自信を持ってメールを送信する: 文法的にメールを改善する 3 つの方法
公開: 2023-02-28明確でプロフェッショナルなメールを書くことで、同僚、クライアント、またはマネージャーの目にどれだけ有能に見えるかを改善できます. ただし、これは、特に間違った言葉や感情を明確にしたり、受信者の反応をリアルタイムで読んだり、送信後にメールを作り直したりできないため、メールが不安や不安の原因になることが多いことを意味します.
幸いなことに、Grammarly は自信を持って仕事のメールを書くのに役立ちます。 タイプミスをなくし、紛らわしい文章を書き直して、メッセージのトーンを決めます。これにより、送信ボタンを押した後に自分自身を再確認する必要がなくなります。
文法、スペル、句読点の間違いをなくす
メールを送信してすぐに、タイプミス、間違った文法、または重要な句読点の追加を忘れたことに気付いたことはありませんか? この種の間違いは、絶え間なく流れてくる電子メールに追いつこうとするすべての専門家に起こります。 マルチタスクを行っているときにすばやく返信を入力したり、会議の合間の短い休憩中に返信を絞り込んだりすることがよくあります。 どちらのシナリオでも、気が散って間違いを犯しやすくなります。
句読点、文法、つづりの間違いは、洗練されたプロフェッショナルなメールの印象を損なう可能性があります。 幸いなことに、Grammarly はフラグを立て、これらのタイプの間違いを数秒で修正するのに役立ちます。
例:現在、リソースが少なくなっていますが、これが発売計画に大きな影響を与えないことを願っています。
提案:リソースが少ないため、これが発売計画にあまり影響しないことを願っています。
コンマの欠落、less vs. less、affect vs effect は、一般的な文法とスペルの間違いです。 このようなエラーを文法的に識別して修正できるため、自信を持ってメールを送信できます。
全文を書き換えて構文を滑らかにする
職場でメールを書く際の主な課題の 1 つは、簡潔さとメッセージを適切に伝えることの適切なバランスを見つけることです。 長くて複雑な文は混乱を招く可能性があり、人々があなたのメールを飛ばしたり読んだりするよう促す可能性があります. これにより、同僚やクライアントとの間で誤解が生じたり、時間のかかるやり取りが発生したりする可能性があります。
もちろん、はっきりと書くことは、思ったほど簡単ではありません。 頭の中で何かが理にかなっているかもしれませんが、それを書き留めると、いつも同じように出くわすとは限りません。 そして、急いで書いているときに自分の考えを言葉で伝えることはさらに困難です。 そのため、私たちはしばしば、過度に冗長な文や実行された文を電子メールで送信することになりますが、それらを修正する時間も忍耐もありません。
Grammarly Premium を使用すると、メッセージが明確であることに自信を持つことができます。 Grammarly Premium は、長すぎる文やわかりにくい文を特定するだけでなく、文全体を書き直して要点を理解しやすくすることで、編集プロセスを合理化するのにも役立ちます。
例:デモを録画して、あなたやあなたの同僚が関心のある他の人と共有できるようにします。
文法:この文は受動態を使用しており、能動態に変更する方が簡単です。
提案:デモを録画して、あなたやあなたの同僚が関心のある他の人と共有できるようにします。
適切なトーンを打つ
重要なメールを読み直して、自分のトーンが意図したとおりに伝わっていることを確認したことがあるかもしれません。 文章のトーンは、人々があなたのメッセージをどのように受け取るかに影響を与え、同僚やクライアントとの関係に影響を与える可能性があります。 ただし、声や顔の表情を使って相手の意図を伝えることができないため、書面によるコミュニケーションでは口調が難しくなります。 このコンテキストがないと、受信者はあなたの口調を誤解する可能性があります。
Grammarly Premium のトーンの書き直しの提案により、トーンが誤解されている可能性のある文を特定し、より親しみやすく、自信に満ちた、またはポジティブに聞こえるように書き直すことができます。
例:キャンペーンの結果は期待に沿うものではありませんでしたが、パフォーマンスを改善するためにできる調整がいくつかあります。
文法:この文はあまり自信がないように聞こえます。メールに含めると、強力な計画がないかのように関係者に感じさせる可能性があります。「私は思う」や「おそらく」などのヘッジ用語を削除すると、電子メールがより自信を持って聞こえるようになり、信頼を築くのに役立ちます。
提案:キャンペーンの結果はまだ期待に応えられていませんが、パフォーマンスを改善するためにできる調整がいくつかあります。
明確で簡潔で効果的なメールを簡単に書く
仕事のメールを送ることが不安やストレスの原因になるとは限りません。 コンマをどこに置くべきか、正しい単語を使用したかどうか、または自分のトーンがどのように伝わっているかがわからない場合は、Grammarly が役立ちます。 当社のライティング支援により、自信を持ってコミュニケーションを取ることができるため、メールがどのように受信されるかを心配する時間を減らし、残りの作業に集中する時間を増やすことができます。