メールの過負荷を文法的に解決する 5 つの方法

勤務時間中、絶えず送られてくるメールやメッセージに圧倒されてしまいがちです。チームが分散し、リモートワークが増えると、デスクサイドでの簡単な会話が減り、チャット メッセージや電子メールのやり取りが増えます。ハリス世論調査の調査によると、専門家は週の労働時間の 25% 近くを電子メールやチャット メッセージに返信するだけで費やしています。このメッセージ過多により、実際の仕事を完了するために必要な時間が確保できなくなるため、専門家がこれまで以上にストレスを感じるのも不思議ではありません。

電子メールは生産性を低下させるものではなく、むしろプロフェッショナルが仕事を前進させるのに役立つツールであるべきです。そのため、Grammarly は、専門家が毎日の電子メールやメッセージを迅速かつ自信を持って処理できるようにするいくつかの機能の作成に重点を置いています。この記事を読んで、最初から要点を伝えるメールを作成するのに Grammarly がどのように役立つかを学びましょう。

メールが初めてでも簡単に理解できるようにする

電子メールの過負荷は、多くの場合、コミュニケーションミスの症状です。ハリス世論調査では、ナレッジ ワーカーの 100% が少なくとも週に 1 回はコミュニケーションの誤りを経験しており、4 人に 1 人が 1 日に複数回のコミュニケーションの誤りを報告していることも明らかになりました。考えてみてください。わかりにくい電子メールを 1 通送信すると、メッセージを明確にする必要がある追加の電子メールがすぐに 5 通受信される可能性があります。

Grammarly では、メールの段落全体をすばやく書き直すことで、この不要なやり取りを減らすことができます。 Grammarly が段落を改善する機会を特定すると、文章の左側に赤いサイドバーが表示されます。サイドバーの上にマウスを置くと、洗練されて明確になった段落の新しいバージョンを受け入れることができます。

メッセージを瞬時に磨き上げます

すべてのメッセージを再読み込みして編集するには時間がかかります。タイプミスを直したり、文法の間違いを修正したりするために立ち止まると、集中力が途切れてしまいます。代わりに、入力しながら文章を磨くことができた場合を想像してみてください。クイックフィックスを使用すると、1 回のキーストロークで文章を鮮明にすることができます。指がキーボードから離れることはなく、書きながら間違いがすぐに修正されます。

これまでよりも早くメールに返信する

受信箱の過負荷に対処する最も簡単な方法の 1 つは、電子メールにすぐに返信することです。わずか数分でこれを行うことができれば、メールがより大きな To-Do リスト項目に成長するのを防ぐことができます。ただし、メールを読んで最適な返信方法を検討し、実際にメールを書く時間が必要なため、すぐに返信するのは難しい場合があります。

Grammarly は、迅速な返信によってこのプロセスを加速するのに役立ちます。 Grammarly は、送信者のメッセージと口調を要約することでメールの概要を提供し、返信方法を迅速に決定できるようにします。また、Grammarly は、電子メール スレッドのコンテキストに基づいて、思慮深い返信のためのオプションを即座に提案します。

適切な情報を含めることでフォローアップを削減します

すべての重要な情報を含めることで、不必要なやり取りを避けることができます。これは受信トレイをゼロに近づけるだけでなく、チームの連携がより早くなることも意味します。しかし、何が説得力や影響力を与えるのかを理解するのは難しい場合があります。

Grammarly の戦略的提案は、読者の質問や懸念を予測するのに役立ちます。十分なコンテキストとデータを提供する、不足している期限を追加する、「だから何」を共有する、または問題の解決策を提供するなど、事前にギャップを特定して埋めることができるようになりました。

タブ間を切り替えることなく、順調に進みます

会議フォローアップ メールの送信は非常に簡単に思えますが、すぐに複数のステップと複数のアプリを使用するプロセスになる可能性があります。 Outlook で電子メールを作成しながら、Microsoft 365 に切り替えて正しいドキュメントにリンクしたり、Calendly に移動してフォローアップ会議のリンクを提供したり、プロジェクト管理ツールに移動してタスクにリンクしたりすることもできます。これらのさまざまなツールをすべて切り替えると、簡単なメールが 30 分の作業に変わってしまう可能性があります。

アプリ アクションを使用すると、メールやチャット メッセージを作成するときに主要なアプリにアクセスできます。 Calendy、Asana、または Google Drive に切り替えて集中力を切るのではなく、執筆中のどこからでも Grammarly を開いて、すでに執筆中のワークフローの次のステップに進むために必要な統合アプリのアクションを選択できます。

Grammarly でメールの過負荷を解消する

電子メールとチャット メッセージは、コミュニケーションを取り、仕事を進めるための重要なチャネルであり続けます。しかし、これは、電子メールに一日を支配されるべきだという意味ではありません。 Grammarly をそばに置くと、メッセージを簡単に確認できるので、最も重要な作業に戻ることができます。