ビジネスレターの書き方: 16 の重要なステップ

ビジネスレターの書き方に興味がありますか？ ステップバイステップのガイダンスをお読みください。

ほとんどの企業では毎日、何百もの書面によるコミュニケーションが部門から部門へ、クライアントへ、そして外部のベンダーやその他のエンティティへと送られています。 したがって、ビジネスレターの書き方を学ぶことは、ライターのツールボックスに不可欠です。これはコミュニケーションの一般的な形式だからです. 組織で管理職として働いていなくても、ビジネスレターを書く必要があるかもしれません。 たとえば、これは次の場合に使用する形式です。

• カバーレター
• メモ
• 関心または意図の手紙
• 推薦状
• インタビューのフォローアップ
• 内定通知
• 辞表
• お礼状
• 苦情の手紙
• 謝罪の手紙

これらのタイプの手紙を上手に書く方法を知っていると、さまざまな状況で役立ちます。 ビジネスレターには、特定のフォーマット、スタイル、トーンがあります。 それらは直接的かつ簡潔で、礼儀正しくプロフェッショナルであり、慎重にフォーマットされています。 書き方を学ぶことで、プロの職場で需要の高い作家になることができます。 以下に、ビジネスレターの書き方のステップバイステップガイドを示します。 それに従ってこの形式を学び、メッセージをターゲットオーディエンスに伝えるのに適した手紙を作成してください.

ステップ 1: 正しいフォーマットを選択する

手紙を書く前に、余白を設定し、フォントを選択する必要があります。 レターヘッドによって余白のサイズが決まる場合があります。 たとえば、ビジネス レターは 8 1/2 x 11 インチの用紙で送信されます。 フォントには黒インクで印刷された Times New Roman サイズ 12 フォントを選択します。 場合によっては、Arial などの同様のフォントも使用できます。 目標は、ターゲットの読者が確実にレターを読めるようにすることです。そのため、派手なフォントがレターのアクセシビリティに悪影響を与えることは望ましくありません。 ビジネスレターは段落形式ではなくブロック形式で書かれます。 したがって、上部に 2 インチの余白を含め、すべての辺に 1 インチの余白を含めるように文字を変更します。

ステップ 2: 見出しの書式を設定する

ビジネス レターのテンプレートは、ページの上部にある特定の見出しから始まります。 多少の差異はありますが、ほとんどの場合、次のようになります。

• 差出人の名前
• 会社名 (該当する場合)
• 差出人の郵送先住所
• 月、日、年形式の日付
• 受取人の氏名
• 受取人の郵送先住所

それぞれの名前とアドレスはシングルスペースです。 ただし、送信者のアドレス、日付、および受信者のアドレスの間の行をスキップします。 会社の公式レターヘッドを使用してレターを送信する場合は、送信者の名前または会社名と住所が上部に含まれる場合があります。 この場合、日付から始めて、行をスキップし、受信者を追加します。

ステップ 3: 挨拶文を入力する

ビジネスレター形式の次のステップは、受信者への挨拶または挨拶です。 挨拶の後、文字を開始する前にスペースを 2 倍にします。 通常、挨拶文は次のようにフォーマットします。

• 親愛なるMr./Ms. (受取人の姓):

その人の好みの性別や人称代名詞がわからない場合は、Mr./Ms. ではなくフルネームを使用してください。 題名。 同様に、その人の婚姻状況を仮定しないでください。

Doctor のように、その人の役職がわかっている場合は、Mr./Ms の代わりにそれを使用できます。 あいさつ文はコンマではなく必ずコロンで終わらせてください。 その人の名前がわからない場合は、次のように肩書きを言うことができます。

• 人事部長各位

受信者について何も知らない場合は、次のように言います。

• 親愛なるサーまたはマダム:

受信者について何も知らない場合は、「To Whom It May Concern」という挨拶を使用することがあります。 それ以外の場合は、「Dear Sir/Madam:」または「Dear (役割または部門):」を使用します。可能であれば、より具体的な挨拶を使用することが常に最善ですが、これは次のタイプのビジネス レターでは許容されます。

• 推薦状
• 正式な苦情の手紙
• 紹介状
• 関心のある手紙

ステップ 4: 最初の段落を書く

これで、最初の段落を書く準備が整いました。 ビジネスレターを書くとき、この段落は不可欠です。 最初の段落は簡潔にし、3 文以内にします。 手紙の目的を示します。 あなたはこう言うことさえできます。 . 」 あなたが書いている理由を明確にしてください。 以下は、服装規定違反に対処する部署に宛てて書かれた冒頭の段落の例です。

• マーケティング部門の一部が服装に関する会社の方針に従うことについて怠惰になっていることに気づきました. したがって、あなたの部門の全員がこれらのガイドラインを遵守することを確実にするためのドレスコード要件について思い出させるために手紙を書いています.

この開口部は、手紙の目的を伝え、本文の残りの部分に何が含まれるかを示します。 それは直接的で簡単です。

ステップ 5: 適切なトーンを打つ

ビジネスレターはプロフェッショナルで、一人称で書かれています。 全体を通してこのトーンを使用し、一人称代名詞を恐れないでください。 手紙も簡潔でなければならないので、必要なものだけを含めてください。 礼儀正しくする必要はありませんが、手紙の意味と目的に必要でない場合は、その点について詳しく説明する必要もありません。

ステップ6：体を続ける

冒頭の段落の後、手紙の本文を書き続ける必要があります。 繰り返しますが、たとえあなたの手紙が否定的な内容を扱っていたとしても、礼儀正しくプロフェッショナルな口調を保ってください。 ボディ パラグラフは、目的をサポートするか、詳細を説明するか、新しいステートメントまたはルールの理由を提供します。 各段落の間には空白行が 1 行必要で、インデントする必要はありません。 たとえば、組織の特定の部門での服装規定違反について話し合うために書いている場合、失礼で無礼であるか、断固として礼儀正しくなる可能性があります. してはいけないことの例を次に示します。

• 会社の方針を完全に無視するなんて信じられない。 自分の部署が最も重要だと思っているからといって、ルールを超えているわけではありません。 記載されている服装規定をすぐに順守できない場合は、頭が回転します。

この段落は見下し、失礼です。 意図は伝わりますが、厳しい口調は必要ありません。 代わりに、次のように、断固として直接的でありながら礼儀正しくすることができます。

• 組織全体で一貫性を維持するために、全員が規定の服装規定を遵守する必要があります。 したがって、週末までに完全なコンプライアンスを確保するために、あなたの部門が必要です。 具体的には、経営陣は、適切なつま先の閉じた靴を履いていないこと、およびショートパンツとスカートの長さを特定の問題として話し合った. この期限までに遵守しない場合、懲戒処分が科される場合があります。

この例のパラグラフでは、必要性が明確であり、情報は丁寧だがしっかりとした口調で提示されています。 読者はあなたが何を期待しているのかを知っていますが、手紙のこの部分を読んで侮辱された人はいません。 レターには、必要な数の本文段落を含めることができます。 ただし、可能であれば 1 ページにまとめて、簡潔にまとめてください。 ほとんどの手紙には、それぞれ 3 ～ 4 文以内の 3 つの内部段落があります。 段落間の移行は必要ありません。 追加情報は、通常、同封物として個別に送信されます。

ステップ 7: アクティブな音声を選択する

ビジネスレターのすべての部分で、受動態ではなく能動態で書きましょう。 能動態はより直接的で簡潔であり、言葉に力を与えます。 たとえば、上の段落では、次のように言えます。

• 明確に言えば、あなたの部門は適切なつま先の閉じた履物を履いておらず、ショートパンツとスカートの長さが問題になっていることが指摘されています.

「指摘されました」は受動態です。 誰がメモを行ったかはわかりません。そのため、直接的なエンティティはそのアクションに責任を負いません。

代わりに、次のように言います。

• 具体的には、経営陣は、適切なつま先の閉じた靴を履いていないこと、およびショートパンツとスカートの長さを特定の問題として話し合った.

これはアクティブな声であるため、より明確で、より直接的で、より簡潔です。

ステップ8：人称代名詞を利用する

ビジネスレターはフォーマルですが、好きなだけ人称代名詞を使うことができます。 たとえば、一人称代名詞と二人称代名詞の両方を使用できます。 個人ではなく、組織を代表して書いているとします。 その場合、会社や部門を送信者として言及するときは、「we」や「us」などの一人称複数代名詞を使用します。 一方で、自分だけのために書いている場合は、「I」や「my」などの一人称単数形を使用します。

ステップ 9: 2 ページ目のレターヘッドを使用する

まれに 2 ページにまたがる必要がある場合は、必ず「2 ページ目」のレターヘッドを使用してください。 このレターヘッドには、完全なビジネス街の住所ではなく、短縮された住所が含まれます。 この用紙は最初のページと同じにする必要がありますが、見出しの情報は少なくなります。 後続のすべてのページにページ番号を追加して、読者がそれらをまっすぐに保つことができるようにします。 繰り返しになりますが、ほとんどのビジネス レターは 1 ページに収まります。

ステップ 10: 手紙を締めくくる

ビジネスレターの最後の段落には、要約と行動を促すフレーズが含まれています。 まず、次のように簡潔かつ丁寧にポイントを要約します。

• お客様に正しいプロフェッショナルなイメージを提供するのに役立つため、社内の全員がドレスコードの規則に従うようにする必要があります。 あらかじめご了承いただきますようお願い申し上げます。

次に、読者に行動を促します。 特定のアクションを実行する必要があることを具体的に述べるか、質問で連絡してきた人に手紙を開いたままにしておくことができます. この段落には、電話番号やメール アドレスなどの連絡先情報を含めます。 服装規定違反の手紙の場合、質問への扉を開くことが最善の選択かもしれません。

• ご不明な点がございましたら、お気軽に 555-555-5555 までお電話いただくか、[email protected] までメールでお問い合わせください。

ステップ 11: レターを閉じる

締めくくりには、正式な敬意を表します。 締めくくりの段落の後の行をスキップして、次のような締めくくりを含めます。

• 心から、
• よろしくお願いします、
• 心から、
• 謹んで、
• よろしく、
• ありがとうございました、

締めの後にコンマを追加します。

ステップ 12: 手紙に署名する

閉会後、約4行飛ばします。 これにより、手紙に署名する余地ができます。 手紙を書いている場合は、署名するか、署名スタンプを使用して署名を追加します。 ここでは、青または黒のインクを使用できます。 差出人に代わって手紙に署名する必要がある場合は、署名の前に「pp:」を追加します。 これは「調達者ごと」を意味し、他の誰かに代わって署名していることを示しています。 署名の後に、入力した名前、役職、電話番号、メール アドレスを含めます。 これらのそれぞれがその行を取得します。

ステップ 13: タイピストを認める

あなたの代わりに手紙をタイプした人は、署名ブロックの下にイニシャルを含める必要があります。 これらのイニシャルは、次のように小文字です。

• ケ

管理者が上司に代わって書いた場合など、誰かが差出人の横に手紙を書いた場合は、イニシャルも含めます。 これらは大文字で、次のようにタイピストのイニシャルの前にバックスラッシュが付いています。

• NH/ケ

ステップ 13: すべてのエンクロージャーに注意する

ビジネス レターに同封物を追加する場合は、ページの下部にメモを作成します。 エンクロージャーとは何か、およびエンクロージャーの合計数に注意してください。 このメモにより、読者はすべての同封物を見ることができます。 これがどのように見えるかを次に示します。

• 封入物 (2): 服装規定のコピー、違反フォーム。

それらを書き留めた後、送信するときに必ずそれらを手紙に含めてください. 同封物を手紙にホチキス止めしないでください。 代わりに、クリップを使用してください。

ステップ 14: 追加の受信者名を追加する

部門全体ではなく少数の個人に手紙を送る場合は、主要な個人に宛てます。 次に、他の受信者が誰であるかを同封文の下にある手紙の下部にメモします. まず、「Enclosures」ステートメントの下に「cc:」と入力します。 次に、手紙を送る相手の名前と役職を書きます。 カーボンコピー用紙で文字の複製が行われていた時代、「cc」は「カーボンコピー」の略でした。 今日でもこの表記を使用していますが、現在では「礼儀のコピー」を意味します。

これがどのように見えるかを次に示します。

• cc: ジョン・スミス、人事部長

ステップ 15: レターを校正する

メモやビジネスレターを送る前に、必ず校正してください。 タイプミスやその他の問題がある手紙を送ると、プロらしく見えなくなります。 まず、手紙のスペルチェックと文法チェックを実行します。 このステップでは、見たことのない明らかな問題が発生する可能性があります。 ただし、これらのツールだけに頼らないでください。 手紙を送る前に、よく読んでください。 まず、声に出して読んで、それがどのように聞こえるかをよく理解してください。 次に、このチェックリストを使用して、対処する必要がある問題を見つけます。

• 文字ははっきり聞こえますか？
• 簡潔ですか？
• すべての段落は 3 ～ 4 センテンス以下ですか?
• 言葉の多い部分はありますか？
• 受動態の使用をすべて排除しましたか?
• すべての文は適切な句読点で終わっていますか?
• あいさつ文にはコロンがあり、締めくくりにはコンマがありますか?

重要な手紙の場合は、他の人に校正と編集を依頼することもできます。 作家は自分の文章で犯した間違いを見落とすことがよくありますが、別の目で見れば、すべての間違いを見つけることができます。

文法を編集する場合は、公開または提出する前に時間をかけて文章の可読性スコアを改善することもお勧めします

ステップ 16: 手紙を送る

これで、手紙を送る準備が整いました。 手紙を郵送する場合は、封筒に正確な差出人住所が記載されていることを確認してください。 手紙を電子メールで送信する場合は、送信する前に PDF として保存することを検討してください。これにより、書式が保持されます。 次に、メールの件名をうまく使いましょう。 件名には、次のように、手紙の内容と送信者を記載する必要があります。

• サラ・マクファーソンからのメモ: 服装規定違反

必要に応じて、件名に「緊急」などを追加します。 以前の手紙をフォローアップする場合は、件名に「フォローアップ」を追加します。

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