10のビジネスメールの例でビジネスメールを書く方法

ビジネス用メールの書き方を知りたいですか？ さて、あなたは正しい場所に来ました。 このブログの終わりまでに、どのような状況でもビジネス用メールを送信する方法を理解し、全体的なビジネスコミュニケーションスキルを向上させることができます。

ビジネス用メールの例では、ビジネス用メールを開始および終了する方法、ビジネス用メール形式でメッセージを配信する方法、および最終的に必要なもの、つまりメールへの応答を取得する方法を示します。 私たちがカバーするさまざまなビジネスメール作成サンプルは、ビジネスメールの文章やその他のビジネスコミュニケーションのヒントを教えてくれ、メールのエチケットに従ってあらゆる状況に対処するのに役立ちます。 私たちが分解するさまざまなビジネスメールのサンプルは、メールであなたのビジネスを紹介する方法、申し訳ありませんと言う方法、ありがとうと言う方法、「ごめんなさい」と言う方法、そしてビジネスで丁寧にノーと言う方法を示していますメール、および添付ファイル付きのビジネスメールの書き方。

最後になりましたが、ビジネス用の電子メールやメッセージを強化するのに役立つFlowriteのビジネス用電子メールテンプレートを紹介します。 始める準備はできましたか？

ビジネスメールとは何ですか？

ビジネス用メールは、従業員や、顧客、加入者、利害関係者などの外部組織との重要なコミュニケーションツールです。 情報や更新を共有するだけでなく、ビジネスEメールを使用して、製品のマーケティング、苦情の管理、顧客のサポート、およびサプライヤーとの関わりを行うことができます。 簡単に言えば、ビジネスメールは現代の企業の生命線です。 ビジネス用メールは通常、短く、礼儀正しく、明確な目的で書かれています。 ただし、ビジネス用メールは退屈である必要はありません。 正しく書かれていれば、効果的なビジネスメールは、あらゆる読者に情報を提供し、関与し、刺激を与えることができます。

ビジネスメールの書き方

優れたビジネスメールの配線には、少しのプロセスと少しの心理学が必要です。 まず、優れた件名、適切な挨拶、本文のコピー、終了など、ビジネス用メールのフォーマット方法を理解する必要があります。 しかしそれ以上に、あなたは情報を提供し、少しのインスピレーションを提供するだけではありません。

研究者によると、すべての電子メールは中断です。 あなたは誰かにあなたの電子メールを読むように頼んでいるので、それは価値がなければなりません。 メールには目的があり、明確かつ迅速に記載する必要があります。 ハーバードビジネスレビューのジェフ・スー氏は、時間や言葉を無駄にせず、メッセージを送信する理由と必要なものを明確にします。

私たちは皆、1日に何百通ものメールを受信するため、学者が「対人関係の動きの標準化された、漠然とした、非人称的な実現」と表現することを避けるために一生懸命努力する必要があります。 私たちの翻訳：あなたの電子メールをパーソナライズして面白く保つか、読者の注意を失う危険を冒してください。

ビジネス用メール形式

ビジネス用の電子メール形式を作成する方法の基本は、オンラインの誰もが知っている必要があります。 一般的な正式なビジネス用メール形式には、次の5つのコア部分があります。

1. 件名
2. 正式な挨拶
3. ボディコピー
4. 締めくくりのフレーズ
5. サイン
   

ビジネス用メールの書き込み形式を理解すると、スケッチを作成し、すばやく構造化して、ビジネス用メールを最初から数分で作成できます。

プロのメールグリーティングとエンディングのコア部分については他の投稿で取り上げたので、ここで簡単に説明します。 代わりに、注意を促し、行動を要求するビジネス用メールの10の例を提供するなど、コンテンツの詳細を掘り下げていきます。

ビジネス用メールの挨拶

ビジネス用メールの開始方法に魔法はありません。 正式な電子メールの挨拶と適切な電子メールの冒頭の文を使用します。 あなたのメッセージの核心はあなたが誰に連絡しているのか、あなたが何を望んでいるのか、そしてその理由によって異なりますが、良いビジネスメールを始める方法の基本はかなり標準的です。

多くの人は、会ったことのない人とビジネスメールで会話を始める方法を知りたがっています。 あなたがその人の名前を知っているなら、それは最初から丁寧です：

• 親愛なる（人の名前）
  

これらは古く、不快感を与える可能性があるため、フルネームを使用し、肩書き（MrやMrsなど）は避けてください。

ビジネス用メールで誰かに宛てた方法を決めるのが難しいと思っているとします。 その場合は、非公式ではなく正式にすることをお勧めします。 したがって、個人の電子メールで選択した開口部を使用してもかまいませんが、ビジネスレターや電子メールで「こんにちは」を使用できるかどうか疑問に思っている場合は、使用しないことをお勧めします。

あなたがその人を知らない限り、「ねえ」のような過度に非公式な挨拶は、非公式で非専門的なものとして出くわす可能性があり、それは間違ったメモであなたの関係を開始する可能性があります。

ビジネスメールを開始する方法

冒頭の文は、あなたが誰であるか、あなたがどこから来たのか、そしてあなたが何を望んでいるのかを説明する必要があります。 もちろん、これをすべて当てはめるのは難しいかもしれませんが、ビジネスメールを開始する方法の例を次に示します。

ビジネスメールを開始する方法の決定は、あなたが言おうとしていることに完全に依存します。 それでも、上記のアプローチは、試行錯誤された古典です。

メールを開始する方法のその他の例については、この記事のビジネスメールの例をご覧ください。

ビジネスメールを終了する方法

説明したように、すべてのビジネスメールにはポイントと目的が必要なので、読者に何を求めているかを明確にしてください。 したがって、上記の例を使用して、これが正式なコンテキストでどのように機能するかを説明しましょう。

2人の参加者の間にすでに既存の関係がある場合は、あまり正式ではなくてもかまいません。 これがどのように機能するかです。

ご覧のとおり、この例では、硬くなりすぎずにプロ意識を維持しています。 たとえば、適切な電子メールの終了行を選択すると、電子メールのトーンに大きな違いが生じる可能性があります。

ビジネスメールを完成させる方法

ビジネス用メールを終了する正式な方法は、2つのオプションのいずれかを使用することです。 これがそれらが何であるか、そしてあなたがそれらをいつ使うかです。

• よろしくお願いいたします。メールの宛先を特定し、その人の名前を知っている場合、これは正式な承認です。
• 忠実に–メールを送信する相手の名前がわからない場合は、正式なビジネス用メールのサインオフ
  

他にも、あまり正式ではないが人気が高まっているビジネスメールの締めくくりには次のものがあります。

• 敬具
• よろしくお願いします
• 一番
• ありがとう
• ご連絡をお待ちしております
  

ビジネス用メールを承認する方法を決定するときは、読者をどれだけよく知っているか、そしてどの程度フォーマルになりたいかを考えてください。 以前に誰かにメールを送ったことがあり、関係を持っている場合は、少し正式ではないことを遠慮なくしてください。 一方、これが送信する最初のメッセージである場合は、試行錯誤された電子メールのサインオフに固執します。

ビジネス用メール作成サンプル

ここでは、より良いビジネスメールを作成するのに役立つ一般的なフレーズと、それらの使用に関するアドバイスをいくつか紹介します。

やり方を学ぶ：

• メールで自己紹介する
• ごめんと言って
• ありがとうと言う
• 丁寧にノーと言う
• あなたが忙しいと言う
• 含める添付ファイルについて説明してください

メールであなたのビジネスを紹介する方法

メールで自己紹介するときは、名前、役職、会社名を含めてください。 賢く、面白くしようとしないでください。 読者が知りたいと思うかもしれない基本的な情報に固執しなさい。

• 私の名前はローレンス・ジョーンズです。（会社名を挿入）のマーケティングディレクターです。

ビジネスメールで申し訳ありませんと言う方法

ビジネス用の電子メールで申し訳ないことを言うのは難しい場合がありますが、バンドエイドをはがすように、すばやくきれいに行うのが最善です。 ですから、茂みを殴ったり、メッセージを混乱させたりしないでください。 ごめんなさいと言ってください。

• 弊社でのご経験をお詫び申し上げます。

ビジネスメールでありがとうと言います

メールで「ありがとう」と言うときは、短くして具体的にしてください。 ただ感謝を言うのではありません。 あなたがその人に感謝していることと彼らが与えた影響を説明してください。 彼らがしてくれたことに感謝しているなら、

• 最近のプロジェクトで素晴らしい仕事をしてくれてありがとう。 あなたの仕事は私たちがかなりの時間とお金を節約するのを助けてくれました。

ビジネスメールで丁寧にノーと言う方法

丁寧にノーと言う方法を学ぶことは、挑戦となる可能性のあるコアビジネスコミュニケーションスキルです。 私たちは人々を失望させたくないという条件がありますが、これはあなた個人のことではなく、ビジネスのことであることを忘れないでください。 礼儀正しく、しかししっかりしていると、あなたの知覚を改善することはできません。 お詫びしたり、回答を限定したりするのは魅力的ですが、そうしないでください。 事実に固執し、焦点を失うことはありません。

• 申し訳ございませんが、現時点ではご要望にお応えできません。

メールで忙しいと言う方法

忙しい理由を説明しなくても、仕事にストレスを感じることがあります。 謝罪しないでください、しかしあなたには時間がないことを明確にしてください。 代わりに、期待を管理し、いつ支援できるかを説明することで前向きに終了します。

• 私は他の仕事をしているので、現在このプロジェクトであなたをサポートすることはできません。 ただし、来週はあなたと一緒に仕事をする能力があります。
  

添付ファイル付きのビジネスメールの書き方

添付ファイルがあること、その内容、およびそれが不可欠である理由を読者に知らせてください。 たとえば、ファイルが大きい場合や、アプリケーションへのアクセスが必要になる可能性のある特定の形式の場合は、そのことを知らせてください。

• リクエストしたレポートのコピーを添付してください。 PDFファイルは10MBですので、共有する前にこの点に注意してください。 コメントするには、表示ソフトウェアが必要になる場合があります。

10のビジネスメール作成例

私たちが説明している概念を説明する最良の方法は、それらを実践することです。 効果的なビジネスメールの10の例を次に示します。 これらのビジネス通信メールテンプレートで誰かにメッセージを送信する必要がある主な理由のほとんどに取り組んできました。 これらのテンプレートを情報として使用しますが、必ず編集して特定の状況に適合させてください。

会社にメールを書く方法

これまで一緒に仕事をしたことのない会社にビジネス用メールを書くのが難しいと感じた場合でも、心配しないでください。これは、書くのが最も難しいメールの1つです。 含めすぎたくなるかもしれませんが、あなたは目標到達プロセスの最上位にいるので、基本に焦点を合わせ、物事を簡潔にしてください。 最初のビジネスサンプルでは、​​完全に寒い会社にメールを書く方法を説明します。

ビジネス用メールの返信サンプル

この例では、会社から送信されたビジネス提案メールに返信する方法を見ていきます。 書く前に、彼らが提供した情報で何をしたいのかを考えてください。 興味があるかどうかを明確にしてください。 これにより時間を節約できます（そして不要な将来の電子メールを回避できます）。

新規事業のためのクライアントへのサンプルメール

潜在的な顧客にコールドメールを送信すると、完全にコールドになり、新しい接続が作成され、新しいビジネスが生まれます。 潜在的なクライアントにビジネスメールを書く方法についての決まったルールはありませんが、あなたは彼らが何をしているのかを研究し、彼らが誰であるかを理解していることを示さなければなりません。 このサンプルメールをビジネスで顧客に使用する前に、調査と編集を行ってください。

事業協力メールサンプル

ビジネスコラボレーションは、両方にメリットをもたらすパートナーシップであるため、あらゆるメールに積極的かつ目的を持ってアプローチします。 このビジネスパートナーシップリクエストメールの書き方の例では、コラボレーションのメリットに焦点を当てています。 このビジネスコラボレーションの電子メールサンプルは、潜在的なビジネスパートナーに電子メールを書き込む方法を知りたい人にも適しています。

ビジネス提案メールの送信方法

社内お見合いはパートナーシップの要求以上のものですが、あなたの関係の条件を詳述する正式な文書です。 ビジネス提案メールの開始方法を決定するときは、複数の人にこのメールが表示されることを理解してください。正式に行ってください。

ビジネス紹介メールの書き方

あなたのビジネスを他の人に紹介するスキルを持つことは、あなたがクライアントを獲得し、パートナーシップを形成し、そして収益性の高いプロジェクトを確保するのを助けることができます。 後で販売するために残して、会議から始めます。 ビジネス会議出席依頼メールの書き方のこの例は、ビジネス招待メールの書き方をカバーして修正することができます。

ビジネスのお問い合わせメールの書き方

ビジネス上の問い合わせは、情報を要求する正式な一方的なメッセージです。 繰り返しますが、それを取り除いて、明確にして、あなたが望むものに焦点を合わせてください。 受信者は、あなたが何を求めているのか、なぜ、いつ応答する必要があるのか​​を正確に知っている必要があります。 こちらのビジネス問い合わせメールの書き方の例をご覧ください。

何かを求めるビジネスメールの書き方

それはあなたが望むものに依存しますが、何かを求めるビジネス問い合わせの電子メールはあなたがそれを望むときにあなたが望むものとその理由を含むべきです。 これは、何かを求めるビジネスメールを作成する方法の例です。

ビジネス向けのコールドメールの書き方

あなたが疑問に思っているなら、あなたのビジネスについて見知らぬ人に電子メールを送るのはいつ大丈夫ですか？ 答えはいつでも-あなたが彼らに連絡していることが適切である限り。 コールドメールでは、必要なものではなく、提供できる価値に焦点を合わせます。 ビジネス向けのコールドメールを作成する方法のこの例で、それがどのように機能するかを確認できます。

ビジネスフォローアップメールの書き方

ビジネスミーティング後の迅速で丁寧なメールは、あなたが完了することを忘れることができない専門家の礼儀です。 ビジネスミーティング後にクライアントにフォローアップメールを書く方法のこの例では、詳細を最小限に抑え、フォローアップの手配に焦点を当てています。

Flowriteによるビジネスメールテンプレート

Flowriteは、指示をすぐに送信できる電子メールやメッセージに数秒で変換するAIライティングツールです。 電子メールの構造、大文字と小文字、文法、スペル、句読点を処理します-あなたはそれに名前を付けます。 基本的に、あなたは自分の考えやアイデアに集中することができ、Flowriteはそれらに翼を与えます。 より良いメールを書き始めるための最速の方法だと言っても過言ではありません。 私たちのAIテンプレートコレクションは、このブログ投稿でカバーされているすべての側面で役立つ数十のビジネスメールテンプレートを備えています。 私たちのツールでビジネスメールを送信するのがいかに簡単で速いかを理解するには、以下の例をチェックしてください。

ビジネスのメール作成スキルを向上させる方法

このガイドが、ビジネス用メールの書き方を理解するのに役立つことを願っています。 役に立ったと思います。ブックマークして、ビジネスメールの例を再確認し、最適なビジネスメールの形式、文、テンプレートを選択して、ビジネスメールを正しい方法で開始および終了する方法を見つけることをお勧めします。 Flowriteを試してビジネスの電子メール作成スキルをさらに向上させたい場合は、それを行うための最も効率的な方法の1つです。 ビジネス用メールテンプレートを使用して、指示をすぐに送信できるメールに変換することで生産性を高めることに加えて、AIライティングアシスタントから実際に学ぶことができます。 初期のユーザーの1人のように、カミーユは次のように述べています。「自分のコミュニケーションスタイルのために、生成されたメールからインスピレーションを得ています。ツールが私から学んでいるのと同じくらい、Flowriteスタイルから学んでいるようです。」