若い専門家のための8つの電子メールのヒント

公開: 2018-10-18

あなたが労働力に不慣れであるならば、電子メールは難しいかもしれません。一方では、同僚と連絡を取り合い、物事を成し遂げる必要があります。一方で、あなたをつまずかせたり遅くしたりする可能性のある不文律がたくさんあります。

業界、企業文化、在宅勤務などの要素は、メールの使用方法に影響を与えます。それを正しくすることが重要です。

「これは基本的なビジネスコミュニケーションです。それは人々が初めて人々に会うことが多い方法です。。。それは絶対に重要です。それはあなたが育てることができる最も重要なスキルの1つです」とエミリーポスト研究所のエチケットの専門家であるダンポストセニングは言います。

電子メールは単なる事実や数字のように感じるかもしれませんが、実際には、関係を構築することです。しかし、新しい労働者として、電子メールのエチケットに関しては、あなたは自分が知らないことを知りません。新入社員のステータス（およびマネージャーとのスコアポイント）を把握するのに役立つように、次の8つのメールのヒントを参考にしてください。

1何が欲しいかを知り、それを求めます。

送信するすべての電子メールには、明確に定義された目的が必要です。長い電子メールチェーン、未回答の質問、および不明確な要求は、有用な作業ツールからの電子メールを生産性の障害に変える可能性があります。初めての従業員は、召喚状と期限でメールを終了することで、目立ち、課題を動かし続けることができます。あなたがより具体的になることができるほど、より良いです。たとえば、「EODフライデーによるレポートの16〜20ページでフィードバックをいただければ幸いです」と言う方が、「ご意見をお聞かせください」よりもはるかに優れています。

2部屋を読みます。

プロフェッショナルでありながらカジュアルなトーンを打つことは難しい場合があります。その問題に取り組む最良の方法は、あなたの周りの人々から手がかりを取ることです。たとえば、話している相手が同僚である場合、特により創造的でリラックスした業界で働いている場合は、過度にフォーマルになりたくないでしょう。ポストセニングが指摘しているように、それは実際の生活であなたの仕事上の関係に悪影響を与える可能性のある距離をもたらす可能性があります。

会社固有のベストプラクティスに従うことも重要です。たとえば、長いメールの先頭にTL; DR（長すぎる、読まなかった）文を含めるのが標準の場合、文章を書き忘れると、混乱したり、応答時間が長くなったりする可能性があります。経験豊富な専門家や、会社で数年間働いてきた人々にアドバイスを求めてください。彼らはあなたがワークスペースにフィットするのを手伝ってくれます。

「私たちは皆、さまざまな方法でコミュニケーションを取ります。受信者がコミュニケーションを好む方法ではなく、自分がどのようにコミュニケーションを好むかだけを考えれば、おそらくかなり一方的な会話になるでしょう」とウィスコンシン州のKatBoogaardは言います。ベースのフリーライター。

3セカンドオピニオンを取得します。

メールにタイプミスやぎこちない言い回しを入れたくはありません。それらはコミュニケーションを妨げるだけでなく、あなたの専門性を低下させる可能性もあります。ただし、自分の作品を編集しているときに、小さなエラーを見つけるのは難しい場合があります。そのため、特に重要なメールの場合は、送信を押す前に他の人に下書きを読んでもらい、問題にフラグを立ててもらうと便利です。または、必要に応じて、GoogleのローカルガイドのソーシャルメディアマネージャーであるKiera Wright-Ruizからページを取得し、テキスト読み上げリーダーを使用して間違いを簡単に聞くことができます。

4ドアの否定性を確認します。

書面によるコミュニケーションは、意図したよりもネガティブなものになる可能性があります。また、メールに否定的な感情を抱いている場合や、難しいトピックに取り組んでいる場合は、特に新入社員として、適切なバランスを取るのは難しい場合があります。

「動揺しているとき、または電子メールで受動的攻撃的に聞こえることを知らないときは、誰かに反応する傾向がより感情的になる可能性があります」とWright-Ruiz氏は言います。「[自問してみてください]これが上司に共有されたとしたら、それはあなたが完全にクールだと感じるものですか？そして、答えが「はい」の場合、あなたはうまくやっています。」

5タイムリーに。

オリエンテーション、オフィスに慣れること、そして新しいギグに慣れるまでの間に、メールをスライドさせたくなるかもしれません。ほとんどの電子メールでは、24時間の応答時間を維持するようにしてください。もっと時間が必要な場合は、お礼状を送って、必要なものをいつ提供できるかを知らせてください。とはいえ、特に迷惑メールの場合は、すべてのメールに返信する必要はありません。

6ビジュアルを念頭に置いてください。

「誰も、戦争と平和のような巨大なテキストの壁に出会うことを望んでいません」とフリーランスのライター、ブーガードは言います。ただし、長いメールが避けられない場合もあります。短い段落を書いたり、箇条書きを使用したり、重要な情報を太字にしたりすることに集中すると、探している応答が得られる可能性が高くなります。電子メールが長いほど、スキミング可能にすることが重要になります。

7フォローアップについて賢くする。

誰かからの応答が必要な場合は、簡単なリマインダーを送信することはまったく問題ありません。ただし、コンテキストによって、フォローアップメールの送信を待機する時間が決まります。同僚からの何かを待っている場合は、フォローアップのために24時間から48時間の時間枠を設けるのが妥当です。逆に、誰かにメールを送信する場合は、受信者の迷惑にならないように、1〜2週間待ってから戻ってくることをお勧めします。また、電子メールにまったく応答しない人もいます。可能であれば、彼らの好ましいコミュニケーション方法を尋ね、事前に期待を設定します。

8休憩を取ります。

電子メールはコミュニケーションのための優れたツールですが、完璧は目標ではありません。それは関係を築き、物事を成し遂げることについてです。メールスキルセットの開発には時間がかかります。フリーランスのライターであるBoogaardは、次のように述べています。すべてがうまくいくでしょう。」