内向性のための8つの電子メールのヒント

Myers-Briggs Foundationによると、「自分の内なる世界」に集中するのが最も快適だと感じるなら、あなたは内向的です。 直接または電話で人と話すなどの外界の活動は、困難であることがわかります。 電子メールはそれほど厳しくないように見えるかもしれませんが、それには課題もあります。 これらの8つのヒントは、内向的な人にとって可能な限り苦痛のない電子メールを作成するために特別に設計されています。

1徹底することにより、フォローアップを最小限に抑えます。

あなたが電子メールを送るならば、あなたが望む最後のことは質問に答えないままにすることです。 人々は説明を得るために返答するでしょう、あるいはさらに悪いことに、彼らは直接話したいと思うでしょう。 この厄介な状況を回避する最善の方法は、1つのコミュニケですべての詳細をカバーすることです。 良い例と悪い例を見てみましょう。

2番目の例は、可能なフォローアップ会話に答えます（そして避けます）。 それは人々があなたのオフィスに資料を落とす代わりに電子メールで返答することを奨励します。 ここにそれが答えるいくつかの質問があります：なぜあなたは写真が必要なのですか？ 大きさは？ それはプロである必要がありますか？ 同僚に送ってほしいものの例を添付することで、さらに一歩前進することもできます。

2短くて甘くしてください。

徹底することが必要です。 言葉遣いはそうではありません。 あなたの電子メールが長いほど、読者がポイントを得るのは難しくなります。 あなたの電子メールが5段落のエッセイである場合、忙しい同僚は最も重要なポイントを見逃す可能性があります。 代わりに、箇条書きを使用するか、メッセージの先頭に要約を含めてください。 また、テキストの本文にそれらを綴ることなく、関連情報へのリンクを追加することもできます。

3あなたの個性を輝かせましょう。

メールは、隠れた才能や性格を紹介するのに最適な媒体です。 たとえば、ウォータークーラーでおしゃべりをしていると死んでしまうことはおそらくないでしょう。 しかし、あなたはあなたの親しい友人とかなり面白いかもしれません。 さあ、メールやグループチャットでコミカルになりましょう。 仮想ジョークでさえ怖いと思われる場合は、絵文字を使用してください。 これらのかわいい小さなキャラクターは、床を転がって笑ったり、生意気なウィンクをしたりすることができます。 （職場の文化を考慮に入れてください。非常にフォーマルな場合、絵文字は不適切な場合があります。）また、電子メールを使用して、他の人を称賛したり、大きなグループとメッセージを共有したり、主導権を握ったりすることもできます。 コンピューターとキーボードがあれば、恥ずかしがり屋に制限される必要はありません。

4群集制御を練習します。

仮想グループは、実際のグループとほぼ同じくらい悪いです。 それらを回避するには、CCとBCCの使用を制限してください。 （CCは「カーボンコピー」を意味します。BCCはブラインドカーボンコピーです。これらの機能を使用して、複数の受信者に電子メールを送信します。）ほとんどの場合、それぞれにパーソナライズされた電子メールを送信することをお勧めします。 スレッドを開始する必要がある場合は、目前のタスクに不可欠な人だけを含めてください。 そうしないと、「全員に返信」の悪夢が始まる可能性があります。 電子メールの習慣に関するこの記事で、賢くCCする方法の詳細をご覧ください。

5すぐに答えます。

あなたは先延ばしの罪を犯していますか？ 多くの内向性は相互作用を恐れるので、他の人と接触する状況を延期します。 この傾向をあなたの電子メールの習慣に忍び込ませないでください。 メールの大部分は2-2-2ルールで処理します。 就業日の開始時と終了時に、少なくとも1日に2回メールをチェックしてください。 処理に2分もかからないすべてのメールにすぐに返信してください。 残りのメッセージにスターを付けるか、未読としてマークします。 これらのより長いフォローアップに対処するために、毎週2時間を取っておきます。

6一部の電子メールは修辞的です。

質問のように、すべての電子メールに回答が必要なわけではありません。 すべてのメールに返信することについてストレスを感じるのではなく、送信者が返信を期待しているかどうかを自問してください。 たとえば、転送、ニュースレター、および自主的な調査を安全に無視できます。 このようなメッセージを別のフォルダに自動的に転送するルールを受信トレイに設定することを検討してください。 一方、招待状や直接メールには迅速に回答するようにしてください。 あなたが送信者である場合、質問がない限り返信は不要であると言っても問題はありません。

7メールをスキップします。

昇進を求めたり、同情を表明したりするなどの状況では、直接会って対処する方が適切です。 電子メールは、複雑な感情を伝えたり、深刻な問題に対処したりするには不十分な手段であることがよくあります。 顔を合わせて話すのは難しいように思われるかもしれませんが、不適切な言葉の電子メールで不注意に混乱や不快感を引き起こすことは望ましいことです。 さらに、私的な事柄についてメールで話し合うことは絶対にしないでください。 転送または共有される情報に不安がある場合、その情報はメッセージに含まれていません。 メールがやむを得ない場合は、時間をかけてください。 送信する前に、受信者の視点で読んでください。 あなたは人間のように聞こえますか？ 正しいトーンを伝えましたか？

8クロージングをクリンチします。

実生活では、話し合いを終わらせようとして、ゆっくりと相手から離れていくことがあります。 なぜ会話を終わらせるのがとても難しいのですか？ まず、電子メールの署名を省略したい場合があります。 結局のところ、あなたは彼らに電子メールで返信してほしくないのですか？ あなたの電話番号またはあなたの住所を含めると、あなたはあなたが電話や訪問を歓迎するという合図を送っています。 あなたはそれをしたくないことを知っています！ 代わりに、単純な電子メールの終了でメッセージをまとめるだけです。 彼らは贅沢であってはなりません。 疑わしい場合は、ほとんどの場合「ありがとう」が適切です。

これらの8つのポインターのうち、最初に試すのはどれですか。 効果的なメールの技術を習得できれば、他の人とのより良い関係を築くと同時に、他の人との物理的なやり取りの量を減らすことができます。 どんな内向性がこれ以上何かを求めることができますか？