メールを校正するための 7 つのヒント
公開: 2017-11-10メールのタイプミスや文法ミスは、悪い印象を与える可能性があります。 細部への注意が欠けていることを示している可能性があります。 最悪の場合、知性、良心性、信頼性が低下する可能性があります。
メールのタイプミスは誰にでも起こりますが、校正に少し時間をかける人ほど頻繁には起こりません。 これは、送信する前に正しく設定するための簡単なステップバイステップのガイドです。
1連絡先の名前を正しく取得します。
連絡先の姓名を正しく綴りましたか? それは重要です。 そして、それが疑わしい場合は、名前を間違えた人からメールを受け取ったときのことを思い出してください。 少なくとも、うめいたり、目を丸くしたりしたことでしょう。 人々が私たちの名前のつづりを間違えると、基本的な詳細に注意を払うほど私たちのことを気にしていないと思うので、私たちはイライラします.
連絡先の名前のつづりがよくわからない場合は、Google やソーシャル メディアで推測できるかどうかを少し調べてください。 他のすべてが失敗した場合は、名前を使用しない「こんにちは」などの一般的な挨拶を使用します。
2トーンを確認します。
あなたの電子メールは冷たい、または簡潔に聞こえますか? かもしれない。 多くの場合、私たちの頭では問題なく聞こえても、テキストではうまく伝わりません。 メールを送信する前に、メールの見直しと校正を怠ると、誤解される危険があります。
ここでの秘訣は、共感を適用することです。 頭を空っぽにして、メールを送信するのではなく、受信することを想像してください。 あなたが書いたものは否定的または敵対的にさえ聞こえますか? 「おしゃべりを楽しみにしています」と「あなたからの電話を待っています」には大きな違いがあります。 1 つは友好的で前向きです。 もう 1 つは、「電話するかしないか」と言っているように聞こえます。
3確実に理解してもらう。
受信者が、あなたが書いた内容を理解するのに十分な詳細を持っていることを確認してください。 あなたと受信者がすべて同じ情報を持っているわけではないことに注意してください。あなたが理解していることは、必ずしも受信者が知っているとは限りません。 これを念頭に置いてメールを読み直し、必要に応じて空欄を埋めてください。
4透明度をチェックします。
あなたが書いたものがスムーズに読め、あなたの正確な意味を伝えていることを確認してください. 不明確な代名詞の参照を探します。
それまたはそれらのような単語をメールでスキャンし、それらの単語が何を意味するかをテキストが伝えていることを確認してください。 そうでない場合は、それらの代名詞を具体的なものに置き換えるように書き直してください。
基調講演の後に何を保持しますか? 出席率が良いのは？
より良い。 しかし、文を単純化してワークショップという言葉を繰り返さないように書き直すことができます。
文章は簡潔で直接的なものにしてください。 3 年生の読解レベルで書かれたメールは、応答率が大幅に向上します。 長くて複雑な文章や大きな単語を使用すると、メールを急いで読んでいる忙しい人にとって、テキストを読むのが難しくなる可能性があります。 ただし、視聴者を考慮してください。 社会学の医師にインタビューを依頼するために手紙を書いている場合は、贅沢な言葉とより複雑な構造を使用してください. それ以外の場合は、「シンプル イズ ベター」をデフォルトにします。
5言葉遣いに注意。
テキストを簡素化するには、合理化が必要です。 つなぎ言葉やフレーズを削除します。 副詞を取り除き、より強い動詞を使用します。 （信じられないほど嬉しいのではなく、大喜び、わくわく、恍惚と言ってみてください。速く走るのではなく、ダッシュしたり全力疾走したりしてみてはいかがですか？）
ジョージ オーウェルの 6 つの執筆規則を考えてみましょう。
- 印刷物で見慣れた比喩、直喩、その他の比喩表現は決して使用しないでください。
- 短い単語で十分な場所に長い単語を使用しないでください。
- 単語を切り取ることができる場合は、常に切り取ってください。
- アクティブを使用できる場合は、パッシブを使用しないでください。
- 外国語の言い回し、科学用語、専門用語は、日常の英語に相当するものを思いつく限り、絶対に使用しないでください。
- あからさまな野蛮なことを言うよりも早く、これらのルールを破ってください。
*オーウェルのルール #6 については、ルール #2 を参照してください。
6慎重に校正してください。
ここまでは、開発編集という広い意味での校正について説明してきました。 では、核心に取り掛かり、行ごとに校正する時が来ました。 すべて正しく綴りましたか？ 適切な同音異義語を使用しましたか? ( They'reと入力するつもりだったときに、「 There going to the festival」と入力しましたか?) 句読点は適切ですか?
Grammarly のようなアプリは、エラーを見つけて修正するのに役立ちます。 ただし、これは校正能力を高めるためのツールであり、校正の必要性を完全に置き換えるものではないことに注意してください。 校正アプリを使用する利点は、アプリが検出するすべての間違いがあなたの文章について何かを教え、最終的にあなたをより良い作家にすることです.
7その上に座ります。
一部の電子メールは、特に機密性の高いものである場合は、沸騰するまでしばらく時間がかかります。 たとえば、同僚の不適切な行為を報告するためにメールを書かなければならない、またはパフォーマンスがあまり良くない人のパフォーマンス レビューの下書きを書かなければならないとしましょう。 感情によって、後で後悔するようなことを書くようになることがあります。
メール クライアントではなく、ワード プロセッサでメールの下書きを作成して、徹底的なレビューを行う前に衝動的にメールを送信しないようにします。 少し我慢できる場合は、そのメールを送信する前に 1 日待ってください。 新しい日に照らしてメールを読み直すと、特に口調と明瞭さに関して、修正すべき点が見つかることがよくあります。
少なくとも、メール クライアントで送信取り消し機能が有効になっていることを確認してください。 (Gmail でのやり方はこちら。)送信ボタンを押してから数秒の猶予があれば、明らかなタイプミスに完全に取り憑かれてしまうことから救われることがあります。 「この知育玩具は私の子供を大喜びでがっかりさせました！」という件名のメールを受け取ったことがあります。
送信者が意図したものではないことは確かです。