クライアントにフォローアップメールを書く方法の10の例
公開: 2022-03-22クライアントへのフォローアップメールは、書くのが難しい場合があります。 提案を送信した後、見積もりをした後、応答を受け取らなかった後、または会議の後に、クライアントにフォローアップメールを書く方法を学びます。
電子メールはクライアントと連携するための不可欠なコミュニケーションツールですが、応答がない場合はどうなりますか？ 迅速で丁寧なフォローアップメールをクライアントに送信すると、接続を再確立して、関係を軌道に戻すことができます。
クライアントへのフォローアップメールの書き方に関するこのガイドでは、その方法を示す10の例を紹介します。 また、（ほぼ）応答が保証されている最も効果的なフォローアップメールを作成するための証拠に基づくヒントもいくつか提供します。
なぜクライアントにフォローアップメールを送信するのですか？
クライアントへの専門的なフォローアップメールは、既存または潜在的な顧客とあなたを再接続する、穏やかなリマインダーとして機能することができます。
フォローアップメールをクライアントに送信する理由はいくつかあります。たとえば、次のようなものがあります。
- 見積もり後にクライアントにフォローアップメールを送信する
- 提案を送信した後のクライアントへのフォローアップメール
- 支払いのためにクライアントへのフォローアップメール
- 見込み客へのフォローアップメール
- 会議後のメールフォローアップ
理想的な世界では、フォローアップメールは必要ありません。 しかし、労働者はデジタル通信に溺れています。つまり、毎日何百万もの電子メールが無視されています。 米国での2015年のYouGovの調査によると、平均的な成人の受信トレイには未読メッセージが500通あります。
メールへの返信が上手な人もいます。 調査によると、電子メールの70％は即時応答を受信しますが、最大30％の電子メールが受信トレイで未応答のままになる可能性があります。
ニューヨークタイムズのコラムニストで組織心理学者のアダム・グラント氏は、仕事用の電子メールを無視することは容認できないと述べていますが、それは理解できると彼は言います。 問題は、私たちのほとんどが、毎日受信する何百もの電子メールに応答する時間がないことです。
ソリューション？ クライアントにフォローアップメールを送信する。 これは、物事を軌道に戻し、ビジネスを前進させるために不可欠なツールです。
潜在的なクライアントをいつフォローアップする必要がありますか？
フォローアップメールには、期限付きのものとそうでないものの2種類があります。
たとえば、特定の日付までに例が必要な場合は、必要なときにいつでもフォローアップメールを送信する必要があります。
返信がないと、計画や進捗ができなくなるため、フォローアップメールは理解できます。 緊急の場合は、同じ日にメールを送信する必要がありますが、それで問題ありません。
メールに期限がない場合は、フォローアップを送信する前に2〜3営業日待つことをお勧めします。 このアプローチについては、販売フォローアップメールの書き方に関するブログ投稿で詳しく説明しています。 私たちの多くは、受信トレイ内の未読メールを処理するための戦略を持っています。たとえば、特定の時間に返信するなどです。このギャップにより、返信する時間が与えられます。
最初の連絡から3日後のフォローアップにより、あなたは彼らの心に新鮮であることが保証されます。 すぐに、そしてあなたは必死に見えるかもしれません。
必死に見えることなく、どのようにクライアントをフォローアップしますか？
あなたの電子メールが無視された場合、それは不安感を生み出す可能性がある、とJournal of OccupationalHealthPsychologyの研究者は言います。 私たちの多くは、個人的に反応の欠如を受け入れることができますが、そうすべきではありません。
誰かがあなたのメールに返信しなかった理由はたくさんあります。 彼らは休暇中か、病気を経験したか、単に忙しすぎた可能性があります。 さらに詳しく知りたい場合は、フォーブスのジャーナリストであるエイミーモーリンが、メールに常に返信されるとは限らない理由について興味深い洞察を持っています。
あなたはあなたのメッセージの重要性に自信を持っている必要があります。 あなたの電子メールが必死に見えないようにするために、あなたは正しい口調を打つ必要があります。 これを以下の例で説明します。 もちろん、適切なタイミングで送信する必要もあります。
Hubspotによると、午前10時と午後1時に送信される電子メールの開封率が最も高いため、電子メールをインテリジェントに処理することで最良の結果を得ることができます。 また、研究者によると、営業日以外にメールを送信しないでください。
メールが見落とされた理由については上記で説明しましたが、2回目のフォローアップメールを送信する必要がありますか？ はい、そうすべきです。
しかし、どのように？ よく見てみましょう。
クライアントに効果的なフォローアップメールを書くための5つのヒント
- 短くする：メールの推定81％がモバイルデバイスで読まれるので、短くして、すぐに要点をつかんでください。
- タイミングが重要： 週末や営業時間外ではなく、日中の適切な時間に送信してください。 フォローアップメールを送信する前に2〜3日待ちます（より早く応答が必要な場合を除く）。
- 個人的であること：以下に示すような電子メールフォローアップテンプレートは優れた出発点ですが、より強力な接続を作成するために電子メールをパーソナライズする必要があります。
- タイミングを含める：応答が必要な場合は、日付と時刻を明示してください。 クライアントに情報を要求する場合は、必要なものと時期を正確に伝えてください。 データをどうするかを彼らに伝えることを忘れないでください。
- 未来に焦点を当てる：返事がないために説明を求める必要はありません。 将来の関係に焦点を当てます。
これらのヒントは、より良いフォローアップメールを作成するための常識的なヒントを提供します。 以前の投稿で説明したように、プロのメールを作成するための基本事項や、メールの開始方法やメールの終了方法などの特定の側面については説明しません。
クライアントへのフォローアップメールサンプル
次のセクションでは、フォローアップメールサンプルの10サンプルをクライアントに提供します。ここでは、これを実践している様子を見ることができます。
提案を送信した後のクライアントへのフォローアップメールのサンプル
提案を送信した後、クライアントへのフォローアップメールは、常に延長する必要がある一般的な礼儀です。 プロポーザルを送信してから約2〜3日後に、プロポーザルのフォローアップメールをクライアントに送信することをお勧めします。 ただし、提出期限が限られている場合は、提案を送信した後、より早くクライアントにフォローアップメールを送信できます）。
これは、提案後のクライアントへのフォローアップメールの例です。
見積もり後のクライアントへのフォローアップメール
見積もり後のクライアントへのフォローアップメールは、上記のメールの例と似ています。 それでも、コンテンツやコンテキストではなく、作業のコストに重点を置く可能性があります。 場合によっては、見積もりを送信した後、フォローアップメールで割引または柔軟な支払い条件をクライアントに提供することができます。
見積もりサンプル後のクライアントへのフォローアップメールは次のとおりです。
クライアントへの支払いフォローアップメール
クライアントまたは顧客が請求書の決済に失敗した場合は、支払いのためにクライアントに丁寧なフォローアップメールを送信することが最初の選択肢になります。 誰かが請求書を支払わなかった理由はたくさんあるので、フォローアップメールは非常に明確でわかりやすいものにすることをお勧めします。 あなたは詳細に入る必要はありません、単にあなたの要求を述べて、謝罪を提供しません。
応答がない場合のクライアントへのフォローアップメール
クライアントが冷たくなり、電子メールに応答できない場合があります。 応答しないクライアントに応答させる方法の問題は困難です。 クライアント、個人、組織はそれぞれ異なるため、このフォローアップメールを応答のないクライアントにパーソナライズしてから送信してください。
見込み顧客へのフォローアップメールのサンプル
見込み客にフォローアップメールを送信することは、注意と機密性に注意を払います。 あなたはクライアントにあなたが本気であることを知ってもらいたいのですが、必死に見えたくないのです。 それは、私たちが以前に書いた、正しい声のトーンを見つけることです。
見込み客のテンプレートへのこのフォローアップメールは、応答していない人に簡単なリマインダーを提供します。
見込み客のサンプルへのフォローアップメールをチェックしてください。
会議後のクライアントへのフォローアップメール
会議後のクライアントへの友好的なフォローアップメールは、標準的なビジネス慣行です。 会議後にクライアントに電子メールを送信する際のルールは、ここにある他の例ほど確立されていません。 会議で作成したつながりを構築したい場合は、個性を取り入れることができます。
これは、会議後のクライアントへのフォローアップメールのサンプルです。
電話後のクライアントへのフォローアップメール
電話後のクライアントへのフォローアップメールは、上記のメールサンプルと同様です。 あなたはすでにその人と話しているので、それは彼らにそのつながりを思い出させ、さらなる連絡を促すことです。 電話の直後にクライアントにフォローアップメールを送信することが不可欠です。 必要に応じて、電話を置いてから数分後にメールを送信するのが適切な場合もあります。
ドキュメントのクライアントへのフォローアップメール
顧客があなたにいくつかの情報を送ることを約束したが、彼らがそうしなかった場合、文書のためにクライアントに焦点を合わせたフォローアップメールがあなたに必要なものを手に入れるはずです。 受信者を困らせたり動揺させたりしないでください。事実に固執し、将来に焦点を合わせてください。
古いクライアントへのフォローアップメール
古いクライアントへのよく書かれたターゲットを絞ったフォローアップメールは、以前の顧客との関係を再構築するのに役立ちます。 多くの場合、新しい顧客を見つけるよりも、古い顧客と再接続する方が簡単です。
あなたは電子メールを送ることによって失うものは何もありません。 これは、古いクライアントへのフォローアップメールの例です。
クライアントへの2回目のフォローアップメール
最初のフォローアップに対して応答がない場合は、2番目のフォローアップメールをクライアントに送信することを検討してください。 この例は前の例と似ています。 それでも、それはあなたがすでに彼らに連絡を取り、返事を待っていることを認めます。
クライアントへのフォローアップメールテンプレート
私たちのベストプラクティスと例に従えば、クライアントにフォローアップメールを書くことは難しくありません。 このブログ投稿で紹介されているXのサンプルは、クライアントと機会を反映するように常にパーソナライズする必要があるフレームワークを提供します。 ただし、さらに簡単な方法があります。 Flowriteは、AIを利用したライティングツールであり、指示をすぐに送信できる電子メールやパーソナライズされたメッセージに変換します。 コミュニケーションの未来をどのように推進するかについては、以下の例を参照してください。
クライアントにフォローアップメールを書く方法についてまだ躊躇していますか？ 私たちはそうしないことを望みます。 次回、見積もり、提案の送信、会議、電話、応答の受信なし、または支払い、提案、ドキュメントの後にクライアントにフォローアップメールを送信する必要がある場合は、例を念頭に置くか、Flowriteとメールテンプレートを使用して、クライアントへのフォローアップを作成します。