スタイルガイドがチームのプロフェッショナル性を維持するのにどのように役立つか

中小企業やチームを運営することは非常にやりがいがあります。 あなたは柔軟性と官僚主義の欠如を楽しんでおり、大規模な親会社から独立して決定を下すことができます。 すべての顧客が重要であることを知っているので、注意して製品を作成したり、サービスをパーソナライズしたりできます。 トレードオフは、小さなチームが、コミュニケーションを含むビジネスのあらゆる側面を監視および改善するための時間、人員、または予算を常に持っているとは限らないことです。 スタイルガイドは、小規模なチームが明確で一貫性のあるメッセージを顧客に届けるのに役立ちます。

うまく実行されると、スタイルガイドは企業が社内外で一貫した存在感を維持するための羅針盤として機能します。 どこから始めればいいのかわからない？ ここでは、スタイルガイドについて知っておく必要のあるすべてのことと、スタイルガイドを作成して会社に実装する方法について説明します。

スタイルガイドとは何ですか？

スタイルガイドは、会社の書面によるコミュニケーションのルールとガイドラインを含むドキュメントです。 このガイドには、音声、トーン、スタイルなど、いくつかのタイプのルールが含まれています。 チームのメンバーがコンテンツを作成して公開したいとします。 スタイルガイドは、ビジネスに携わる人とコミュニケーションをとるときに、一貫した声を出すのに役立ちます。

なぜあなたはあなたのビジネスのためのスタイルガイドを必要としますか？

スタイルガイドは、チームが顧客と向き合うすべてのコミュニケーションで信頼できるノーススターと考えてください。

スタイルガイドは、ビジネスの一貫性を維持するのに役立ちます。これは、いくつかの理由で重要です。 よく構成されたスタイルガイドは、競合他社から目立つのに役立ち、統一された音声は、顧客があなたのビジネスを知っているように感じるのに役立ちます。 従業員が一貫して調整されている場合、顧客は毎回あなたのビジネスに何を期待できるかを知っています。

スタイルガイドは、フリーランスの人材やサードパーティの代理店と協力する小規模なチームにも役立ちます。 スタイルガイドは、フリーランサーや請負業者があなたの文章スタイルに精通してシームレスなコンテンツを作成するのに役立ち、貴重な編集時間を節約します。 このチームが以前のピアレビュープロセスと比較して、編集時間を最大66％短縮した方法をご覧ください。

スタイルガイドにはどのような要素を含める必要がありますか？

効果的なスタイルガイドを作成するには、特定の要素が必要です。 ここに、成功するためにすべてのスタイルガイドに含める必要のある7つの主要なコンポーネントがあります。

1全社的なアクセス

よくある誤解は、スタイルガイドはマーケティングチームまたは執筆チーム専用であるというものです。 完全ではありません。スタイルガイドは全社的に共有する必要があります。 小さなチームでは、全員がビジネスで重要な役割を果たします。これには、相互のコミュニケーションや顧客とのコミュニケーションも含まれます。したがって、チーム全体がルールとガイドラインにアクセスして理解することが重要です。 リーダーは、チームにスタイルガイドを使用し、その重要性を説明し、ドキュメントの場所（共有ファイルドライブ、Googleドキュメントなど）を共有するように勧める必要があります。 あなたのビジネスのために書くときの自信を刺激するためのツールとして、スタイルガイドの周りにあなたのチームを結集させてください。

2文法規則

文法は、最もプロの作家でさえ時々間違えるものです。 非常に簡潔な段落を使用して、ビジネスが正しく行うために非常に重要であると感じる文法規則にライターを誘導します。 APスタイルブックまたはシカゴマニュアルオブスタイルのどちらを使用する場合でも、選択したマニュアルの基本について3〜4ページを含めてください。 これには、感情と効果、誰と誰、悪いと悪い、そしてtoなどのよく誤用される単語の違いが含まれる場合があります。

3句読点

句読点の規則は、スタイルの問題によって異なる場合があります。 たとえば、さまざまな会社がハイフン付きまたはハイフンなしの複合語を使用する場合があり、日付のラベル付けはいくつかの正しい方法で実現できます。 さまざまな人や企業がそれぞれ独自のスタイルを持っているため、スタイルガイドは標準を確立するのに最適な場所です。 スタイルガイドで、オックスフォードカンマ、引用符の使用方法、および全角ダッシュと全角ダッシュの使用方法が説明されていることを確認してください。

4声とトーン

声とトーンは、専門的なコミュニケーションの中心的な信条です。 コミュニケーションにおける一貫した声とトーンは、顧客に良い印象を与えるのに役立ちます。 ランディングページを作成している場合でもブログ投稿を作成している場合でも、音声とトーンに関する明確に概説されたガイドラインは、さまざまなコンテンツをつなぐことができます。

スタイルガイドは、チームがどのトーンを許容または優先するか、どの言語を使用しないかを明示的に示すのに役立ちます。 スタイルガイドで、理想的な声とトーンを定義します。 たぶん、あなたは友好的でありながらプロフェッショナルであるように、または現実的で有益であるように見せたいと思うでしょう。 チームを構築し始めたばかりの場合でも、長期的には、自分のビジネスをどのように健全にし、他の人に感じてもらいたいかを早い段階で定義することは有益です。

5チャンネルガイドライン

コンテンツを書いているチャンネルに応じて、スタイルとフォーマットは異なります。 たとえば、280文字しか記述できない場合があります。これにより、組織の名前を綴る余地があるかどうか、またはその頭字語を使用する余地があるかどうかが変わる可能性があります。 複数のソーシャルメディアチャネルがある場合は、スタイルガイドにそれぞれに明確な指示が記載されていることを確認してください。 あなたの会社が非公式の言葉や絵文字を使用している場合でも、常にボタンを押してオンラインでプロフェッショナルである場合でも、スタイルガイドに記載する必要があります。

6対象顧客に関する情報

小規模なチームは通常、ターゲット顧客に関する情報を持っていますが、コアオーディエンスを実験して改良する発見段階にある場合もあります。 ターゲットオーディエンスまたはバイヤー（彼らが誰であるか、彼らがどこで働いているか、そして彼らがどのチャネルを使用しているか）を定義することは、彼らのニーズに合うようにコミュニケーションをパーソナライズするのに役立ちます。 たとえば、一部の企業は、顧客とのコミュニケーションに業界用語を使用する傾向があります。 オーディエンスを定義することで、スタイルガイドに情報を提供し、メールやソーシャルメディアの投稿を書くときに業界の流行語を避けるように促すことができます。 それはあなたの作家とチームメンバーが彼らが話している聴衆を理解する力を与えることができます。 チームがオーディエンスを理解すると、カスタムエクスペリエンスを作成して、新しい顧客を感動させ、引き付けることができます。

チームのスタイルガイドを作成する方法

スタイルガイドに含まれる要素を理解したので、次に、スタイルガイドを作成するときに含めるものの概要を示します。

• 使命と価値観：ビジネスの使命と価値観を明確に定義することから始めます。

• 対象者：対象者、対象者、およびその理由を説明します。 ターゲット顧客を検討してください。

• 声とトーン：会社の声とトーンを説明し、それを使用して、聴衆にどのように認識されたいかを定義します。

• 差別化要因：あなたのビジネスをユニークにするものと、あなたが自分の仕事で最高である理由を共有してください。

• 競合他社：これは簡単なセクションです。 独自の価値提案を維持するには、競合他社のベースラインを理解しておくと役立ちます。

• 一般的なコピースタイル：どのスタイルマニュアルを順守するかを定義します。 シカゴマニュアルオブスタイル（親オックスフォードコンマ）またはAPスタイルブック（オックスフォードコンマを省略）のどちらから取得する場合でも、スタイルマニュアルは、チームが単語の使用、文法、句読点をナビゲートするのに役立ちます。

GrammarlyBusinessがどのように役立つか

ご覧のとおり、スタイルガイドを最初から作成するのは簡単な作業ではありません。 作成と実装には時間がかかる場合があります。 では、帯域幅が少ない場合、小規模なチームはどのようにして実用的でスケーラブルなスタイルガイドを開発できるでしょうか。 Grammarly Businessのようなスマートなソリューションを活用して、面倒な作業や当て推量を排除します。

Grammarly Businessは、中小企業のリーダーに、リアルタイムで提案を従業員に提供する動的なスタイルガイドソリューションを提供します。 顧客や加入者に送信されるすべての通信を監視することなく、ビジネスが専門的かつ一貫して表されるという安心感を得ることができます。

特定の単語の選択肢、名前、商標、文法仕様などを追加して、GrammarlyBusinessプラットフォーム内のスタイルガイドのコンテンツをカスタマイズします。 スタイルガイド機能は、一貫性を維持しながら、明快さ、正確さ、エンゲージメント、トーンを向上させるための提案を従業員に提供します。

さまざまな請負業者からのコミュニケーションを管理するときに、書き込みと編集の時間を節約できます。 Grammarly Businessによるスタイルガイドを使用すると、小さなチームでコミュニケーションの取り組みを合理化でき、ビジネス目標の達成とより多くの顧客へのリーチに集中できます。