スタイルガイドはチームがプロフェッショナルであり続けるためにどのように役立つか

中小企業やチームを運営することは、非常にやりがいのあることです。柔軟性と官僚主義の欠如を享受し、大規模な親会社から独立して意思決定を行うことができます。すべての顧客が重要であることを知っているため、製品を慎重に作成したり、サービスをパーソナライズしたりできます。その代償として、小規模なチームには、コミュニケーションを含むビジネスのあらゆる側面を監督し、改善するための時間、人材、予算が常にあるわけではありません。スタイル ガイドは、小規模チームが顧客に明確で一貫したメッセージを伝えるのに役立ちます。

スタイルガイドが適切に実行されれば、企業が社内外で一貫した存在感を維持するための羅針盤として機能します。どこから始めればよいかわかりませんか?ここでは、スタイル ガイドについて知っておくべきこと、および会社向けにスタイル ガイドを作成して実装する方法についてすべて説明します。

スタイルガイドとは何ですか?

スタイルガイドは、企業の書面によるコミュニケーションに関するルールとガイドラインを含む文書です。このガイドには、声、口調、スタイルなど、いくつかの種類のルールが含まれています。チームのメンバーがコンテンツを作成して公開したいと考えているとします。スタイル ガイドは、ビジネスに関わるすべての人とコミュニケーションをとる際に、一貫した発言を実現するのに役立ちます。

あなたのビジネスにスタイルガイドが必要なのはなぜですか?

スタイル ガイドは、チームが顧客とのあらゆるコミュニケーションにおいて信頼できる北極星であると考えてください。

スタイル ガイドはビジネスの一貫性を保つのに役立ちますが、これはいくつかの理由から重要です。適切に構造化されたスタイル ガイドは、競合他社から目立つようにするのに役立ち、統一された表現により、顧客はあなたのビジネスをよく知っていると感じることができます。従業員が一貫して連携していれば、顧客はあなたのビジネスに何を期待できるかを常に知ることができます。

スタイル ガイドは、フリーランスの人材やサードパーティの代理店と協力する小規模なチームにも役立ちます。スタイル ガイドは、フリーランサーや請負業者がシームレスなコンテンツを作成するためのライティング スタイルを理解し、貴重な編集時間を節約するのに役立ちます。このチームが以前の査読プロセスと比較して、編集時間をどのように最大 66 パーセント削減したかをご覧ください。

スタイルガイドにはどのような要素を含める必要がありますか?

効果的なスタイル ガイドを作成するには、特定の要素が必要です。ここでは、すべてのスタイル ガイドが成功するために含める必要がある 7 つの主要なコンポーネントを示します。

1全社アクセス

よくある誤解は、スタイル ガイドはマーケティング チームまたは執筆チームのみを対象としているということです。完全ではありません。スタイル ガイドは全社で共有されるべきです。小規模なチームでは、全員がお互いや顧客とのコミュニケーションを含め、ビジネスにおいて重要な役割を果たしているため、チーム全体がルールやガイドラインにアクセスし、理解していることが重要です。リーダーはチームにスタイル ガイドの使用を奨励し、その重要性を説明し、ドキュメントの場所 (共有ファイル ドライブ、Google ドキュメントなど) を共有する必要があります。ビジネスのために文章を書くときに自信を与えるツールとして、スタイル ガイドを中心にチームを結集させましょう。

2文法規則

文法は、最もプロのライターでも時々間違えることがあります。非常に簡潔な段落を使用して、ビジネスで正しく理解することが特に重要であると考えられる文法ルールをライターに指示します。 The AP Stylebook を使用する場合でも、The Chicago Manual of Style を使用する場合でも、選択したマニュアルの基本について 3 ～ 4 ページを含めてください。これには、「影響」と「効果」、「誰と誰」、「悪い」と「悪い」、「あまり」と「～」など、誤用されやすい単語の違いが含まれる場合があります。

3句読点

句読点の規則はスタイルの問題として異なる場合があります。たとえば、さまざまな企業が複合語をハイフンありまたはなしで使用している場合があり、日付のラベル付けはいくつかの正しい方法で行うことができます。人や会社はそれぞれ独自のスタイルを持っているため、スタイル ガイドは標準を確立するのに最適です。スタイル ガイドで、オックスフォード カンマ、引用符の使用方法、em ダッシュと en ダッシュの使用方法が説明されていることを確認してください。

4声と口調

声と口調は、プロフェッショナルなコミュニケーションの中核となる原則です。一貫した声と口調でコミュニケーションを行うと、顧客に良い印象を与えることができます。ランディング ページを書いている場合でも、ブログ投稿を作成している場合でも、声と口調について明確に説明されたガイドラインによって、さまざまなコンテンツ部分をつなぎ合わせることができます。

スタイル ガイドは、チームがどのようなトーンが受け入れられるか、または好まれるか、どの言語を避けるべきかを明確に示すのに役立ちます。スタイルガイドで、理想の声とトーンを定義します。フレンドリーでありながらプロフェッショナルであるように、あるいは現実的で有益であるように思われたいのかもしれません。たとえチームを作り始めたばかりであっても、自分のビジネスをどのように響かせ、他の人にどのように感じてもらいたいかを早い段階で定義しておくことは、長期的には有益です。

5チャンネルのガイドライン

コンテンツを作成するチャネルに応じて、スタイルとフォーマットは異なります。たとえば、280 文字しか書けない場合があります。これにより、組織名を詳しく説明する余地があるかどうか、またはその頭字語を使用するかどうかが変わる可能性があります。複数のソーシャル メディア チャネルがある場合は、スタイル ガイドにそれぞれのチャネルについて明確な指示が記載されていることを確認してください。あなたの会社がくだけた言葉や絵文字を使用しているか、オンラインで常に真剣でプロフェッショナルであるかどうかは、スタイルガイドに記載する必要があります。

6対象となるお客様に関する情報

小規模なチームは通常、対象顧客に関する情報を持っていますが、中心となる顧客を実験し、改良する発見段階にあることもあります。ターゲットとなる視聴者や購入者（彼らが誰なのか、どこで働いているのか、どのチャネルを使用しているのか）を定義すると、彼らのニーズに合わせてコミュニケーションをパーソナライズするのに役立ちます。たとえば、一部の企業は顧客とのコミュニケーションに業界用語を使用する傾向があります。対象読者を定義すると、スタイル ガイドが決まり、メールやソーシャル メディアの投稿を書くときに業界のバズワードを避けるよう促すことができます。これにより、ライターやチームメンバーが話している聴衆を理解できるようになります。チームが視聴者を理解すると、新しい顧客を感動させ、引き付けるカスタム エクスペリエンスを作成できます。

チームのスタイルガイドを作成する方法

スタイル ガイドに含まれる要素を理解したところで、スタイル ガイドを作成するときに含めるべき内容の概要を次に示します。

• 使命と価値観:ビジネスの使命宣言と価値観を明確に定義することから始めます。

• 聴衆:聴衆、関与したいと考えている人、およびその理由を述べます。ターゲット顧客を考慮してください。

• 声とトーン:会社の声とトーンを説明し、それを使用して聴衆にどのように認識されるかを定義します。

• 差別化要因:あなたのビジネスをユニークなものにする理由と、あなたの事業において最も優れている理由を共有します。

• 競合他社:これは簡単なセクションになる可能性があります。独自の価値提案を維持するには、競合他社の基本的な理解を得ることが役立ちます。

• 一般的なコピー スタイル:どのスタイル マニュアルに準拠するかを定義します。 The Chicago Manual of Style (オックスフォード カンマ支持) または AP スタイルブック (オックスフォード カンマ省略) のどちらから引用しても、スタイル マニュアルはチームが単語の使用、文法、句読点をナビゲートするのに役立ちます。

Grammarly Business がどのように役立つか

ご覧のとおり、スタイル ガイドを最初から作成するのは簡単な作業ではありません。作成と実装には時間がかかる場合があります。では、帯域幅が少ない場合、小規模チームはどのようにして実用的でスケーラブルなスタイル ガイドを開発できるのでしょうか? Grammarly Business のようなスマートなソリューションを活用することで、煩わしさや当て推量を排除します。

Grammarly Business は、中小企業のリーダーに、従業員にリアルタイムで提案できる動的なスタイル ガイド ソリューションを提供します。顧客や購読者とのあらゆるコミュニケーションを監視することなく、専門的かつ一貫してビジネスを表現できるので、安心していただけます。

特定の単語の選択、名前、商標、文法仕様などを追加して、Grammarly Business プラットフォーム内でスタイル ガイドのコンテンツをカスタマイズします。スタイル ガイド機能は、一貫性を維持しながら、明瞭さ、正確さ、エンゲージメント、トーンを向上させるための提案を従業員に提供します。

さまざまな請負業者からのコミュニケーションを管理する際に、執筆と編集の時間を節約できます。 Grammarly Business のスタイル ガイドを使用すると、小規模なチームがコミュニケーションの取り組みを効率化し、ビジネス目標の達成とより多くの顧客へのリーチに集中できます。