職場での電子メールの過負荷を管理する方法

公開: 2022-03-22

特にますます多くの企業がリモートワークに移行しているため、電子メールの過負荷は世界の知識労働者にとってますます大きな問題となっています。毎日の新しいメッセージの山に対処するのに苦労しているため、何百万ものリクエストに答えられません。幸いなことに、ここにあなたがあなたの電子メールをより効果的に扱うことができる方法があります。

このガイドでは、電子メールの過負荷を管理する方法に焦点を当てています。あまりにも多くの電子メールの送信を停止し、受信するメッセージの集中に対処するのに役立つ、試行錯誤された電子メール戦略を含む、職場で採用する10の電子メール管理のベストプラクティスを提供する証拠を調査します。

メールの過負荷とは何ですか？

電子メールの過負荷は、未返信の電子メールの受信トレイによって引き起こされるストレスと不安の感覚です。

電子メールの過負荷の現象は新しいものではありません。実際、すでに2011年に、研究者は過剰な電子メールの危険性について警告しました。学者は、受信トレイを乱雑にする多くのコミュニケーションが「ビジネスクリティカル」ではないことを発見しました。簡単に言えば、ジャンクでした。

受信トレイで苦労すると、強い否定的な感情が生まれる可能性があることが研究者によって発見されました。ある研究では、電子メールの過負荷が「燃え尽き症候群のレベルが高く、ワークエンゲージメントが低い」ことを示しています。労働者は、電子メールの過負荷が仕事以外で彼らに影響を及ぼし、私たちが支払われていないときでさえ圧力を生み出していることに気づきました。

メールは受信トレイに蓄積されるため、すぐに返信する必要のあるメールと待つことができるメールを特定できない場合があります。何が本質的で何が無視できるのかについての見方を失います。

研究者のエイミー・ザドウ氏は、The Conversationで、在宅勤務とハイブリッド勤務の増加に伴い、状況はさらに悪化していると述べています。彼女の学術コミュニケーションの研究では、55％の学者が週末に通信を送信しました。さらに心配なことに、30％が週末にメールを送信し、同じ日に返信を期待していました。

彼女は、24時間年中無休のコミュニケーションの文化（多くの場合、電子メールの過負荷によって引き起こされる）が私たちの心身の健康に害を及ぼしていると警告しています。

メールの過負荷の兆候を見つける方法

メールの過負荷に苦しんでいる最も紛れもない兆候は、受信トレイに何百もの未返信のメールがあることです。これまで見てきたように、これは私たちに心理的および物理的な影響を与える可能性があります。

電子メールは私たちを惨めにしています、とニューヨークタイムズのカルニューポートは言います。ニューポートによると、未返信の電子メールは、いつでもどこでもあなたをフォローできるレベルの「背景不安」を引き起こします。

極端な場合、電子メールの過負荷は、対処できないように感じるなど、職場のストレスの明らかな兆候を生み出す可能性があります。職場のストレスの他の症状には、次のものが含まれます。

気分のむら
撤回される
モチベーション、コミットメント、自信の喪失
感情的な反応の増加–より涙を流し、敏感になり、攻撃的になります

あなたはストレスを感じていますか、それともすべての電子メールはあなたをより悲惨に感じさせますか？メールの過負荷を管理する方法は次のとおりです。

メールの過負荷に対処する10の方法

これは、電子メールの過負荷に対処するための10の証拠に基づく戦略です。メールオーバーがパフォーマンスの妨げになっている場合は、メールの生産性に関するヒントトップ10に関する記事をご覧ください。

仕事で深刻なストレスや不安を感じている場合は、誰かに話しかけて助けを求めることが重要です。ここでのヒントとアドバイスは役立つ戦略ですが、長期的な解決策ではありません。ヘルプが必要な場合は、それを求めてください。

1.メールの使い方を理解する

ヒントに飛び込む前に、電子メールの使用方法について考えてください。あなたがあなたの受信箱をどのように扱うかはあなたの個性を反映している、とBusinessInsiderのShanaLebowitzとAllanaAkhtarは言います。

彼らは世界の労働者を3つのタイプに分けました：

メールファイラー/削除者（すぐに応答する人）
メールセーバー（迅速に応答しますが、メールを削除することはありません）
Ignorer（メールを読んだり返信したりしたことがない人）

あなたはすべての電子メールに答えなければならず、対処するのに苦労している人ですか？または、メールを無視して保存しますか？

電子メールの使用方法を認識することにより、成功の可能性が最も高い戦略を特定できます。

電子メールの使用方法は、電子メールを処理するための現在の戦略が機能しない理由を説明する場合もあります。実際、アラートをオフにするなど、電子メールを管理するための私たちの根深い習慣の多くは、私たちに悪影響を与える可能性があると、エマラッセル博士は警告しています。

電子メールの管理に問題があることを認めることは、前向きな変化を起こすための最初のステップです。

2.メールに返信する時間を取っておきます

電子メールへの返信はあなたの役割の中核部分であり、そのように扱われる必要があります。メールに返信するために定期的に時間を取っておきます。

これは、朝、午後、またはあなたに適した任意の時間である可能性があります。これをカレンダーに追加して、重要なタスクとして扱います。夕方や週末に返信メールを残さないでください。自由な時間に仕事をすることは容認できないだけでなく、非効率的である可能性もあります。それはそれが解決するよりも多くのストレスを引き起こす可能性があります。

メールのために時間を取っておくことで、精神的に準備することができます。ポートランド州立大学の研究者は、事前に仕事の準備をすることができるマネージャーとリーダーは、「より高い前向きな気分と仕事の集中力を経験し、それによって1日を通してより成功することができた」と述べています。

メールに返信するときは、それだけで十分です。科学者たちは、複数のタスクをやりくりするのは現実的ではないことを発見しました。メールに返信する時間を確保し、最良の結果を得るためにタスクのみに集中してください。

3.トリアージメール

電子メールの過負荷は、電子メールを効果的にファイルして優先順位を付けることができないことの兆候です。電子メールのトリアージは、通信の山に対処するために使用できる戦略です。

1日に数百（または数千）の電子メールを受信する可能性がありますが、ハーバードビジネスレビューのAmy Gallowは、各電子メールを処理する方法は3つだけであると推奨しています。

削除：読んだり返信したりする必要のないメールをすばやく確認できます。これには、招待状、迷惑メール、広告が含まれる可能性があります。スペースを節約し、ストレスを軽減するために、できるだけ早くそれらを削除してください。
返信：緊急のメールが飛び出しますので、すぐに返信する必要があります。これには、上司からのメッセージなど、ビジネスに不可欠な通信が含まれます。
ファイル：すぐに応答できない場合は、時間の許す限り（たとえば、保護された時間内に）メッセージを処理できる場所に安全にファイルしてください。

OutlookやGmailなどの人気のあるメールパッケージを使用すると、重要なメール（たとえば、赤旗やスター付き）をすばやく特定できます。これにより、緊急で重要なメールを簡単に識別できます。

少し時間を取って、電子メールプログラムがどのように機能するかを理解し、それをより効果的に使用できる方法があるかどうかを確認することをお勧めします。

4.いくつかの標準テンプレートを作成します

真実は、私たちのほとんどが同じまたは同様のタスクと要求を毎日処理しているということです。私たちが受け取る電子メールと私たちが作成する応答はほとんど同じです-当然、良い電子メールのエチケットのルールに従います。専門的に作成され、事前にフォーマットされた一連の標準の要求および応答テンプレートを作成すると、時間を大幅に節約できます。

アクセス可能な場所にファイルしておくと、必要に応じてこれらのテンプレートを呼び出し、必要に応じて切り取って貼り付けることができます。

実際、それらを編集、修正、およびパーソナライズする必要がありますが、これは理想的ではありません。

助けが要る？私たちは、以下を含む専門的なビジネスコミュニケーションのすべての側面に焦点を当てたテンプレートを使用して、一連の詳細な記事を作成しました。

正式なメールの書き方
フォローアップメールの書き方
ビジネスのお問い合わせメールの書き方

さらに良いことに、次のヒントを読んで、Flowriteが人工知能の助けを借りて電子メールテンプレートの概念を1つだけでなく、100歩先に進めていることを確認してください。

5.AIとテクノロジーを使用してメールを変換する

テンプレートを使用すると時間を節約できますが、失礼で非人称的なものとして出くわす可能性があります。テンプレートの空白をコピーして貼り付け、手動で入力するには、まだ時間がかかります。幸いなことに、AIの力を利用するエキサイティングな新技術は、私たちがメールを書く方法を変えています。数秒で、結果を得るターゲットを絞った、専門的で効果的な電子メールを作成できます。

Flowrite AIを利用したライティング生産性ツールは、誰もが信じられないほどの精度でパーソナライズされた電子メールメッセージを作成する時間を節約するのに役立ちます。あなたが轍に悩まされたり、時間に苦労している場合、私たちの製品はあなたの電子メールをリフレッシュして洗練するのを助け、あなたのアイデアや考えを正しい結果を達成する専門的な通信に翻訳します。

そして、それはAIの記述だけではありません。職場の生産性を高め、電子メールの負担と戦うのに役立つ新しい技術ソリューションとツールがたくさんあります。

6.削除、ブロック、登録解除

迷惑メール、迷惑メール、スパム。あなたがそれを何と呼ぼうと、私たちは皆、私たちが望まない、または必要としない大量の電子メールを受け取ります。毎日、信じられないほどの（または恐ろしい）3200億のスパムメールが送信されます。これは、毎日送信されるすべての電子メールの80％以上です。

メールアカウントをお持ちの場合は、少なくとも1つの迷惑メッセージを受信しています。ただし、特に電子メールアドレスがインターネット上で公開されている場合は、毎月最大数千を受信する可能性があります。

受信トレイを再利用する最初の段階は、迷惑メールを体系的に調べて破棄し、削除することです。ただし、今後の電子メールの受信を回避するために、購読を解除する必要もあります。

すべての電子メールの下部に、メーリングリストからの退会を可能にするリンクがあります。これは米国とヨーロッパでは法的要件ですが、悪意のあるメール送信者の中にはそれを隠す方法を見つけることができる人もいます。メールが引き続き届く場合は、送信者をブロックします。

将来的には、不要なものや必要のないものにサインアップしないでください。たとえば、メーリングリストから迷惑メールを受信した場合は、必ず[すぐに登録解除]をクリックしてください。

7.電話することを検討してください

メッセージピンポンは、受信トレイ内の電子メールの数を急速に増やす可能性がありますが、それは通信するための最良の方法ですか？

心理学者によると、接続の作成とコミュニケーションにおいて、電話がより効果的（または「最適」）になる場合があります。私たちは、面倒なことを避けようとすることで、電話または対面のいずれかで、より効果的に直接コミュニケーションできるときにメールを書く傾向があります。

彼らは、「音声（電話、ビデオチャット、音声チャット）を含む相互作用は、テキスト（電子メール、テキストチャット）を含む相互作用と比較して、より強い社会的絆を生み出し、厄介さを増すことはなかった」と結論付けました。

直接会うことが常に可能であるとは限りませんが、電子メールを送信する前に誰かに電話をかける方が速いかどうかを検討してください。短い電話での会話は、詳細を処理するときに頻繁に発生する可能性のある大量の電子メールを管理するよりも時間がかからない可能性があります。

8.内部コミュニケーションツールに投資する

Slackなどのインスタントメッセージングサービスは、同僚、クライアント、および顧客間のより迅速な交換を容易にします。実装のハードルを乗り越えることができると仮定します。その場合、インスタントメッセージングは、職場での電子メールの過負荷を排除するための優れた戦略になります。

インスタントメッセージングを実装するための実用的なガイドでは、ハーバードビジネスレビューは、スタッフのテクノロジーを使用し、基本ルールを設定することをアドバイスしています。彼らは、IMがすでに技術チームの中核部分であると述べています。たとえば、Slackは、チームが協力して成長し、あらゆる規模の企業にとって重要なツールになるために必要な情報の迅速な交換をサポートします。

もちろん、電子メールをIMに置き換えるだけで、メッセージングの過負荷というまったく新しい問題が発生する可能性があります。ただし、上記で概説した戦略はすべて依然として関連性があります。仕事と生活のバランスを尊重する必要性も同様に重要であるとHBRは言います。

9.ドキュメントをクラウドに保存する

ドキュメントのリクエストは何通のメールで、何通の添付ファイルがありませんか？

ドキュメントの共有とストレージは変化しており、さらに多くの企業がクラウドに移行しています。クラウドソリューションを採用し、適切なアクセスを提供することで、大量の電子メールトラフィックを削除できます。

すべてのドキュメントを保存して、誰でも、どこでも、いつでもアクセスできるようにすることができます。ポストコビッドの仕事の世界では、クラウドサービスは私たちが必要とする生産性の向上をもたらす可能性があるとTechnologyMagazineのWilliamSmithは主張しています。

電子メールを送信して応答を待つ必要はなくなりました（または、反対側にいる場合は応答を発行します。必要なときに必要なドキュメントに誰もがアクセスできると想定できます。

10.休憩

逆効果に見えるかもしれませんが、電子メールから休憩する（電子メールの休暇）ことでストレスを減らし、集中力を高めることができると研究者は発見しました。

テストでは、科学者は、電子メールをすぐに読んだ人は、より一定した心拍数で、安定した「高警戒」状態にあることを発見しました。対照的に、労働者は5日間、「より自然で変動する心拍数を経験した」電子メールへの返信をやめました。

現在、平日はメールをオフにするのは現実的ではありません。ただし、電子メールへの返信を営業日に制限し、夕方と週末にスイッチを切ることで、ストレスや電子メールの過負荷感を減らすことができます。

これは職場の見込み客に影響を与えると思いますか？境界を設定することはリーダーにとって重要なスキルです、とフォーブスのジェン・ロフグレンは言います。週末にメールに返信するなど、問題の有無を明確に把握することで、強力なメッセージが送信されます。

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ここでのヒントは、電子メールの過負荷を管理する方法に関するいくつかの方法を提供するはずです。残念ながら、メールが多すぎるという問題は解消されません。真実は、私たちがよりリモートで作業し、空き時間にもオンラインでさらに多くの時間を費やすため、電子メールの過負荷がよりリスクになる可能性が高いということです。

あまりにも多くの電子メールに苦しんでいる場合は、自分に合った電子メール管理戦略を開発することが不可欠です。 AIメールアシスタント、インスタントメッセージング、職場でのメール管理のベストプラクティスの実装などの新しいテクノロジーの使用を検討してください。