休暇後にメールに追いつく方法に関する6つの素晴らしいヒント

受信トレイの恐怖は本物です。

前回休暇を取ったときは、戻ったときに受信トレイがどのようになるかを恐れて、ほとんど離れたくありませんでした。 （ヒント：きれいではありませんでした。）仕事に戻った最初の日に、メールクライアントを開いて1,487通のメールが待っていることを確認することほどうめき声を上げることはありません。

私は毎日の電子メールの急増が標準である仕事で働いてきました。つまり、1週間不在になると、デジタル雪崩が発生しました。 これが私が準備してから掘り出した方法です。

1退社する前に、不在メッセージを設定します。

休暇のオートレスポンダーを持っていても、あなたに連絡する人の数は減りませんが、彼らが送るフォローアップの数は減ります。 答えられないときに人々に知らせるのも良い形です。

不在メッセージは単純なものにすることができます。 あなたがいつ帰ってくるのか、そしてあなたがいなくなっている間に緊急のニーズに誰に連絡すべきかを人々に知らせてください。 メッセージをもう少し楽しみたい場合は、いくつかのオプションがあります。

2最初に広告やその他の不要なものを取り除きます。

Gmailの受信トレイに戻って、膨大な数のメールが待っているのを見つけたら、最初に行うことは、迷惑メールを取り除くことです。 もちろん、広告は最初に行くものです。 ただし、受信トレイをゼロに戻そうとすると、購読しているニュースレターでさえ邪魔になる可能性があります。

Gmailのタブシステムは便利です。 メールメッセージがすでに事前に並べ替えられている場合は、[ソーシャル]タブと[プロモーション]タブをすばやく確認し、すべてを選択し、件名をスキミングして重要なものがないことを確認してから、アーカイブをクリックすることで、これらのメールのほとんどをすぐに削除できます。または削除します。

3優先度の高い送信者にはフィルターを使用します。

連絡先リストには、見逃したくないメールを送っている人が何人かいる可能性があります。 Priority SendersというGmailフォルダーがあり、すぐに対応する必要のある重要なメッセージを保存しています。

フィルタを使用して、メッセージをこのフォルダに自動並べ替えることができます。これは、しばらくオフィスを離れているときに行うことです。 そして、戻ってきたとき、私は最初に何に取り組むべきかを知っています。

受信トレイの残りの部分を並べ替える間、メッセージをPriority Sendersフォルダーに移動して保管することにより、さかのぼってフィルタリングすることもできます。

4キャッチアップフォルダを作成します。

優先度の高いメールを別のフォルダに分類したので、残りのメールを処理できます。 。 。 それを延期することによって。 少なくとも一時的に。

オフィスに戻った最初の日にあふれている受信トレイを見つめると、休暇のリラックス効果を元に戻すのに十分なストレスをもたらす可能性があります。 ただし、空の受信トレイは至福です。 このソリューションは不正行為のように感じるかもしれませんが、私を信じてください。何百もの電子メールを処理し、処理する時間がないという負担を軽減するための優れた方法です。

キャッチアップフォルダを作成します。 それはそれと同じくらい簡単です。 「Eメールからプロセスへ」から「ここに入るすべての希望を捨てる」まで、好きな名前を付けることができます。 次に、[すべて]を選択して、休暇のメールをキャッチアップフォルダに移動します。 見えなくなるでしょう。受信トレイが底なしの穴であり、そこから出てくることはないように感じる代わりに、仮想ストレージルームに足を踏み入れて、時間があるときはいつでも重要性の低いメールを整理することができます。スペアに。

優先度の高い電子メールメッセージを既に並べ替えている場合、キャッチアップフォルダ内の何も非常に重要ではない可能性があります。 誤って重要な何かを見逃した場合（ねえ、それは私たちの最善のことです）、必ずフォローアップメールを受け取ります。そのときに問題に対処できます。 1か月経ってもキャッチアップフォルダにメールが残っている場合は、削除またはアーカイブしても安全です。

5 「ラストイン、ファーストアウト」を練習します。

これまでのところ、受信トレイの見た目はやや圧倒的ではないはずです。 優先度の高いメッセージを処理するときが来ました。 「後入れ先出し」アプローチを取ることが役立つ場合があります。

あなたが受け取った電子メールのいくつかは、あなたが留守の間、すでにそれ自体を整理しました。 最新の電子メールを最初に読むと、すぐに注意が必要なものと、後でキャッチアップフォルダにフィルタリングできるものをすばやく把握できます。 それで、あなたが受け取った最新の電子メールを掘り下げ始めて、覚えておいてください。 。 。

6応答を遅らせたいという衝動に抵抗します。

重要なメールを特定したら、それらに返信します。 今のように。

私たちは皆そこにいました。 あなたは、その瞬間にそれに対処するための精神的なエネルギーが不足していることを除いて、絶対に応答が必要な電子メールを見つめています。 これらの種類の電子メールを延期したいという誘惑は激しいです。 抵抗！ 面倒なメールは、無視すればするほど強力なモンスターに成長します。 緊急のメールを読み始めるときは、開いたときにそれぞれに対処することを約束してください。 長い目で見れば、あなたは自分自身に感謝するでしょう。

少し先見の明といくつかの組織があれば、受信トレイのなだれがあなたを埋めるのを防ぐことができます。 さて、あなたが戻るまであなたのオフィスの電子メールを放っておいて、そしてその休暇を楽しんでください。 あなたはそれを獲得しました！