電子メールを無防備な受信者に送信することです。 Word文書の形式のものを切り取って、電子メールの本文に貼り付けることができない理由はありません。 それがグラフィックを多用するものである場合は、それをWebサイトに配置し、リンクを提供します。

3.私の名前を含める：私の名前はビル、ボブ、ジョアニー、チャチではありません。 また、「ここに名前を付ける」または「最初から最後」ではありません。 誰に宛てているのかさえわからないのに、なぜメールを送信するのですか？

4. >>>>：プレスリリースを転送していただきありがとうございます：あなたは明らかに怠惰すぎて実際のリリースを切り取って電子メールに貼り付けることができませんでした。 代わりに、迷惑なカレット記号を含めて転送しただけです。 奇妙なことに、これは、これが軽蔑と怠惰の決定的な兆候であると感じている記者の間で、いくぶん厄介な点になりつつあります。

5.ああ、その件名：プレスリリースだと言ってください。 これが例です。「プレスリリース：XYZCorp.が企業利益プログラムの開始を発表しました。」 実際には、誰かをだましてオープニングさせることを意図した欺瞞的な見出しよりも、人々がリリースを読む可能性が高いことがわかります。 Microsoft Outlookには、「プレスリリース」という用語を含むすべての電子メールを特別なフォルダーに配置する「ルール」が設定されています。 私はこのフォルダを少なくとも1日に2回調べます。

6.スペルチェック：私のような怠惰なジャーナリストがスペルや文法の間違いを犯すのは十分に悪いことです。 メールを送信する前にスペルチェックを実行し、メールを送信する前に実際にメールを読んでください。 クライアントの名前のつづりを間違えたメールをたくさん見つけました。 あるケースでは、会社の名前が何であるかを理解できませんでした。その人は、会社のスペルを数回変え、異なるブランド要素（大文字とハイフン）を使用したためです。

7.あなたはプロであり、次のように行動します。「Yo！」という挨拶で始まるメール会ったことのない人からではなく、友達に期待していることです。

8.量ではなく、質です。長いメールは煩わしく、時間の無駄です。 ポイントに到達し、そこで終了します。

9.連絡してください：連絡先情報が記載されていないメールが少なくとも100通見つかりました。 また、人々が自分の電話番号に市外局番を入力しなかったという奇妙な出来事もいくつか見つかりました。

10.私に電子メールを送るのをやめてください：私は何度も何度もさまざまなプレスリストから削除するように頼みました、そして、削除される私の嘆願が聞かれることはめったにありません。 メーリングリストを最新の状態に保ち、専門家の礼儀として、質問された人を削除してください。

11.はい、私はあなたの電子メールを受け取りました：ジャーナリストに3回電子メールを送り、彼らがあなたの電子メールを受け取ったかどうか尋ねることはあなたの時間の良い使い方ではありません。 多くのPR担当者が、定期的に更新するプロジェクトのリストを保持していることを認識しています。 私の名前の横には、通常、「メールを送信しました。電話がありましたが、応答がありません」のようなものがあることを知っています。 写真はわかりますか？ 誰かの受信トレイを無数の電子メールで溢れさせることは、スパムフォルダに入れられる方法です。

12.配布リストを非表示にする：「BCC」機能には理由があります。 長い配布リストを見るのは面倒なだけでなく、戦略的に賢明ではありません。 今、私は他のジャーナリストがそのニュースを見て、その主題について書くかもしれないことを知っています。 そのため、私はこの主題について書くことに興味がありません。

13. Yahoo!ですか？ ：おそらくこれは完全につまらないものですが、無料の電子メールサービスを使用しているフレークや企業に問題があります。 もう1つは、会社が独自の電子メールサービスを持っていないのは奇妙に思えるということです。 Gmailはすばらしいメールサービスだと思いますが、Gmailは自分のドメインで使用できるGoogleアプリを提供しています。 自分のドメインにウェブサイトやメールアドレスを持たないPRの人は、自分の仕事を適切に行っていないと思います。

14.全粒粉パンにウイルスがない：最近受け取った添付ファイル付きのプレスリリースは、コンピューターをウイルスに感染させました（ウイルス対策ソフトウェアとファイアウォールが存在するにもかかわらず）。 私は怒っていると思いますか？

15.それは本当に優先度が高いのですか？ ： '言っ途切れる。

16.プレーンテキストでフォーマットする：会社のロゴを挿入したり、電子メールの本文にグラフィックを使用したりすると、電子メールが煩雑になる可能性があります。 これらの画像は、一部の電子メールプログラムでは正しく表示されない場合があり、電子メールは奇妙な形で表示されたり、完全に読めなくなったりします。

17.電子メールを賢く使う：Aesopの「オオカミを泣いた少年」を読んでください。

18：メールを適切にターゲティングする：バイオテクノロジー企業に関する何百ものプレスリリース（主題については取り上げません）や、「アメリカンアイドル」の審査員にインタビューする機会を与えるメールを受け取る理由がわかりません。

19.個人的なメールはノーノーです：あなたは私を知らないので、私から新しいアパートや友人の仕事を見つけるのを手伝ってくれるように頼むメールを受け取ったら不思議ではありませんか？

20.転送する内容に注意してください：多くのPR担当者が私に政治的、宗教的な資料を転送してくれたのを見てショックを受けました。 あるケースでは、高射砲がイスラエルとパレスチナに関する政治的に非難されたスパムを私に転送しました。 彼女は配布リストを隠していませんでした、そして私はリストに他の多くのシルバー、ゴールド、ワインのタイプに気づきました。 友人や家族に転送するものは、通常、専門家の連絡先に転送するのには適切ではありません。

いつものように、これらの「ルール」がお役に立てば幸いです。 ほとんどの人がプロの環境で電子メールを賢く使用していることを私は理解していますが、そうでない人が多すぎて、私たちの仕事を媒体に依存している私たちの人々にひどく反省しています。

ベンシルバーマンは以前、ニューヨークポストのビジネスニュースコラムニストであり、DotcomScoop.comの創設者/発行者でした。

5つの無料PRおよびプレスリリースeBook（$ 67相当）をここからダウンロードしてください：https：//www.ereleases.com/free-offer/pr-bonus-5-free-ebooks/