例を使用して正式なメールを開始する方法

英語で正式な電子メールを開始するには、いくつかの厳格な規則と規則に従う必要があるため、注意が必要な場合があります。 それらに精通していない限り、正式な電子メールを開始する方法を決定することは混乱を招く可能性がありますが、そうである必要はありません。

この詳細な記事では、正しい正式な電子メールグリーティング、敬礼、およびオープニングラインの使用方法について説明します。 この投稿の終わりまでに、あなたはあなたの個人的および職業的な生活の中で正式な電子メールを書き始める方法を知るでしょう。

正式なメールとは何ですか？

正式なメールとは、正しい形式で書かれたメールのことです。 正式な電子メールは、すべての読者が理解できる、試行錯誤された公式に従います。

よく書かれた、専門的で丁寧な電子メールは、成功した生産的な関係を始めることができます。 逆に、不十分に書かれた電子メールは、関係を損ない、混乱させ、場合によっては受信者を混乱させる可能性があります。

すべての正式な電子メールは、次のもので構成されている必要があります。

• 件名
• 敬礼または挨拶
• ボディコピー
• サインオフ

正式な電子メールは、受信者に宛てた丁寧な用語を使用して、敬意を表しています。 それらは、あなたが何を望んでいるか、そしてその理由を明確にした、わかりやすい形式で書かれています。

英語は世界中の企業で使用されていますが、コミュニケーションの方法には文化的な違いがあります。 正式な電子メールは、誤解や誤解の可能性を減らします。

ほとんどの場合、不十分に書かれた電子メールはあなたのキャリアを損なうことはありません、とハーバードビジネスレビューのジェフスーは言います。 対照的に、「プロのメールを書くことは、同僚の目にあなたがどれだけ有能であると認識されるかに影響します。」

たとえば、私生活では、学校に連絡するときに、コミュニケーションが明確で、専門的で、礼儀正しいことを確認する必要があります。 このコンテキストでは、正式な電子メールが不可欠です。

ガイドで正式なメールを作成するための詳細について詳しく説明しました。詳細については、こちらをご覧ください。

それでは、正式なメールで挨拶する方法の基本をいくつか見てみましょう。

メールを開始する正式な方法

以前の投稿でプロのメールを開始する方法についてはすでに説明しましたが、今回は、英語で正式なメールを開始するときに知っておく必要のある2つの重要な事項について詳しく説明します。

1. 正式な挨拶と敬礼
2. 正式なメールオープニングライン

後で一連の例に適用する前に、両方の部分について詳しく説明します。

正式なメールの挨拶と挨拶

正式な電子メールでの挨拶について最初に知っておく必要があるのは、正しい敬礼を使用することです。

手紙を書いている相手を知っているかどうかによって、電子メールでの適切な正式な挨拶の仕方が変わるため、混乱を招く可能性があります。 最初のルールは次のとおりです。誰かの名前を知っている場合は、フルネームを使用してその人に直接話しかけます。

以前は、敬語と呼ばれるもの（Mr and Mrsなど）を名前で使用していました。 ただし、ハーバードが「誤解」と呼ぶリスクを意識する必要があります。

誰かの性別を確実に知っている場合を除いて（そして、私たちが知っていると思う場合でも、決して仮定を立てるべきではありません）、性別の用語を使用することは避けてください。

代わりに、可能な場合は人のフルネームを使用してください。 これは専門的であり、敬意を表しています。<

RobertJohnsonという人にメールを送信する例を見てみましょう。

言う代わりに：

• 親愛なるジョンソンさん

私たちは言うでしょう：

• 親愛なるロバート・ジョンソン

どの挨拶が正式な電子メールに適しているかという問題は定期的に発生します。 以下に、正式な電子メールで挨拶する方法を示す、正式な電子メールの敬礼の例をいくつか示します。 それでも、あなたにもあなたの判断を使うことをお勧めします。

メールを送信する前に、書き込み先の相手を特定するために時間をかけてください。 人のフルネームを使用すると、Dear Sir/Madamなどの正式なアプローチよりも強力なつながりを確立できます。

ここでは、知っておく必要のあることをたくさん取り上げましたが、プロのメールを開始する方法についての詳細は、詳細なブログをご覧ください。

正式なメールオープニングライン

正式な電子メールで受信者にアドレスを指定する方法に関する規則は、比較的簡単です。 ただし、正式な電子メールの本文を開始する場合は、より大きな自由があります。

最高の正式な電子メールのオープニングラインは、的を射たものです。 ほとんどの場合、あなたは何か（情報、イベントへの参加、または支払い）を要求します。 または、リクエストに正式に応答します。

あなたが誰かを知っているか、過去に彼らと話をしたことがあるなら、あなたはあなたの要求の詳細に直接入ることができます。

適切な正式な電子メールの開始行の例には、次のものがあります。

• 私はあなたの会社にいくつかの情報を要求するために書いています。
• 私のイベントにあなたを招待するためにあなたに連絡しています
• 弊社にご関心をお寄せいただきありがとうございます。 リクエストされた情報を添付します。

これまでに連絡したことのない人に手紙を書いているとします。 この場合、あなたが誰であるか、そしてなぜあなたが彼らに連絡しているのかを説明するのは礼儀正しいです。 たとえば、読者には「私の名前はXXで、YYから連絡します」と言うだけで十分です。 これにより、あなたが誰であるか、なぜあなたが彼らにメッセージを送っているのかがすぐにわかります。

これが実際にどのように機能するかを示します。

• 私は（会社名）のマーケティングディレクターです。あなたのビジネスについてもっと知りたいと思っています。
• （会社名）から限定新オファーの詳細をご連絡いたします。
• 私は9月25日に（会社）を去ります。（詳細を挿入）で開催されている去るイベントにあなたを招待したいと思います。
  

もちろん、あなたはこれらの規則に拘束されません。 ただし、それらに従うことで、読者を混乱させたり混乱させたりすることはありません。

「正式なメールでうまくいっていることを願っています」を使用できますか？ あなたがその人を知っているなら、この方法で正式な電子メールを開始することは間違いではありません。 あなたが個人的に個人を知らなければ、あなたが望む結果を達成することはありそうにありません。 それは過度に非公式で場違いに見えるかもしれません。

私たちのアドバイスは、正式な電子メールの冒頭の要点に直接到達することです。 この詳細なブログ投稿で、最高のメール開始文の作成について詳しく説明します。

正式なメールを開始する方法の6つの例

そこで、正式なメールを開始するプロセスを2つのステップに分けました。 今、それを実践する時が来ました。 ここでは、正式なメールを開始する方法の6つの例を示します。 各例には、理由の簡単な説明が付いています。

このセクションでは、正式な例を開始する方法のいくつかの具体的な例を示します。 私たちはカバーします：

• 名前なしで正式なメールを開始する方法
• 不明な受信者の正式な電子メールグリーティングを選択する方法
• 複数の受信者に正式なメールを送信する方法
• 学校への正式なメールを開始する方法
• 正式なビジネスメールを開始する方法
• 求人応募の正式なメールグリーティングの選び方

ここに含まれているこれらのテンプレートは、各タスクへのアプローチ方法を説明するために使用されます。 これらを、あなたとあなたのビジネスを最もよく表すアプローチを開発するための基礎として使用することをお勧めします。

名前なしで正式なメールを開始する方法

メールを送信するときに人の名前を見つけることがいかに重要かについて書いたので、可能であれば常にそうすることをお勧めします。 ただし、何らかの理由でこれが不可能な場合があります。

一部のライティングガイドでは、「Dear Sir / Madam」の使用を推奨しています。少し古風ですが、必要に応じて使用してもかまいません。

必要に応じて自由に使用できますが、別の方法を見つけることをお勧めします。 受信者を特定するために、さらに調査を行うことができます。 そうでない場合は、他のいくつかのオプションがあります。

• 親愛なる（役職）
• 親愛なる（部門またはチーム）

ありがたいことに、英語で正式なメールを開始するのは非常に簡単です。 名前のない正式なメールを開始する方法の例を次に示します。

不明な受信者の正式な電子メールグリーティングを選択する方法

不明な受信者への適切な正式な電子メールグリーティングを特定するのに苦労している場合は、あなただけではありません。 見知らぬ人に正式な電子メールを送信する方法について、正しいアプローチを見つけるのは難しい場合があります。

他の執筆ガイドでは、「関係者」を使用することを提案していますが、これは正式なものではないと考えています。 それは私たちの好みには少しうるさいです。 また、「こんにちは」または「ねえ」で正式なメールを開くことをお勧めします。 それは他の方向への一歩です。

では、不明な受信者に対する正式な電子メールの挨拶をどのよ​​うに選択しますか？ これが試行錯誤された方法です。

複数の受信者に正式なメールを送信する方法

あなたが人々のグループに電子メールを送るとき、異なる規則があることは明らかです。 複数の受信者への正式な電子メールの挨拶を決定する際のルールは少なくなります。 複数の受信者への正式な電子メールをどのように開始するかという問題は、受信者が誰であるかによって異なります。 安全な総称を選択することをお勧めします。

彼らが仲間の従業員である場合、受け入れ可能な正式な電子メールの挨拶の行は次のとおりです。

• 親愛なる同僚
• 親愛なるチーム

一般的な電子メールアドレス（customerservice @など）を電子メールで送信する場合は、次を使用できます。

• 親愛なるカスタマーサービスチーム

あなたがビジネスに電子メールを送る場合、あなたは単に彼らの会社名を使うことができます。

• 親愛なる（会社名）

これは、グループへの正式な電子メールを開始する方法の絶対確実な例です。

学校への正式なメールを開始する方法

大学の教師や教授へのメールをどのように開始するのか疑問に思っている場合は、次の方法で行います。 重要なことは、正しい敬語を使用することを確認することです。 この場合、教授にメールを送信しています。

この例をチェックして、タスクにどのように取り組んだかを確認してください。

正式なビジネスメールを開始する方法

ビジネスの世界では、電子メールが正しくフォーマットされ、丁寧に形式化されていることを確認することが重要です。 正式なビジネスレターをどのように開始するかという質問は、彼らがどのように認識されるかを心配している人々からよく聞かれます。

以下のサンプルテンプレートは、状況に適応できる例を示しています。 ビジネスに関するお問い合わせの作成方法の詳細については、詳細ガイドをご覧ください。

求人応募の正式なメールグリーティングの選び方

仕事のカバーレターを送るときは、伝統的に「Dear Sir/Madam」を使用します。 それでも、私たちが確立したように、これはもはや適切ではないかもしれません。

まず、採用担当マネージャーが誰であるかを調べて、フルネームを使用する必要があります。 名前が見つからない場合は、次の選択肢がすべて受け入れられます。

• 親愛なる採用マネージャー
• 親愛なるリクルーター
• 親愛なる（会社名）

これは、採用担当者への正式なメールを開始する例です。

正式なメールを開始することは誰にとっても難しいことですが、プロセスを簡素化したことを願っています。 重要な学習ポイントは、正式な電子メールの挨拶と敬礼の使用方法と、強力な正式な電子メールのオープニングラインを作成する方法を理解することです。 正式なメールの作成を開始する方法について、お役に立てば幸いです。 正式なメールの書き方に関するその他の記事が掲載されたブログを必ずチェックしてください。