適切なメールを書く方法
公開: 2018-10-12あなたが新進気鋭の若い専門家であろうとベテランのマネージャーであろうと、電子メールの作成はビジネスコミュニケーションの重要な側面です。 そして、英文法の謎と書かれた単語の微妙さとしてしばしば見られるもののおかげで、それは毎日の闘争になる可能性があります。 これは、忙しい人に、潜在的に厄介な問題に対応したり対処したりするように動機付ける必要がある場合に特に当てはまります。 優れたメールを作成するには、避けるべき一般的な間違いと、先に進むための次のレベルの戦略という2つのことを知っておく必要があります。
ただし、まず最初に、すばらしいメールを作成する場合は、どのように見えるかを知っておく必要があります。
良いメールの構造
あなたが書くすべての電子メールは同じ基本構造を持っています：件名、挨拶、電子メール本文、そして締めくくり。 しかし、すべての書面による専門的なコミュニケーションと同様に、それを行う正しい方法と従うべき基準があります。 適切なメールを作成する方法は次のとおりです。
1件名
件名は電子メールの最も重要な部分である可能性がありますが、電子メールの本文を優先して見落とされることがよくあります。 しかし、誰かをコールドメールで送信している場合、または単に専門的な関係を確立している場合、件名はメッセージを開くように人々を誘惑し、同封されているものについての期待を設定することができます。 一方、巧妙に作成されていない、または一般的な件名（「こんにちは」や「見逃したくない」など）は、読者を思いとどまらせ、メールがスパムフォルダに届く可能性があります。
HoneyCopyの創設者兼コピーチーフであるColeSchaferは、次のように述べています。
2オープナー
ほとんどの電子メール作成の状況では、メインメッセージまたは要求に飛び込む前に、読者に確認するための簡単な挨拶を含めることをお勧めします。
例外：親しい同僚との電子メールチェーンに参加している場合、多くの場合、オープナー（およびクロージング）を削除する方が自然になります。 最初は偽物のように感じるかもしれませんが、それはより良いプロの関係を示しています。
3ボディ
メールの本文はメッセージの要であり、プレゼンテーションに関するフィードバックの取得や新しいクライアントとの会議の手配など、明確で具体的な目的を持っている必要があります。 また、簡潔にする必要があります。 そうすれば、人々はそれをざっと読んで重要な情報を見逃すリスクを冒すよりも、それを読む傾向が強くなります。 可能であれば、いくつかの選択文に要約してください。
また、より長い長さと詳細が必要なメールの場合は、できるだけ焦点を絞ってください。 「誰も小説を受け取りたくない。 3行、4行、または5行のテキストの間に保持する必要があります」とSchafer氏は言います。
4クロージング
挨拶で右足から始めたいのと同じように、うまく別れたいと思います。 それは友好的なサインオフを書くことを意味します。 そして、選択できるオプションはたくさんあります。
たとえば、Grammarlyユーザーが特定の日に選択した12の一般的でプロフェッショナルなクロージングは次のとおりです。
あなたはあなたの性格に本物であると感じるクロージングを選び、適切なレベルのプロ意識を確実にするためにそれを関係に合わせて調整したいと思うでしょう。 一方、「love」、「sent from iphone」、「thx」などの一般的な締めくくりは、プロのメールでは未使用のままにしておくのが最適です。
個人辞書に任意の単語を追加できます。
どの単語を追加しますか？ ＃cleanwritinghttps：//t.co/itTRLCarol
— Grammarly（@Grammarly）2018年9月18日
一般的な電子メールの書き込みミス（および代わりに何をすべきか）
すべての電子メールが専門家としての成長の機会であるように、悪い習慣を書く一般的な電子メールに陥る可能性もあります。 避けるべき8つの間違いは次のとおりです。
1必要なオックスフォードコンマを省略
オックスフォードのコンマは、業界の専門的なコミュニケーションにどのスタイルガイドが使用されているかによって、適切な電子メールの書き方を考えるときに多少二極化する可能性があります。 いずれにせよ、多くの人がそれについて強い意見を持っています。 しかし、それらを除外すると、文によっては混乱を招く可能性があります。
健康な結婚のように、APスタイルは明確なコミュニケーションを必要とします。 また、妥協の価値も信じています。 したがって、覚えておくと、スタイルブックはすべてのオックスフォードコンマを禁止しているわけではありません。 カンマを省略すると混乱や誤解が生じる可能性がある場合は、カンマを使用してください。 https://t.co/vGsuRrwpQW
— APスタイルブック（@APStylebook）2018年8月15日
代わりに行うこと：オックスフォードのコンマは特定の状況では適切でない場合がありますが、通常は電子メールで使用することをお勧めします。 これは、時間を節約し、誤解、混乱、さらには法的な問題を回避するのに役立つためです。
2ヘッジ
Grammarlyユーザーは、ヘッジに関しては、特に電子メールでは、ヘッジを残すよりも省略する方がよいことを知っています。 そして、失礼な態度をとることを心配している場合は、そうしないでください。一般的な信念に反して、ヘッジ言語は自信を失い、最終的には文章を損なう可能性があります。
代わりに何をすべきか：あなたの考えや意見を述べてから、あなたの推論の背後にある「理由」を説明してください。 そうすれば、あなたはよりよく理解され、あなたの輝きが輝きを放ちます。
3非常に長いおよび/または不明瞭なコピー
1,000語の長さのメールを読みますか？ おそらくそうではありません—ほとんどの人は長い側にある電子メールをすくい取ります。 また、わかりにくい文章や混合メッセージを下書きに追加すると、満足のいく応答が得られる可能性がさらに低くなります。 （または任意の応答。）
「私は、これらの巨大なテキストブロックである大量の[メール]を受け取ります。 そして、なぜ彼らがそうするのか理解しているので、あなたは十分な詳細を持っています。 しかし、読むのは本当に難しいので、全部を読むつもりはありません」とウィスコンシンを拠点とするフリーライターのKatBoogaardは言います。
代わりに何をすべきか：簡潔に保ち、目前の問題に焦点を合わせます。 次に、召喚状、要求された回答日で終了し、質問やフォローアップを受け付けていることを明確にします（その場合）。
4カジュアルすぎる（またはフォーマル）
状況によっては、書くことのカジュアルな側面やフォーマルな側面に手を振りすぎると、失敗する可能性があります。 過度にカジュアルであることは、新人の間違いと見なされることがよくありますが、堅固で正式な言葉もメッセージに悪影響を与える可能性があります。
代わりに何をすべきか：フォーマルとカジュアルの完璧なバランスをとる上で重要なのは、自分と受信者の関係について考え、コミュニケーションが進むにつれて社会的な手がかりをとることです。
エミリーポストインスティテュートのエチケットエキスパートであるダンポストセニングは、次のように述べています。
「新しい関係には注意してください。 電子メールでの絵文字のインテリジェントな使用は、あなたがより理解するのを助けることができます。 同時に、多くの人がそれを専門家ではないと読むでしょう、それであなたがその関係を確立するまで、あなたはそれをどのように使うかに注意したいと思います。 気をつけて考えてください」とPostSenningは言います。
5つの決まり文句
すべての電子メールの決まり文句が大罪であるとは限りません。 あなたの電子メールの特定の側面は少し定型的であるに違いありません。 結局のところ、ほとんどの電子メールは同じ基本構造を持っており、明確さを確保したり、基盤をカバーしたりするために使用できるフレーズがあります。 ただし、フレーズを繰り返す場合は、明確な目的があることを確認してください。
GoogleのローカルガイドのソーシャルメディアマネージャーであるKieraWright-Ruizは、「私はいつも繰り返しますが、「質問があれば教えてください」と言っています。実際に質問があるかどうかを知りたいのです。」
ただし、ほとんどの場合、決まり文句は人々を気絶させる可能性があるため、可能な限り編集することをお勧めします。 避けるべき上位7つは次のとおりです。
方法：最も人気のあるブログ記事に基づいて、Grammarlyユーザーが使用する用語を検索しました。
代わりに何をすべきか：読者の関心を維持しながら、メッセージをより効果的に伝えるために、決まり文句、口調、声のドラフトを読んでみてください。 自問してみてください。上司（またはお母さん）がこのメールを読んだら、満足しますか？ 答えが「はい」の場合、あなたは正しい方向に進んでいます。
6繰り返し
人々はしばしば、同じ段落内で、2つの文で2回、またはあまりにも接近しすぎて見過ごされないように単語を繰り返します。 それは最悪の犯罪ではありませんが、それは読者を気絶させることができるもう一つのことです。
避けるべき最も一般的に繰り返される単語は次のとおりです。
代わりに行うこと：下書きを読み上げるか、電話のテキスト読み上げ機能を使用するか、同僚が下書きを実行してから送信してみてください。 Grammarlyは、これらの繰り返される単語や使いすぎた単語をキャッチするのにも役立ちます。
7ロボット言語
電子メールはカタツムリメールの子孫かもしれませんが、それはあなたのメッセージがあなた自身の昔ながらのバージョンのように聞こえるべきだという意味ではありません。 実際、電子メールはそれを書いている人のように聞こえるはずです。 したがって、読者とつながりたいのであれば、ビクトリア朝の小説から何かのように聞こえるフレーズを使用するのは最善の方法ではありません。
「それに直面しましょう。誰も大学の教科書を読みたがりません。 あなたはブログや記事、あるいは実際の会話を読みたいと思っています。 彼らは人であり、ロボットではありません。 ですから、コーヒーショップに座っているだけの場合に言うような言葉を使用してください」とコピーチーフのシェーファーは言います。
代わりに何をすべきか：友人に手紙を書いているふりをしたり、友好的な知人と会話したりすることで、より自然な効果を得ることができます。 たとえば、コーヒーを飲みに誰かに会う場合、「あいさつ」や「今いる場所の天気が良いことを願っています」などとは言わないでしょう。 「こんにちは」や「お時間をいただき、ありがとうございました」などとお伝えいただけます。
8感嘆符の乱用！
熱意は素晴らしいです。 ただし、特定のコンテキストでは、感嘆符の使いすぎは、利益よりも害を及ぼす可能性があります。 これは、新しい関係を築いたり、社外の誰かに連絡したりする場合に特に当てはまります。 結局のところ、会社の電子メールアドレスを使用するとき、あなたはあなたの仕事の代表者です。 しかし、人々は感嘆符が大好きであり、それでも多くの人々が前向きな口調を伝えるために頼っているものです。
たとえば、人々が電子メールの感嘆符で使用する最も一般的な文と単語は次のとおりです。
代わりに行うこと：ドラフトを作成したら、感嘆符をすばやく検索し、感嘆符を使用して、受信者との関係に基づいて保持するもの（ある場合）を決定します。 原則として、同僚との電子メールごとに1つか2つに保つようにしてください。
今日は感謝しています。
@MarketingProfsのようなコンテンツスーパースターがGrammarlyを使用していることに感謝しています。 #fridayfeeling #ourherohttps：//t.co/rrLpgheikv
— Grammarly（@Grammarly）2018年9月28日
次のレベルの電子メール書き込みの動き
適切なメール形式を取得し、避けるべき間違いがわかったら、ほとんどの人が毎日受け取る無数のメールから下書きを目立たせることに集中しましょう。 これがあなたを次のレベルに引き上げるための4つの戦略です：
前向きに考える
リモートでネガティブな、またはニュートラルな電子メールを送信すると、注意が必要な場所に置かれる可能性があります。 そして、他の書面によるコミュニケーションと同様に、誤解の余地があるかもしれません。
「他の情報がない場合、私たちの解釈はデフォルトでネガティブになることがよくあります」とコミュニケーションエチケットの専門家であるポストセニングは説明します。 「ネガティブなコミュニケーションについて話しているとき、あなたは声のトーン、目のきらめき、あなたが何かを意図している良いユーモア、あるいはあなたがしている真のケアや懸念でさえある情報を[見逃している]のです。批評を提供します。 だから本当に注意してください。 何かがあなたにとってネガティブであると読むとき、それはおそらく他の誰かにとってさらにネガティブなものとして出くわします。」
正しいトーンを打つ
「[クライアント]様」と書かれたメールや、実際に営業しているときに広報活動を参照しているメールは、送信者が大量にメールを送信していることをすぐに示すため、受け取りたくないでしょう。彼らは適切な調査を行わず、適切な連絡先を見つけませんでした。 同様に、送信するすべての電子メールに、受信者向けに特別に作成されたトーンがあり、適切な人に送信していることを確認する必要があります。
したがって、テンプレートを使用したくなるかもしれませんが、送信を押す前に、テンプレートをパーソナライズし、受信者の通信スタイルを覚えておくことが重要です。 これを達成するために、グーグルですばやく検索したり、受信者のLinkedInやTwitterのフィードを覗いたりすると、驚異的な結果が得られます。
送信する前に、受信者の立場になって、口調と内容を確認してください。 また、電子メールで自分のトーンを読むのに苦労している場合は、Grammarlyのトーン検出器を使用して、受信者にどのように聞こえるかを判断できます。
フォローアップ—適切な時期に
メールを送信する場合は、タイムリーな返信を探している可能性があります。 しかし、ほとんどの人が毎日大量の電子メールを分類しているため、物事が失われる可能性があります。 原則として、フォローアップメッセージは最初の電子メールを送信してから24時間以内に送信されるべきではありません。
言い換えれば、送信の2時間後にフォローアップリクエストを送信する人にならないでください。 極端な場合、そのような行動はあなたをブロックすることさえできます。 「もっと時間をかけて、実際にメールの反対側の人のことを気にかけていると、すぐにはるかに高い応答率が見られます。 私はそれを難しい方法で学ばなければなりませんでした」とコピーチーフのシェーファーは言います。
目にやさしい
送信するメッセージのほとんどは短い側にある可能性が高く、これは迅速な応答と物事の遂行に最適です。 しかし、長い電子メールの場合、スキャン可能性がゲームの名前です。 その場合、太字のフォント、箇条書き、下線付きの文、TL; DR（長すぎる、読まなかった）セクションなどが役立ちます。
メールを作成する際に留意すべき要素はたくさんあり、誤差が大きくなります。 しかし、結局のところ、それは完璧ではありません。 それは効果的なコミュニケーションについてです。
「人々は、あなたがこの巨大な語彙とこれらの完全に構造化された文章を備えたこの完璧なコミュニケーターである必要があるというこのプレッシャーを感じていると思います。 そして、あなたはたった2人でコミュニケーションを取っているので、それが常に当てはまるかどうかはわかりません」とフリーランスのライター、ブーガードは言います。
Grammarlyのその他の記事：
- Grammarlyはどのように機能しますか？
- Grammarlyが学習にどのように役立つか
- Grammarlyのトーン検出器に会う
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