フォローアップメールをうまく書くための 6 つのヒント

専門的な世界では、会話にフォローアップ メールが含まれることがよくあります。会議の議題を再検討したり、取り組んでいるプロジェクトについて同僚に思い出させたり、見込み顧客と複数回やり取りして連絡を取ったりする必要がある場合があります。

フォローアップメールとは何ですか?

フォローアップ メールは、受信者の関心を維持するために送信されるメールです。フォローアップ メールは、会話を受信者の注意を引く必要があるほぼすべてのシナリオで作成できます。以下にいくつかの例を示します。

• 面接後の仕事についてのフォローアップ
• 提出した申請書のフォローアップ
• あなたがしたリクエストや質問についてのフォローアップ
• プロジェクトのステータスをチェックインする

ほとんどの場合、フォローアップ メールは直接的かつ簡潔で、プロフェッショナルな口調を使用する必要があります。

電話、メッセージ、または直接の会話の後に、相手と再び関わるためにフォローアップ メールを送信することもできます。口頭での会話の後にフォローアップの電子メールを送信して、そのトピックを文書化することは珍しいことではありません。

フォローアップメールの目的は何ですか?

場合によっては、電子メールがすり抜けて返信されないことがあります。場合によっては、電子メールで口頭での会話を続ける必要があります。どちらのシナリオでも、よく書かれた自信に満ちたフォローアップ メールは、件名を常に念頭に置きます。

フォローアップ メールは、次のようなさまざまな目的に役立ちます。

• コンバージョン率の向上
• 見込み顧客との関わり
• 電話と会議のスケジュール設定
• プロジェクトの管理

フォローアップメールの形式

件名

電子メールの件名行は、受信者が電子メールを開く前に受信トレイに表示される短いテキスト行です。だからこそ、簡潔でキャッチーである必要があります。

オープニング

電子メールの冒頭は最初のセクションです。これには 2 つのコンポーネントがあります。

• 挨拶
• 最初の段落

メールの挨拶文は受信者に宛てた部分です。彼らの名前と挨拶を組み合わせてください:

• こんにちは[名前]
• 親愛なる[名前]様
• こんにちは[名前]

一般に、電子メールを個人の名前だけで始めることはカジュアルであると見なされ、場合によっては失礼であると見なされます。どのような挨拶をすればよいかわからない場合は、「Dear」または「Hello」を使用するのが最善の策です。

次は短い導入段落で、1 文か 2 文になります。受信者に今のトピックをすぐに思い出させ、その後に続くテキストを読むほど興味を持たせてください。

体

ここで、フォローアップに関する詳細情報を提供します。たとえば、あなたのオファーがなぜお得なのかを見込み顧客に思い出させたり、フォローアップしている会議の概要を簡単に要約したりすることができます。

CTA

行動喚起 (CTA) は、受信者に次に何をすべきかを伝えるフォローアップ メールの一部です。行動喚起の例を次に示します。

• 折り返し電話してください
• 興味があればお知らせください
• 会議をスケジュールする
• タスクが完了したことを確認する

終わりに

メールの締めくくりは、フォローアップした理由を繰り返し述べる部分であり、CTA も含まれます。

あなたの名前と、電話番号など、受信者が必要とする可能性のある連絡先情報も必ず含めてください。

フォローアップメールを書く: 6 つのヒントとコツ

1目的を決める（意図を明確にする）

フォローアップメールの仕事は、応答を引き出すことです。メールを書く前に、どのような返事を返したいかを決めてください。以下にいくつかの例を示します。

• 電話または会議のスケジュールを設定する
• 製品またはサービスを購入する
• 質問に答える

目的を念頭に置くと、必要なことを明確に伝えるフォローアップ メールを書きやすくなります。

2注目を集める件名を書く

クリックベイトであってはなりませんが、件名は受信者の注意を引き、クリックさせる必要があります。人々は毎日たくさんのメールを受け取るので、件名は騒音に埋もれないように十分大きな声で伝える必要があります。

通常、件名は 60 文字以下にします。

3冒頭行にコンテキストを入力します

フォローアップ メールでは、冒頭の行で受信者にフォローアップの理由をすぐに伝える必要があります。人々は毎日大量のメールを受信するため、受信者はリマインダーを使用できることを覚えておいてください。

4メッセージに価値を加えます。それは彼らにとって何になりますか?

フォローアップ メールでは、受信者が返信する理由を説明する必要があります。たとえば、見込み客へのフォローアップで、一定の期間内に購入しないと見逃すことになる期間限定のオファーについて言及することができます。

5行動喚起で終わります

行動喚起は明確かつ直接的である必要があります。言葉のヘッジや不必要な詳細やオプションは避けてください。たとえば、「機会があればお気軽に電話またはメールしてください」の代わりに、「できるだけ早く電話してください」と書きます。明確で直接的な言葉を使えば、受信者がメッセージを誤解する可能性は低くなります。

6送信する前に校正する

フォローアップ メールを書き終えたら、注意深く読んで、単語のスペルミスや不明瞭な単語の選択などの間違いが含まれていないことを確認してください。

フォローアップメールの例

親愛なるヨハン様

先週の木曜日にあなたと話せてとても楽しかったです。来月の私の Econ 200 クラスでのあなたについてのディスカッションについて、フォローアップしたいと思います。

まだ話せるようでしたらお知らせください。今週の午後 2 時から午後 4 時の間であれば、いつでも自由にチャットできます

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フォローアップメールに関するよくある質問

フォローアップメールとは何ですか?

フォローアップ メールは、前の会話の後に誰かに再度連絡するために送信されるメールです。

フォローアップメールの目的は何ですか?

フォローアップ メールの目的は、件名を受信者の注意を再び引くようにすることです。これには、以前に始めた会話を継続したり、質問やリクエストについて思い出させたり、応募や面接など、以前に提出したものへの回答を求めたりすることが考えられます。

フォローアップメールへの返信を受け取るにはどうすればよいですか?

フォローアップ メールへの返信を得る可能性を高める 2 つの方法を次に示します。

• リクエストを明確にする
• 受信者に、応答することが最善の利益となる理由を伝える