電子メールの件名: 18 の専門的な例

電子メール受信者の大部分が、件名のみに基づいて電子メールを開くかどうかを決定していることをご存知ですか?受信者にメールを読んでもらいたい場合は、まずメールを開いてもらう必要があります。

仕事関連の電子メールの場合は、専門的な件名を書く必要があります。しかし、どのような電子メールの件名が成功するかをどうやって知るのでしょうか?このガイドでは、その質問に答え、プロフェッショナルな電子メールの件名を書くためのヒント、プロフェッショナルな電子メールの件名の例、件名の基本などを詳しく説明します。

プロフェッショナルな電子メールの件名とは何ですか?

プロフェッショナルな電子メールの件名は、電子メールの内容を明確かつ簡潔にプレビューするものです。受信者が電子メールの重要性と意図をすぐに理解できるように、トピックや期限などの重要な情報を含める必要があります。

専門的な件名を使用する場合

一般に、プロフェッショナルな電子メールの件名は、公式またはビジネス関連のコミュニケーションを伴うあらゆる状況に役立ちます。専門的な件名を使用することは、次のようなさまざまな場合に非常に重要です。

• 専門的およびビジネス上のコミュニケーション
• 締め切りやその他の緊急事態
• 求人への応募
• クライアントからの提案
• 会議への招待状
• 公式発表
• ネットワーキングと紹介
• ポリシーの更新
• コールドメールの売り込み

プロフェッショナルなメールの件名を書くためのヒント

プロフェッショナルな口調を維持し、スパムの原因となる言葉を避け、件名を簡潔に保つことは、効果的なプロフェッショナルなコミュニケーションに不可欠です。ここでは、適切な職業上のエチケットの範囲内で、仕事上の電子メールを開封してもらうためのヒントをいくつか紹介します。

件名をパーソナライズする

必要に応じて、件名に受信者の名前を使用します。パーソナライズされた件名を持つ電子メールは開封される可能性が高くなります。ただし、メールにCC を含める場合は、件名をカスタマイズしないでください。

口調を考慮してください

件名では、プロフェッショナルで敬意を持った口調を維持してください。カジュアルな言葉遣いは、専門的なコミュニケーションの形式を損なう可能性があるため、避けてください。リマインダーメールを送信しているときでも、プロフェッショナルであり続けることができます。

明確かつ簡潔であること

明確かつ率直な言葉を使用して、電子メールの目的を伝えます。件名は電子メールの内容と直接関連している必要があります。ほとんどのデスクトップ電子メール クライアントでは約 60 文字 (文字とスペース) しか表示されず、モバイルでは約 30 文字しか表示されないため、簡潔で要点を絞った件名は完全に表示され、理解しやすい可能性が高くなります。

「怒鳴る」な

感嘆符やすべて大文字を過度に使用すると、プロフェッショナルではないと思われたり、怒鳴ったりする可能性があります。ただし、感嘆符を適切に配置すると、必要に応じて緊急性を伝えることができます。

絵文字を使用する前によく考えてください

部屋を読んでください。企業文化によっては絵文字のようなカジュアルな慣行を受け入れる場合もありますが、件名に絵文字を制限するか避けることが一般的に推奨されます。絵文字は専門的な文脈では広く理解されていない可能性があり、メッセージの形式性を損なう可能性があります。

緊急性を伝えるために強い言葉のみを使用する

メールに緊急の対応が必要な場合は、件名でその緊急性を伝えてください。たとえば、「対応が必要」などの用語を使用したり、期限を示したりすると、より迅速な対応を促すことができます。ただし、これは頻繁に使用すべき戦術ではありません。信頼の欠如によりメールが無視される可能性があります。

聴衆のことを考える

電子メールに誰かをBCCまたはCC する必要がある場合は、件名にそれを反映する必要があります。追加の受信者が含まれるメールにはパーソナライズを含めず、グループメールを送信する場合は組織の文化を考慮してください。

スパムのトリガーワードを避ける

スパム フィルターをトリガーする可能性のある単語やフレーズは避けてください。これらには、迷惑メールや宣伝メールに一般的に関連付けられる用語が含まれます。次の単語を省略して、スパム フォルダーを回避してください。

• 現金
• クレジット
• 料金を比較する
• 請求する
• 投資
• 自分自身の上司になる
• 所得
• 無料
• 十億
• 今すぐ行動する
• 得る
• お金
• 破産を回避する
• 全額返金
• 電話
• 借金

18 の専門的な件名の例

ここでは、フォローアップ メール、確認、ネットワーキング、会議への招待状、締め切り要求、お知らせなどのプロフェッショナルな件名の 18 例を紹介します。最大限の効果を得るには、電子メールの内容とコンテキストに基づいて件名をカスタマイズすることを忘れないでください。

フォローアップ

敬意を持ってフォローアップを書くのは難しいと感じるかもしれません。これらのオプションを使用すると、プロフェッショナルな状態を簡単に維持できます。

1最近の議論のフォローアップ

2チェックイン: 進捗状況の更新が必要です

3フォローアップ: [会議/イベント] のアクションアイテム

応答または確認

誘いに応じることは、あまり深く考える必要はありません。これらのプロフェッショナルな電子メールの件名の例を使用して、わかりやすく伝えてください。

4確認: [日付] の会議出席依頼

5素早い対応ありがとうございました

6 [書類・報告書]受領確認

ネットワーキング

ネットワーキングは緊張するものかもしれません。これらのプロフェッショナルな電子メールの件名例は、内容をシンプルにしています。

7コラボレーションの紹介と機会

8ネットワーキングのリクエスト: 相互の利益を探る

9 [特定の目的] のための接続

会議への招待状

これらのシンプルでプロフェッショナルな電子メール件名テンプレートを使用すると、会議への招待が簡単になります。次回の会議で試してみてください。

10招待状: [日付] の [会議の議題]

11日付を保存：[日付]の[イベント/ワークショップ]

12 [日付] の [会議] への出席をリクエストしました

締め切り

受信者に期限までに行動を起こす必要がある場合は、次の件名のいずれかを使用して緊急性を伝え、応答を促します。

13必要なアクション: [期限] までに [タスク] を確認して承認します

14締切間近: [日付]までに[書類/レポート]を提出してください

15緊急の対応が必要です: [特定のタスク] を [期限] までに

専門的な発表

電子メール マーケティング ソフトウェアを使用せずに専門的なお知らせを送信する場合は、プライバシーを維持し、「全員に返信」事故を避けるために、BCC 機能を使用してください。ここでは、緊急の更新情報や簡単なお知らせを伝えるために使用できる、お知らせメールの件名をいくつか紹介します。

16重要なお知らせ：【方針・手順】の変更について

17会社最新情報: [重要な情報]

18 【新規採用・社員昇進】のお知らせ

メールの件名に関するよくある質問

メールの件名とは何ですか?

電子メールの件名は、電子メールの内容の簡単なプレビューまたは見出しです。これは受信者が最初に目にするものであり、注意を引き、電子メールの目的を伝え、受信者にメッセージを開いて読むよう促すために非常に重要です。

プロフェッショナルな電子メールの件名には何を含めるべきでしょうか?

プロフェッショナルな電子メールの件名には、効果的にコミュニケーションを図り、受信者に関心を持たせるために、いくつかの重要な要素を具体化する必要があります。

• プロフェッショナルなトーン
• 明確で簡潔な言葉遣い
• 適切な句読点
• 敬意を持った言葉遣い
• 必要に応じて緊急性と行動喚起

プロフェッショナルな電子メールの件名では、次のようなことは避けてください。

• 曖昧さ
• 感嘆符の過剰な使用
• すべて大文字
• 絵文字