知っておくべき19の電子メールエチケットルール
公開: 2023-07-24電子メール エチケットは、礼儀正しく生産的な電子メール コミュニケーションを規定する一連の社会的ガイドラインです。オフラインのエチケットと同様、電子メールのエチケットも会話を快適で、思いやりのある、プロフェッショナルなものにするのに役立ちます。
メールのエチケットとは何ですか？
職場における電子メールのエチケット ルールは、業界や文化によって、職業的にも世界的にも異なる場合があります。また、他の形式のコミュニケーションのルールと同様に、電子メールのエチケットも時間の経過とともに進化するため、世代によって異なる場合もあります。ただし、ほとんどの電子メール通信には、プロフェッショナルな口調を使用する、各電子メールを送信する前に校正するなど、特定の一般的なガイドラインが適用されます。
良好な電子メールのエチケットを維持することは、電子メールを送信する相手への敬意を伝えるため重要です。エチケットの核心は、他者への配慮を表します。電子メールのエチケットを通じて、自分のプロフェッショナリズムだけでなく、該当する場合は会社のプロフェッショナリズムも伝えます。これにより、受信者の受信トレイであなたとあなたの会社をポジティブに目立たせることができます。電子メール エチケットにより、電子メールの送信と返信をより効率的に行うこともできます。以下に、より生産的な成果につながる、より明確でプロフェッショナルなメールを作成するのに役立つ 19 のメール エチケット ガイドラインを示します。
メールのエチケットに関する 19 のヒント
1校正、校正、校正
文法の間違いや受信者の名前のスペルミスほど、あなたのプロフェッショナリズムを損なうものはありません。電子メールを送信する前に、メールを注意深く校正するか、Grammarly を使用して文法、スペル、句読点の間違いがないことを確認してください。また、受信者の名前のスペルを含むすべての詳細が正しいことを再確認してください。
2件名を詳しく書く
適切な件名は、電子メールのプレビューです。 「こんにちは」や「チェックインしています」などのあいまいな件名ではなく、メッセージを直接伝えてください。こうすることで、受信者はメールの内容をすぐに理解し、適切に応答できます。
3挨拶文を入れる
すべてのメールは適切な挨拶で始めてください。適切な電子メール挨拶文の例は次のとおりです。
- [受信者の名前] 様
- こんにちは[受信者の名前]
4承認を含める
電子メールは適切な挨拶で始まり、適切な承認で終わる必要があります。プロフェッショナルな電子メールによるサインオフには次のようなものがあります。
- よろしく
- 最高
- 心から
- ありがとう
- 乾杯
承認後、あなたの名前を入力してください。
5簡潔にする
簡潔さは、すべてのプロフェッショナルなコミュニケーションの重要な原則です。無関係な詳細で受信者の時間を無駄にしたり、複数の会話を 1 つのメールに詰め込んだりしないでください。生徒がすぐに読んで、必要に応じて応答できるように、集中力を維持してください。
6包括的であること
とはいえ、メールを簡潔にするために必要な情報を省略しないでください。簡潔にするために重要なのは、関連するすべての情報を 1 つのメールに記載することです。メールを校正するときは、重要な情報が抜け落ちていないことを確認するために注意深く読んでください。最初のメールに記載し忘れた詳細を記載するために 2 通目のメールを送信しなければならないのは、気まずくて恥ずかしい場合があります。また、プロフェッショナルではないと思われる可能性もあります。
7フォローアップまで 24 時間待ちます
電子メールを送信したら、受信者に返信する時間を与えてください。適切な待機期間は、受信者との関係やメッセージの緊急性などの要因によって決まります。ただし、一般的には、フォローアップする前に少なくとも24 時間待つことが最善です。
電子メールのエチケットには、もう 24 時間ルールがあります。受信したすべての電子メールに 24 時間以内に返信することです。この規則は、電話やその他の通信形式にも適用されます。すぐに返信することで、受信者に時間を大切にしていることを示すことができます。
8不在時に自動応答を使用する
休暇に出発する前に、電子メールの自動応答を設定してください。これは、受信するすべてのメールに対する自動応答で、あなたが外出中でメールを読むことができないことを送信者に知らせます。自動応答では、オフィスを不在にする日付と、送信者が緊急の用件で連絡する可能性がある同僚について言及します。
9 BCCを適切に使用する
Bcc はブラインド カーボン コピーの略です。 bcc を使用すると、個々の受信者の電子メール アドレスを表示せずに、大人数のグループに電子メールを送信できます。こうすることで、受信者は他の誰が電子メールを受信したかを知ることができなくなります。また、全員に返信して相互にメールを送信することもできないため、bcc は受信トレイの乱雑さを避けるための便利なツールになります。
10 cc を適切に使用する
BCC とは異なり、電子メールに CC (カーボンコピー) された個人は、他の誰が電子メールを受信したかを確認できます。 cc の目的は、電子メールに複数の受信者を含める一方で、必ずしも全員からの返信を期待しているわけではないことを伝えることです。たとえば、別の部門の同僚に電子メールを送信し、上司に CC を送信して、会話の進行状況を知らせることができます。
11いつ全員返信を使用するべきかを理解する
複数の人物が電子メールにコピーされている場合、全員に返信を押して全員に返信を送信できます。全員が知っておく必要がある重要な情報を共有するなど、そうする理由がない限り、「全員に返信」をクリックしないでください。代わりに、電子メールの送信者に個別に返信して、他の人の受信箱に直接関係のない会話がスパム送信されないようにしてください。
12口調に気をつける
ビジネスメールや学術メールでは、プロフェッショナルな口調を使用してください。カジュアルな口調はあなたのプロ意識を損なう可能性があり、ぶっきらぼうな口調は間違ったメッセージを送信する可能性があります。礼儀正しく温かい態度を保ちながら、俗語、カジュアルな挨拶、無茶苦茶な言い方を避けてプロフェッショナルな雰囲気を保ちましょう。
13絵文字には注意してください
同様に、仕事上のメールでは絵文字を避けることが一般的に最善です。チームの成功を祝うための拍手の絵文字など、場合によっては絵文字が適切な場合もあります。職場のメールで絵文字を使用する場合は、上司の指示に従い、絵文字が適切かどうか、適切な場合はどの絵文字が適切かを判断してください。
14電子メールの添付ファイルについて説明します
共有する添付ファイルがある場合は、受信者にそれが何であるか、読む、コメントする、署名するなどの方法でどのように操作してもらいたいかを説明します。説明なしで添付ファイルを送信すると、受信者が困惑したり、場合によっては困惑したりする可能性があります。フィッシングの疑いがあります。
15対面および電話での会話を繰り返す
対面での会議や電話での会話の後は、話し合ったトピックを繰り返し説明するフォローアップ メールを送信すると役立つことがよくあります。これにより、いくつかの目標が達成されます。
- これにより、関係者全員があなたのディスカッションを常に念頭に置くことができます。
- これにより、今後の議論で参照できる「紙の痕跡」が作成されます。
- 参加者に質問したり、発言を明確にしたりする機会を与えることで、誤解や誤解を防ぐことができます。
16聴衆に向けて手紙を書く
すべての電子メール受信者は敬意と配慮を持って扱われる必要がありますが、電子メールの送信者に応じて言葉遣いや詳細のレベルを調整する必要がある場合があります。たとえば、同僚に電子メールを送信する場合、会議で使用するのと同じ専門用語や内部専門用語を使用できます。ただし、組織外の人はこの用語を知らない可能性があるため、理解できる平易な言葉を使用することが最善です。同様に、クラスメートや同僚に対しては慣れた言葉を使うことがよくありますが、教授、管理者、会社の上層部に対してはプロフェッショナルな口調を維持してください。
17句読点を正しく適切に使用する
あなたも、メッセージに不気味な雰囲気を与える感嘆符や省略記号が多すぎる電子メールを受け取ったことがあるのではないでしょうか。おそらく作者は、過度に興奮したり予感させるような印象を与えるつもりはなかったのでしょうが、それでも句読点がそのような雰囲気を伝えていました。
電子メールでは、他の専門的な文書で従うのと同じ句読点の規則に従ってください。感嘆符は必要がまれにある場合に備えて保存し、文の最後にはピリオドを付け、送信ボタンを押す前に句読点の間違いがないか再確認してください。
18読み上げられたくないものは送信しないでください
動揺しているときは、感情が文章に色を与えてしまいがちです。オフィスでの興味深いゴシップを職場の友人と共有したくなることもあります。ただし、電子メールは決してプライベートではないことに注意してください。電子メールで送信した内容はすべて傍受、スクリーンショット、ダウンロード、印刷される可能性があるため、送信するすべての電子メールが共有に適していることを確認してください。
19標準のフォントと書式設定を使用する
メールを思い出に残るものにするための素晴らしい方法がたくさんあります。 Comic Sansはその中には含まれない。 Arial、Helvetica、Times New Roman などの標準フォントを使用してください。これらのフォントはプロフェッショナリズムを伝えており、どのブラウザやデバイスでも正しく表示されると信頼できます。
ほとんどの専門的な電子メールは同じ形式に従います。
- 挨拶
- オープニングセクション
- 1 つまたは 2 つのボディセクション
- 終わりの部分
- サインオフ
予期しない形式の電子メールを受信すると、混乱する可能性があります。送信者のメッセージがフォーマットで失われる可能性もあります。メッセージが確実に理解されるように、標準的で予測可能な形式を使用してください。
メールエチケットに関するよくある質問
メールのエチケットとは何ですか？
電子メール エチケットは、礼儀正しく生産的な電子メール コミュニケーションを規定する一連の社会的ガイドラインです。
メールの3つのマナーとは？
- フォローアップする前に 24 時間待ってください。
- 送信する前に必ず校正してください。
- プロフェッショナルな口調を維持してください。
メールマナーの3つの間違いとは？
- 電子メールの送信者にのみ返信する場合は、「全員に返信」を押します。
- 曖昧な件名を使用する。
- 簡潔なメールではなく、長く蛇行するメールを書く。