17知って実践するためのEメールエチケットルール

AOLの初期の頃から（「メールが届きました！」）、カスタマーサービス担当者からオンラインコミュニティマネージャー、編集長、PR担当者まで、さまざまな仕事に数え切れないほどの時間を費やしてきました。 私は計算を行い、20年間で1日あたり10通の非常に控えめなメールを見積もっても、少なくとも73,000通のメールを送信しました。 それらの経験は、良いことも悪いことも、私に何をすべきか、何をすべきでないかを教えてくれました。 最近、私は55％の応答率で大量の電子メールキャンペーンを送信した専門家の電子メール送信者です。 （不思議に思うかもしれませんが、それはかなり良いことです。）

私の経験では、5つの電子メールエチケット違反が非常にひどいため、Bad Email HallofShameカテゴリに属しています。 それらから始めましょう。

5つの最悪の電子メールエチケットの失敗

偽物の電子メール—私たちは皆それらを作りました。 [送信]をクリックして「いいえ」と叫んだ後、一瞬気付くことがあります。 私たちがそれを取り戻すことができればいいのに。

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これが電子メールのエチケットの最も重大なファウルです。

1大量の電子メールにCCを使用する

私がビデオゲームのジャーナリストとして働いていたとき、広報担当者がCCを使用して膨大な数のジャーナリストにPRメールを送信したことで悪名高くなり、ジャーナリストの慎重に保護されたすべてのメールアドレスが明らかになりました。 その後、ジャーナリストは「全員に返信」を喜んで使用して、容赦なく彼を罵倒するスレッド化された会話をホストしました。

大量の電子メールにCCを使用しないでください。 私を信じて。 あなたは本当にそのような悪評を必要としません。

2返信を押す必要があるときにすべて返信を押す

全員に返信は、会話に参加する必要のある人が2人以上いる場合に便利な機能ですが、注意が必要です。 私はグループメールに参加しました。あるメンバーは、自分だけにメールを送信していると思って、メールグループの別のメンバーに恋をしたことを認めました。 彼女は誤って全員に返信を使用しました。 この場合、クラッシュの対象はお世辞になりました。 だが 。 。 。 誤って全員に返信しても、おとぎ話が終わるとは限りません。

3電子メールが非公開で機密であると仮定する

故意であろうと偶然であろうと、あなたが電子メールに書いたものはすべて共有することができます。 （上記を参照してください。）特にオフィスでは、公に言わないことを電子メールで言わないでください。 そして、特にあなたを悩ませるために戻ってくる可能性のあるものは何も書かないでください。 電子メールは法廷で許容されることさえあります。

4怒ったときのメール

時々あなたはただ誰かに告げたいだけです。 私たちは皆そこにいました。 そして、難しい対面の会話をするよりも、それらの感情を書くほうがはるかに簡単です。 しかし、衝動に抵抗してください。 怒りの電子メールは受信者の防御を高めますが、それは生産的ではありません。

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怒っている電子メールを書く必要がある場合は、[宛先]フィールドに受信者を追加しないか、ワードプロセッサに書き込んでください。送信を押したくなることはありません。 次に、ドラフトを24時間放置します。 戻ってきたときに落ち着く可能性が高く、猛烈な攻撃ではなく、明確なフィードバックを提供できるようになります。

5要点に達していない

とりとめのないメールを何回読んだのかわからないのですが、「わかりました。でも、この人は私に何を求めているのでしょうか」と思いました。 電子的なものすべてを愛するために、ブレインダンプを行う手段として電子メールを使用しないでください。 代わりに、メールを書く前にブレーンストーミングを行ってください。 次に、目的を決定します。このメールを送信した結果、何が起こることを期待していますか？ それを念頭に置いて、簡潔で明確なメッセージを書いてください。 メールの目的が説得することである場合は、エレベーターピッチとしてスタイルを設定します。

12の必須の電子メールエチケットのヒント

電子メールの最も法外な犯罪に対処したので、常に洗練されたプロのように見える電子メールエチケットのガイドラインを見てみましょう。

1説明的な件名を使用する

Facebookで漠然とした予約をするために、あなたの培った謎の空気を保存してください。 （まあ、あなたも実際にそうするべきではありません。）あなたが書くすべての人が氾濫した受信箱を持っていると仮定し、あなたの電子メールがなぜあるべきかを受信者がすぐに知ることができるようにあなたの電子メールの内容を説明するためにあなたの件名を使用してください優先順位。

2すべて大文字で入力しないでください

インターネット用語では、すべて大文字で入力すると、叫ぶように見えます。 Caps Lockを解雇するためのさらなるインセンティブが必要ですか？ スパムフィルターをトリガーすることができます。

3感嘆符をレイオフします

私はあなたが興奮していることを知っています！ 真剣に！！！ しかし、感嘆符なしで興奮を伝えることができます。 （Golly gee！本当に叫んでいるときのためにそれらを保存してください。）感嘆符マニアは別のスパムフィルタートリガーなので、文の終わりに2つ以上は決して使用しないでください。 あなたがプレティーンでない限り。 その後、それを持っています。

4シンプルに保つ

理想的な電子メールは簡潔で、要点に直接到達します。 そのようなメールを書くと、誰もがあなたを愛し、あなたはとても人気があります。 （そうではないかもしれませんが、少なくとも誰もあなたの迷惑なメールの習慣について不満を言うことはありません。）メッセージが複雑で、可動部分が多い場合は、詳細な概要を書いて、GoogleドキュメントまたはPDFとして添付することを検討してください。 だが 。 。 。

5添付ファイルを送信する前に質問する

最近では、既知のソースからの電子メールの添付ファイルを開くことについて、私たちは皆警戒しています。 そして、私たちには正当な理由があります。 添付ファイルを送信する必要がある場合は、受信者にヘッドアップを送信して、添付ファイルが届くことを知らせます。

6オートレスポンダーは慎重に使用してください

休暇のオートレスポンダーは大丈夫です。 （「自動的に」オフにするか、オフィスに戻ったときに手動でオフにすることを忘れないでください。）しかし、オートレスポンダーは「ねえ、あなたのメールを受け取りました。 すぐに返信します！」 無意味です。 また、スパマーに有効な電子メールアドレスに到達したことを通知する場合もあります。これは二重の問題です。

7プロ並みの挨拶を使用する

受信者をよく知っていて、これが両方とも慣れているスタイルでない限り、「ねえ」や「よ」などの挨拶でプロのメールを始めないでください。 「こんにちは」または「こんにちは」は通常問題ありません。 正式なビジネス通信では「親愛なる」を使用してください。

8プロ並みのサインオフを使用する

上品に保ちます。 ここにいくつかのベストプラクティスがあります。

9ユーモアは慎重に使用してください

タイミングの良いユーモアは、メールを思い出深いものにすることができます。 タイタニックのように沈めることもできます。 あなたは巧妙な装備を提供したと思うかもしれませんが、あなたの機知は翻訳で失われる可能性があります。 あなたがよく知っている人々のために面白いものを保存してください—彼らはあなたを手に入れます。

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10フォローアップに煩わされないでください

フォローアップメールの集中砲火を送信することは避けてください。 連絡先が応答せず、本当に応答が必要な場合は、可能であれば電話をかけることを検討してください。 他のすべての問題では、慎重に作成されたフォローアップが1〜2回試行しても応答がない場合は、受信者が興味を持っていないと想定します。

11転送する内容に注意してください

たとえば、送信者が間違った連絡先に到達した場合や、会話に誰かを追加する必要がある場合など、電子メールを転送しても問題ない場合があります。 ただし、機密性の高いメールは転送しないでください。 送信者が会話の共有を望んでいることに疑問がある場合は、他の誰かをループに入れる前に許可を求めてください。

12校正

Grammarlyの調査では、67％が、仕事用の電子メールのタイプミスはノーノーであると回答しました。 詳細に注意が払われていないように見えるのを避けるために、送信を押す前に徹底的に校正してください。 文章を磨くのに少し余分な時間を費やしたことを後悔した人は誰もいません。

恥ずかしいメールを偽造したことはありますか？ メールのエチケットに不満はありますか？ 以下のコメントを共有してください。