電子メールのトーン: プロフェッショナルなトーンを印象付けるための定義とヒント

ほとんどの企業と従業員が職場で通信する主な方法は電子メールです。効果的なメールの書き方を知ることは、上司と良好な関係を築いて昇進につながったり、人脈作りを成功させて高収入の仕事につながったりするなどのメリットにつながります。一方で、これを行う方法を知らないと、成功する能力が損なわれる可能性があり、最悪のシナリオでは、同僚から失礼で好感が持てない人物と判断される可能性があります。

電子メールは、その口調だけで多かれ少なかれ効果的になります。メールのトーンを丁寧かつ明確にすると、キャリアが加速することもあれば、後退することもあります。ここでは、電子メールのトーンを理解し、使用して、可能な限り最もプロフェッショナルな観点から自分自身を表現できるようにする方法を説明します。

メールのトーンとは何ですか?

電子メールのトーンは、電子メールが伝える感情や態度です。電子メールの口調は、メッセージのコンテキストや目的に応じて、自信に満ちたもの、熱狂的なもの、陰気な雰囲気、形式張ったもの、直接的なものなどさまざまです。文字の音声は文脈や状況に応じて変化しないため、音声とは異なります。ブランドの声は、サウンドを他の企業と区別するものです。

音色に寄与する要素

トーンは、電子メールの感情的な核心を表します。直接コミュニケーションする場合とは異なり、書面によるコミュニケーションでは、顔の特徴や体の動きなどの要素に頼って、何かについて自分がどう感じているかを示すことはできません。対面でのコミュニケーションに多くの物理的な合図 (腕を組む、眉間にしわを寄せるなど) があるのと同様に、他の多くの合図が書面によるメールの調子に影響します。これらには次のものが含まれます。

言葉の選択

「お願いします」、「ごめんなさい」、「ありがとう」などの特定の単語やフレーズはフレンドリーで礼儀正しく、職場では常に備えておきたい 2 つの特性です。これらの言葉は、読者に感謝されている、認められていると感じさせ、あなたと一緒に仕事をしたいと思う可能性が高くなります。

文の長さ

短い文の事実だけで構成されたメールは途切れ途切れに見え、読者の耳に不快感を与えたり、不必要に要求を要求しているように思われたりする可能性があります。一方で、非常に長い文章はとりとめのない、まとまりのない印象を与える可能性があり、読者が要点を把握することが難しくなります。

句読点

文末にピリオドがあると文が突然終わり、失礼な印象を与える可能性があります。一方、感嘆符は興奮を暗示しますが、電子メールに感嘆符が多すぎると、プロフェッショナルではないと思われる可能性があります。

承認

メールの承認はメールの最後の行であり、自分の意見を伝える最後のチャンスです。よりフォーマルな挨拶には、「よろしくお願いします」、「よろしくお願いします」、「よろしくお願いします」などがあります。もっとカジュアルなものには「ありがとう！」などがあります。 「乾杯」、そして「すぐに話しましょう」。 「後で」、「会いましょう」、「ハグとキス」など、友達に送るようなサインオフは避けるべきです。避けるべき他のサインオフには、「意味のある希望です」（受動的な攻撃的と思われる可能性があります）、「良い一日を」（宗教を暗示するため、職場では避けるべきです）、「誠にありがとうございます」（親密すぎる）などがあります。 ）。

ご挨拶

「おはようございます」、「ハッピーマンデー!」などの特定の電子メールの挨拶。そして「素晴らしい週末を過ごせたと思います！」読者に、あなたが読者のことを一人の人間として気にかけていると感じさせることができます。これらのフレーズでメールを始めると、唐突に感じられるビジネスの話にいきなり入るのではなく、読み手が会話にスムーズに入ることができます。

絵文字と顔文字

絵文字や絵文字は感情を伝え、メール内のテキストを明るくするために使用できます。親しい同僚に手紙を書く場合はスマイリーフェイスを使用しても問題ありませんが、特に上司やクライアントに手紙を書く場合は、あまりにも多く使用するとカジュアルすぎると思われる可能性があります。

メールの長さ

いくつかの重要なポイントを含む長いメールは、真剣で形式的なものになる傾向があります。インフォーマルなメールは通常、すぐに書いて送信するため、短くなります。

プロフェッショナルな電子メールのトーンを識別する

プロフェッショナルなメールは、もう少しフォーマルな雰囲気になります。電子メールのコンテキストや目的に応じて、断定的、緊急、友好的、または議論的なものにすることもできます。さらに、電子メールのトーンはさまざまな受信者に合わせて調整することができ、またそうする必要があります。金融会社の経営幹部などの企業向けの電子メールは、通常、よりフォーマルなものになります。ビデオ制作会社などのクリエイティブ業界のデザイナーを対象に書かれたものは、もう少し非公式かもしれません。

トーンミスの影響

口調の間違いは、メッセージの読者があなたが何かを感じていると思っているために発生しますが、実際にはメールを書いているときはまったくそのように感じていませんでした。このようなことが起こった場合、それは書き手であるあなたの側の失敗です。

よくある口調の間違いには、次のような電子メールが含まれます。

• 敵対的な
• 攻撃的
• 要求の厳しい

これは、文末に他の句読点ではなくピリオドを多用したり、「Caps Lock」キーを放すのを忘れてすべて大文字で書いたりするなど、小さな間違いが原因で発生する可能性があります。

このような間違いの影響は、特に書面によるコミュニケーションを重視する職場では深刻になる可能性があります。同僚があなたの電子メールのエチケットについて文句を言ったら、あなたはオフィスの嫌な奴だとみなされるかもしれません。信頼を築き、目標を達成し、仕事上の友人を作るのが難しくなります。極端なシナリオでは、マネージャーや重要なクライアントがあなたを非従順だと判断し、仕事が失われる可能性があります。

正しいトーンを実現するための 8 つのヒント

相手に良い印象を与えたいなら、面と向かって顔をしかめたり怒鳴ったりしないようにすることほど、効果的に文章を書くことは簡単ではありません。プロフェッショナルなメールを書くときに常に適切なトーンを実現するためのヒントをいくつか紹介します。

1対象者を決める

選択するトーンは主に、メッセージを読む人によって異なります。親しい同僚に対しては、よりカジュアルでカジュアルな態度を取ることができますが、マネージャーや顧客に対しては、敬意を持ってフォーマルな口調で接しましょう。最適なトーンがわからない場合は、相手があなたに送るメールのトーンを真似してみましょう。それが、相手が受信したメールをどのように認識しているかを知るための最良の手がかりとなります。

2コンテキストを考慮する

トーンはさまざまなシナリオに適応する必要があります。たとえば、仕事の納期が遅れたことを叱責するメールを書く場合は、ふざけてフレンドリーではなく、直接的でフォーマルな表現を心がけてください。最近大きな勝利を収めたチームを祝福する場合は、熱狂的でカジュアルな口調を使用してください。

3攻撃的な言葉は絶対に使わない

職場でのすべての書面コミュニケーションと同様に、たとえ取り組みを批判している場合でも、扇動的な言葉や差別的な言葉を決して使用しないでください。攻撃的であると解釈される可能性があるため、すべて大文字で書かないでください。

4とりとめのないことをしないでください

意識の流れに沿ってメールを書くと、散漫で集中力がないように見えます。とりとめのない長文のメールは、読者の時間を尊重していないことを示唆しています。これを避けるために、メールは簡潔にし、読者に理解してもらいたいいくつかの重要なポイントを強調します。

5率直であること

要点に到達するために山ほどの文章を読み進めたいと思う人はいません。華美すぎて、言いたいことをわかりにくくするような言葉は避けてください。言いたいことを明確かつ簡潔に言いましょう。

6感嘆符と絵文字を制限する

これらの要素により、電子メールがカジュアルすぎる印象になる場合があります。感嘆符と絵文字を 1 つだけ含めてください (後者を使用する必要がある場合は、スマイリーフェイスのままにしてください)。

7メールの校正と修正

電子メールを送信する前に、必ず校正してから声に出して読み上げ、伝えたい内容であることを再確認してください。読者の混乱を引き起こす可能性のあるものはすべて修正してください。大規模なグループ、役員、顧客に送信するメールなど、重要なメールの場合は、送信ボタンを押す前に、公平な友人や同僚にメールを読んでもらい、第 2 の目として機能してもらうと役立ちます。

8ポジティブかつ礼儀正しい態度を保つ

迷ったときは、これがプロフェッショナルなメールを書くときの最良の口調です。同僚と意見が合わない場合や、直属の部下に否定的なフィードバックをする場合など、難しい状況であっても、礼儀正しく、意見に対して感謝の意を表し、敬意を持って自分の意見を述べることが重要です。何かについて 5 回目のフォローアップをする場合でも、直接的で穏やかなリマインダーを選択することは価値があります。

重要な洞察

• プロフェッショナルなメールを書くときは、前向きさ、敬意、熱意を示唆する言葉を使用してください。
• 電子メールのトーンを理解することは重要です。メールのトーンを間違えると、仕事上の人間関係に悪影響を及ぼし、職場で優れた成果を上げることが難しくなる可能性があるからです。
• プロフェッショナルな口調を実現する 1 つの方法は、職場の他の人の電子メールの口調を真似することです。どのように書くかは、職場全体の文化を反映します。
• もっとメールを書きましょう。練習すればするほどコミュニケーションが上手になり、メールで適切な口調を表現する技術を習得するのが容易になります。文法が役に立ちます。

電子メールのトーンに関するよくある質問

プロフェッショナルな電子メールに適切なトーンを判断するにはどうすればよいですか?

プロフェッショナルな電子メールに適切なトーンは、その電子メールの対象者と目的によって異なります。マネージャーやクライアントへの電子メールは、よりフォーマルで敬意を持った口調にする必要があります。親しい同僚やチームの他のメンバーに送るメッセージは、よりカジュアルな雰囲気になることがあります。

電子メールにおける口調の誤解の例にはどのようなものがありますか?

電子メールでの誤解の例としては、「レポートはもう終わりましたか?」などがあります。これは無愛想で失礼な印象を与えます。もう 1 つは、「来週の会議は金曜日の午後 2 時に行われます!!!」です。過度の興奮と緊急性を暗示します。

電子メールの口調はビジネス関係に影響を与える可能性がありますか?

はい、電子メールの口調は、意図していない場合でも、失礼、攻撃的、またはプロフェッショナルではないと思われ、ビジネス関係に悪影響を与える可能性があります。

プロフェッショナルな雰囲気を維持するために避けるべき特定のフレーズや単語はありますか?

プロフェッショナルな雰囲気を保つために、汚い言葉や口語的なスラングは使用しないでください。また、「今すぐ」や「今すぐ」など、緊急性を感じるフレーズや単語も避けてください。最後に、「非常に残念」や「とても興奮している」など、極端な感情を伝えるフレーズは使用しないでください。