先生にメールを送信する際に考慮すべき5つのこと

質問を明確にするために教師にメールを送信する必要がある場合もありますが、従うべきいくつかのベストプラクティスがあります。 一つには、先生の時間を尊重することが重要です。 9つの本文の段落を含む電子メールを受信したいと思う人は誰もいません。 先生に小説の長さの電子メール小説を書くことは、おそらく彼らがあなたに与えた課題を先延ばしにする最良の方法ではありません。

物事を簡潔かつ的確に保つことで、あなたのメッセージは明確で思いやりのあるものになり、教師があなたのすべての懸念に応えて答える可能性が高くなります。

実際、教師や教授にメールを送信するときはいつでも、手続き、使用する言語、長さなど、覚えておくべきことがいくつかあります。

完全に対処するために午後全体を占める電子メールで教師を攻撃する代わりに、従うべき経験則は、合計単語数150語（またはそれ以下）に固執することです。 重要なのは、コース番号やセクションなど、できるだけ多くのコンテキストを提供することです。 覚えておいてください：あなたは彼らの唯一の学生ではありません！

先生にメールを送信するもう1つの方法は、この原則に従うことです。私が明確で直接的でない場合、私の先生もそうではありません。 そうです—最初のメールの書き方は、先生の反応に直接影響します。

役立つ返信を受け取る可能性を高める、よく書かれた丁寧なメールを送信するためのヒントを学ぶために読んでください。

詳細な件名から始めます

メールの件名は、名前以外に先生が最初に目にするものです。 「こんにちは」や「質問」などの件名で先生を暗闇に置くのではなく、具体的な言葉でメールのポイントを教えてください。 今は漠然とした時間ではありません。

教師にメールで送信している内容を正確に説明することで、教師の注意を引くだけでなく、迅速かつ適切に対応できるようになります。

教師向けの強力で詳細な件名の例をいくつか示します。

• 生物学101：水曜日の実験室解離についての質問

• エッセイの引用ページ：シカゴまたはAPA？

• 金曜日の会議：午前11時30分

• 次のエッセイの割り当てのための論文の確認

これらの件名はすべて、メールの要点を10語以内で教師に伝えます。 識別情報（生物学101のように、どのクラスユニットに所属しているか、次のクラスや会議の日付など）を含めることで、教師は、世界中の無数の他の生徒、同僚、管理者の中からあなたを特定できます。

正式な挨拶とサインオフを使用する

正式で敬意を表する挨拶で、先生があなたを真剣に受け止めるようにトーンを設定します。 「Hey」でメールを開始するのは、その逆です。 「リーさんへ」や「ボンネル教授」などの正式な挨拶は、礼儀正しいだけでなく、親しみやすいものです。 先生は、あまりにもカジュアルに見える挨拶、または挨拶がまったくない場合は、おそらく延期されます。

先生から指示がない限り、必ず正式な名前で呼びかけてください。 時々、大学のインストラクターは学生とファーストネームベースでいることを好むでしょう。 あなたは通常、彼らがクラスでコミュニケーションをとったり、彼らの電子メールに署名したりする方法によってこれを測ることができます。 会ったことのない教師にメールを送信する場合（クラスを切り替えたり、クラスに登録したりする場合）は、挨拶を正式なものにしておくことをお勧めします。

同様に、サインオフまたは署名も正式な側面で誤りを犯す必要があります。 あなたの名前に加えて、ここに教師のためのいくつかの適切な締めくくりの行があります：

• 敬具、

• お時間をいただきありがとうございます、

• 心から、

• あなたの日/週の素晴らしい残りを持っています。

• アドバイスありがとうございます。

• ではごきげんよう、

そして、これは言う必要はありませんが、教師への電子メールは、絵文字、ミーム、略語、またはテキスト言語の場所ではありません。

メールの「肉」をフォーマットする

メッセージ（または本文の段落）の「肉」は、読みやすく、要点を正しく理解できるようにフォーマットする必要があります。 5文以下に抑えると、明確で直接的なメッセージになります。

対処すべきことが複数あり、150語を超えることがわかっている場合は、箇条書きを使用してください。 質問ごとに1つの箇条書きを使用します。 このようにして、教師は各懸念に簡単に対応できます。 （Grammarlyは、情報をリストした段落を箇条書きに書き直したり、締め切りなどの重要な情報を太字にしたりするなど、メールをより読みやすい形式に変換するための提案を行うことで、これにも役立ちます。）

また、段落が長すぎたり不格好になったりしないようにする必要があります。 テキストを消化可能なチャンクに分割して、インストラクターが簡単に読み込めるようにします。 彼らの返事を遅らせるかもしれないので、あなたは彼らの側で混乱を望んでいません。

本文の段落の読みやすさを考えることに加えて、件名を繰り返す文から始めることを検討することもできます。 メールの要点に当てはまる「概要」の文章を提供することで、教師に役立つガイドポストを提供できます。 いくつかの例：

• 私はあなたにメールを送っています。 。 。

• についての会話をフォローアップしたいと思います。 。 。

• 今日は連絡を取ります。 。 。

• 私はについて尋ねるために書いています。 。 。

まとめて感謝の気持ちを表す

メールの本文を作成したら、教師のアクションアイテムを含む最後の1文にまとめます。 メールの冒頭にある「概要」の文と同じように、この要約文は、回答に期待することを概説した、直接的で簡潔なものにする必要があります。

例えば：

• 私の参考文献の構造についてのご返信をお待ちしております。

• 会議のスケジュールを立てる前に、ご確認をお待ちしております。

• 私の論文のトピックに関するフィードバックを事前に感謝します。

この文が完全に必要なわけではない場合もありますが、より迅速な返信を促すのに役立つ場合があります。 まとめるときは、先生に感謝するようにしてください。 （はい、彼らが返答する前でも！）「お時間をいただきありがとうございます」または「助けてくれてありがとう」と言って彼らに感謝の気持ちを示すことは、彼らがあなたのメッセージをどのように消化するかに大きく影響し、あなたを学生と見なします。

素晴らしい印象を残すもう1つの賢い方法は、最近営業時間中に訪問したり、1対1の会議を行ったりした場合に、「ありがとう」のメールでフォローアップすることです。 誰もが感謝されていることに感謝しています、そしてそれはあなたの感謝の気持ちを伝えるための最も簡単な方法です。

校正することを忘れないでください！

最後になりましたが、校正、校正、校正！ メールをGrammarlyEditorで実行するか、Grammarlyブラウザー拡張機能をインストールして、メールに文法、句読点、またはスペルミスがないことを確認します。

英語の先生にメールを送信していなくても、この種の間違いは、クラスをあまり気にしていないことをインストラクターに示唆している可能性があります。 電子メールを声に出して読むことは、冗長性や、高音または不明瞭に聞こえるセクションを特定するための良い方法です。

特に注意が必要な場合は、送信する前に別のプログラム（MicrosoftWordやGoogleDocsなど）でメールを入力してください。そうすれば、すぐに送信を押すリスクなしに、何度か確認できます。 （Grammarlyはこれらのプログラムの両方で機能するため、エラーが検出されるという安心感が得られます。）

先生に良いメールを書く方法を知ることは、学校にいる間に必要なスキルだけではありません。 これは、マネージャー、同僚、その他の専門家とコミュニケーションをとるときに、生涯およびキャリアを通じて持ち歩くスキルです。

これらのヒントをガイドとして使用すると、教師のような上層部に効果的なメールを送信する準備が整います。上層部は、敬意を持って的確なメッセージに好意的に反応するはずです。