挨拶から承認まで: 効果的なフォーマルメールの書き方
公開: 2023-08-10ほとんどの場合、仕事上のメールは正式なメールです。正式な電子メールは、専門家または学者の間で、その仕事に関連する情報が含まれる電子メールです。正式な電子メールでは専門的な言葉が使用され、特定の正式な電子メール形式に準拠します。
正式なメールとは何ですか?
正式な電子メールは、専門的な言葉を使用し、専門的または学術的なメッセージを伝える電子メールです。
時間が経つと、同僚やクラスメートとよりカジュアルなメールを送信できるようになるかもしれません。これは、彼らとの関係や、業界、分野、または企業文化によって異なります。ほとんどの場合、新しいつながり、上司、組織外の個人に送信される電子メールは正式な電子メールです。
正式なメールをいつ書くべきか
フォーマルなメールは次のような場合に使用されます。
- ビジネスに関するお問い合わせ
- 辞任
- 求人情報
- セールストーク
- 終了
- お詫び
- 専門家の紹介
- 専門的かつ学術的な議論
- フォローアップ
正式なメールはどのように構成されていますか?
正式な電子メールの形式は、送受信するほぼすべての正式な電子メールで使用される一貫した構造です。電子メールによって若干の違いがある場合がありますが、標準的な正式な電子メール形式には次の要素が含まれます。
- 件名
- 挨拶
- 体
- 終わりに
- サイン
フォーマルなメールを書くための 6 つのステップ
1件名を直接書きます
強力な件名は受信者の注意を引き、もっと読みたいと思わせることができます。正式な電子メールの場合、件名には電子メールのトピックと、日付、時刻、ニーズなどの関連詳細が正確に記載されます。たとえば、通話のスケジュールを尋ねる電子メールの件名は次のようになります。
- 今週の木曜日に電話するのに15分ほどお時間をいただけますか?
2受信者に挨拶して呼びかけます。
受信者に適切なアドレスを指定して電子メールを開始します。 1 人のみに宛てる場合は、フルネームまたは姓を適切な敬称を付けて使用します。複数の人々にメールを送信する場合は、「Dear Team」のような挨拶を使用します。
フォーマルなメールではプロフェッショナルな口調が鍵となるため、プロフェッショナルな挨拶を心がけてください。適切な正式な電子メール挨拶には次のようなものがあります。
- 親愛なる
- こんにちは
- こんにちは
3自分の主張を明確にする
メールの冒頭で目的を明確に述べてください。たとえば、求人情報について問い合わせている場合は、最初の数行でそのポジションと求人情報を見つけた場所について言及します。退職メールの場合は、最初の段落でその旨を明確にしましょう。
4簡潔にまとめる
各メールでは 1 つのトピックに焦点を当てます。こうすることで、受信者側で誤解が生じる可能性が低くなります。
5プロフェッショナルな態度を維持する
フォーマルなメールでは、常にプロフェッショナルな口調を使用してください。カジュアルな言葉遣い、冗長な文章、標準的でない文法は避けてください。
6プロフェッショナルなクロージングで終了
正式なメールをプロフェッショナルな挨拶で始めたのと同じように、メールもプロフェッショナルな結びで終わります。これには次の承認が含まれます。
- 心から
- よろしくお願いします
- 最高
- ありがとう
最後に専門的な署名を付けます。これはあなたの名前、役職、連絡先情報である場合もあれば、ソーシャル メディアのリンク、会社のロゴ、インスピレーションを与える引用文を含む署名ブロックである場合もあります。ほとんどの電子メール署名は、これらの間のどこかに当てはまります。重要なのは、受信者に応答を作成するために必要なすべての情報を提供することです。
正式なメールに含めてはいけない内容
正式な電子メールを作成するときは、受信者が自分の専門分野に属していない場合は、業界用語などの混乱を招く可能性のある言葉や用語を避けてください。
他に避けるべきことは次のとおりです。
- ニックネーム
- カジュアルな挨拶（「やあ」、「どうしたの」など）
- 絵文字
- 間接的な表現
- スラング
- パスワードやアカウント番号などの機密情報 (電子メールは安全な通信手段ではありません)
そしてもちろん、スペルや文法の間違いも避けてください。このため、すべてのメールを送信する前に校正することが非常に重要です。単純なタイプミスによってメッセージが損なわれる可能性があります。
正式な電子メールの例
親愛なるハンドラーさん、
昨日はインタビューを受けていただき、誠にありがとうございました。私にお会いして、Keyloxxi の日常業務について透明性を持って説明していただくために時間を割いていただき、ありがとうございます。
私をそのポジションとして検討していただければ幸いです。私にはサイバーセキュリティの経験があるため、Keyloxxi に最適であると確信しています。さらにご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
ベスト、ナタリア・コルドーネ (555) 555-5555
こんにちは、チーム、
私はCFOの職を辞任することにしました。簡単な選択ではありませんでしたが、現時点では自分の健康と幸福を優先する必要があります。
私の後継者はまだ特定されていませんが、捜索中ですのでご安心ください。候補者が選出されると、あなたが最初に知ることになります。
素晴らしいチームとして一緒に仕事ができてありがとう。この 10 年間は素晴らしいものでした。会社が次に何をするのか楽しみにしています。
敬具、フランシス・シーダーホルム
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フォーマルメールに関するよくある質問
正式なメールとは何ですか?
正式な電子メールは、専門家または学者の間で、その仕事に関連する情報が含まれる電子メールです。フォーマルなメールは直接的かつ簡潔にし、フォーマルな言葉を使用する必要があります。インフォーマルな言葉、スラング、専門用語は避けるべきです。
正式なメールはどれくらいの長さが必要ですか?
一般に、正式な電子メールは 200 ワード以下にする必要があります。
正式なメールには何を含めるべきですか?
- 直接的な件名
- 適切な挨拶
- 簡潔で焦点を絞った本文の段落 1 つまたは 2 つ
- 丁寧な締めくくり
- 署名