ビジネスレポートの書き方：ステップバイステップガイド

この専門的で洞察力に富んだステップバイステップガイドで、ビジネスレポートの書き方を発見してください。

ビジネス レポートの作成を依頼された場合、どこから始めればよいかを判断するのは難しい場合があります。 レポートの目的を決定することから付録のリストを作成することまで、レポート作成プロセスにどの関連情報を含めるかを決定しようとすると、圧倒されるのは普通のことです。 上司は、あなたがビジネス レポートをまとめることを信頼している場合、あなたが会社の意思決定プロセスに参加していることを信頼しています。

ビジネスにおける公式および非公式のレポートは、ビジネスが会社を前進させるための次のステップについて十分な情報に基づいた決定を下すのに役立ちます。 ビジネス文書を書くことは多くの仕事の重要な部分ですが、上司や監督者からビジネス レポートを求められたときに何を求めているのかを理解するのは難しい場合があります。 ここでは、レポート全体の構造を説明し、レポートの最初のタイトル ページから、最後に含めることが期待される追加情報 (付録とも呼ばれます) までを説明します。 飛び込みましょう。

必要な材料

• レポートの目的に関連する企業データ
• 同僚が作成したレポートのコピー。会社の推奨形式に従うことができます
• あなたのコンピュータ
• アイデアを書き留めるためのメモ帳

ステップ 1. ビジネス レポートの目的を理解する

ビジネス レポートには特定の目的があります。それは、企業内での将来の意思決定に役立つ情報を提供することです。 一部のビジネス レポートは緊急であり、従業員はデータを収集して危機を解決するために使用できるように、部門内の情報を報告する必要があります。 その他のビジネス レポートは緊急性が低く、企業が次の年に取るべき方向性を決定するために使用される場合があります。 ビジネス レポートを作成するときは、標準のビジネス レポート フォームに従うことが求められます。

これは、学術研究報告書やナラティブ ライティングの形式とは異なります。 ビジネス レポートは、セクションが明確に定義された正式なレポートです。 仕事でビジネス レポートを書くのが初めての場合は、開始する前に上司に確認して、会社が標準のビジネス レポート形式を使用していることを確認するのが賢明です。

また、上司に定期的にチェックインして、正しい方向に進んでいることを確認することも役立つ場合があります。 一度に 1 つのセクションの概要を説明することで、正しい方向に進み始めることができます。また、上司は、会社が前進するために必要な情報を提供するために取り組んでいることを確認するためのガイダンスを提供することができます。

ステップ 2. レポートのタイプを決定する

ビジネス レポートは同じ一般的な形式に従いますが、さまざまな種類のビジネス レポートがあり、会社がどの種類のレポートを期待しているかを知ることが重要です。 あらゆる種類のビジネス レポートは、会社を前進させるのに役立つ情報を提供します。 監督者が期待するレポートの種類を理解することで、レポートが解決しようとしている問題の解決策を開発するために必要な情報を確実に提供できます。 さまざまな種類のビジネス レポートには、次のようなものがあります。

• 調査報告書: 学術調査報告書とは異なり、企業や組織が新しい製品やサービスの開発に取り組んでいる場合、ビジネス調査報告書が一般的に使用されます。 1 人の従業員がビジネス調査レポートの代表者である場合もありますが、通常、多くの人が作業に関与しています。 たとえば、科学者、研究者、およびアナリストは、企業が製品、サービス、またはその他の新しい製品を進めるかどうかを決定するのに役立つ情報を得るためにチームとして働く場合があります。 調査レポートの情報は非常に詳細であり、通常は定量的および定性的な情報を提供します。 分析レポートと情報レポートの両方が、通常、調査レポートの作成プロセスで使用されます。
• 分析レポート: 会社が決定を進める方法を決定するとき、分析レポートが役立ちます。 分析レポートは、特定の問題の解決に焦点を当て、問題の背景と社内の現在の状況の両方を説明する情報を提供します。 分析レポートは、問題に対するさまざまな解決策の可能な結果を​​提供することもあり、企業が問題解決プロセスをどのように進めるかによって、状況がどのように変化するかを予測するのに役立ちます。 このビジネス レポートは非​​常に詳細であり、作成には時間がかかる場合があります。 ただし、分析レポートは、重要な決定を必要とする差し迫った問題を解決するために使用されるため、時間の制約がある場合に頻繁に要求されます。
• 説明レポート: 特に詳細な調査が含まれる場合、管理レベルの専門家が会社の核心を理解するのは難しい場合があります。 説明レポートは、将来の決定を知らせるのに役立つ研究やその他の調査結果を説明する場合があります。 説明的なレポートを書いている場合は、複雑な概念を過剰に説明したり、過小に説明したりしないように、読者を知ることが重要です。
• 進捗レポート: 企業内の多くのプロジェクトは完了までに何年もかかります。進捗レポートを提供することは、物事がどのように進んでいるかを経営陣に示す方法です。 このタイプのレポートには、データやその他の調査結果が含まれていない場合があります (プロジェクトのフェーズによって異なります)。 代わりに、何かがどのように進んでいるかについて聴衆または監督者に最新情報を提供する方法として機能します。 プロジェクトが進行中の場合、定期的に進捗報告が期待される場合があります。
• 情報レポート: このタイプのビジネス レポートは、企業に関する情報を掘り下げた偏りのない客観的な情報を聴衆に提供します。 この情報は純粋に事実に基づいており、会社の統計 (会社が前会計年度に調達した金額、会社の従業員数など) などのデータが含まれる場合があります。

ステップ 3. 要点を展開する

事業報告書の作成を依頼された場合、上司と協力して報告書の目的を理解することが不可欠です。 明確な指示がなければ、会社にとって役に立たない情報収集に時間を費やす可能性があります。 データを掘り下げる前に、レポートの明確なフレームワークを検討することで、前進するために必要な情報を会社に確実に提供することができます。 ビジネス レポートの目的を理解したら、要点をまとめます。

後でこれらを具体化することができますが、最初に、研究を開始できるようにアウトラインを作成することが重要です. 概要を作成したら、会社の他の部門の人々とのインタビューを設定する必要があるかどうか、自分で調査する必要があるかどうか、会社の最近の業績に関する情報を調べる必要があるかどうかがわかります。 レポートを書き始める前に調べておくと、アウトラインに穴がないかどうかを見つけるのにも役立ちます。

レポートを完成させるために必要な情報を見つけるのに苦労していることに気付いた場合は、スーパーバイザーに連絡して、次のステップを決定してください。 必要に応じてレポートの方向性を変更するために協力できるように、遅かれ早かれこれを行うことをお勧めします。

ステップ 4. サブセクションを作成する

ビジネス レポートは、レポートを理解しやすいように分割する小見出しに分割されます。 ステップ 5 から 13 では、レポートに含める必要がある各セクションを確認します。

ステップ 5. タイトル ページを作成する

ビジネス レポートは、鮮明でクリーンなタイトル ページから始める必要があります。 会社がビジネス レポートのタイトル ページを通常どのようにフォーマットするかがわからない場合は、参考として使用するために、以前に提出されたレポートを上司に依頼してください。 通常、ほとんどのタイトル ページには、ビジネス レポートのタイトル、レポートを作成した人物 (複数可)、およびレポートが作成された時期が含まれます。 レポートの対象者をタイトル ページに含めることもできます。 必ずタイトル ページの中央に情報を配置し、特殊なフォントや不要な書式を使用しないでください。 清潔でシンプルに保ちます。

ステップ 6. エグゼクティブ サマリーを作成する

ビジネス レポートのエグゼクティブ サマリー セクションは、読者がレポートの本文を読み進めていく中で、これから何をしようとしているのかを伝えます。 エグゼクティブ サマリーは、レポートのすべてを伝えてしまわないように十分に短くする必要がありますが、読者がレポート全体を読まなくてもレポートの基本を把握できるように十分に長くする必要があります。

エグゼクティブ サマリーは、レポートのエレベーター ピッチのようなものだと考えてください。要点を伝えるのに 30 秒かかります。 エグゼクティブ サマリーで十分に説明されていない情報は、レポートの後半で詳しく説明されるため、すべての詳細を詰め込む必要はありません。 レポートのこの部分の適切な長さは、主にレポート全体の長さに依存するため、決まった適切なエグゼクティブ サマリーの長さはありません。

ステップ 7. 目次を作成する

目次は新しいページから始め、レポートの内容を明確に概説する必要があります。 レポートの各小見出しをリストする必要があります。 より小さなセクションもリストすることもできます。 セクションを順番に並べるだけでなく、目次にページ番号を含めます。 これは、ビジネス レポートのプレゼンテーションを行っているときに、視聴者にフォローしてもらうのに役立ちます。

ステップ 8. イントロダクションを書く

ここでは、レポートから何を期待できるかについて、より詳細なアイデアを聴衆に提供できます。 エグゼクティブ サマリーで述べたことを繰り返し述べないように注意してください。 導入部では、そもそもなぜ事業報告書が必要だったのかを掘り下げたいと思うかもしれません。 レポートが解決しようとしている問題について話すことは、レポートの本文で説明されようとしている研究を理解するための適切なヘッドスペースを聴衆に提供するのに役立ちます。

ビジネス レポートでの紹介は、物語の文章での紹介とは異なることに注意してください。 読者の関心を維持するために読者を夢中にさせる必要はありません。 スマートで形式的なものに保ち、詩的になりすぎないようにします (会社の文化でそれが理にかなっている場合を除きます)。

ステップ 9. 本文を作成する

ここでは、研究や調査結果の要点を掘り下げることができます。 レポートのこの部分を省略しないでください。できる限り詳しく説明してください。 あまりにも多くの情報を提供したり、聴衆を退屈させたりすることを心配しないでください。 ビジネス レポートの本文を読む時間がない人は、必要な情報を得るためにエグゼクティブ サマリーまたは結論を読むことができます。

レポートの本文は、完了した調査や作業の詳細を掘り下げる機会を得る場所です。 ビジネス レポートの本文には、チャートやグラフが含まれる可能性があります。 読者に詳細を説明する情報で、各チャートまたはグラフにラベルを付けてください。 本文セクションに画像を含める場合は、各写真にキャプションを含めます。 本文セクションを書くときは、聴衆を念頭に置いてください。 技術的なバックグラウンドを持たない聴衆に向けて技術的なトピックについて書いていることがわかっている場合は、専門用語やなじみのない用語を説明して、読者があなたの文章についていくことができるようにします。

ステップ 10. 結論でまとめる

ビジネス レポートのエグゼクティブ サマリー セクションと同様に、結論は、レポートで説明した内容を説明し、読者に知っておくべきことを思い出させます。 重要な点を強調したり、驚くべき発見を調べたりすることができます。 ただし、繰り返しになりますが、結論は短くて甘いものにしてください。

ステップ 11. 推奨事項を作成する

ここでは、レポートがこのセクションの目的としている問題を解決するために、会社が提供した情報をどのように使用できるかについて説明します。 会社が取ることができるいくつかの可能な行動方針と、各行動の潜在的な結果と影響について話し合うことをお勧めします。 報告に関連する意思決定を担当する部門で働いていないとします。

その場合、部門の同僚と協力して、あなたの推奨事項が会社に役立つかどうかについてフィードバックを得ることができます。 最後に、このセクションでは、レポートの情報に基づいて会社が前進するために実行できる次のアクション ステップを明確に提供してください。

ステップ 12. リファレンスを一覧表示する

多くのビジネス レポートでは、他社が実施した調査を使用して、その調査結果を裏付けています。 他の人が実施した研究を使用する場合は、参考文献セクションに研究ソースを正しく帰属させてください。 さらに、聴衆があなたの好みについてどのように知ることができるかを伝える情報 (レポートで引用されている情報を見つけた本や Web サイトなど) を含める必要があります。

ステップ 13. 付録セクションを追加する

ビジネス レポートのこのセクションには、読者があなたの文章を理解しやすくするための追加情報を含めます。 これには、レポートの情報を収集するために使用したインタビューの書き起こしや、レポートで使用した研究や財務情報を説明するために使用した用語を説明する用語集が含まれる場合があります。 聴衆に追加情報を提供する必要がない場合は、付録セクションを含める必要はありません。

ステップ 14. レポートを校正する

ビジネス レポートを提出する前に、十分な時間をかけて校正することが重要です。 締め切りが厳しい場合は、レポートが完成したらすぐに上司に提出したくなるかもしれません。 迅速な仕事はしばしば評価されますが、仕事で一晩寝て、朝に読み直し、必要な修正を加えてから上司に提出することをお勧めします. 仕事に新鮮な目を向けると、ぎこちないフレーズやその他のエラーがどれだけ飛び出すかに驚かれることでしょう。

レポートの情報が機密情報ではないとします。 その場合、レポートを提出する前に、同じ業界の同僚や他の同僚にレポートを読み直すよう依頼することをお勧めします。 これは、他の方法では考えられなかったエラーを見つけるのに役立ち、提出する前にレポートをより完全なものにするためにレポートに追加する方法についての洞察を得ることができます。

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ステップ 15. 作品を発表する

あなたはおそらく、報告書を上司に提出するだけではありません。 ほとんどの企業は、調査結果について話し合う際に、レポートを幹部グループに提出するよう求めます。 レポートの内外を熟知している必要があり、聴衆にレポートの特定のセクションを紹介して質問に答えることができます。 ビジネス レポートの準備に加えて、要点を説明するのに役立つ視覚資料 (PowerPoint プレゼンテーションなど) を準備することもできます。

たとえば、スライドのレポートから直接の引用を引き出すことができます。これにより、対象者がレポートのページをめくる際に理解を深めることができます。 プレゼンテーションの最後に、質問の時間を残しておきます。 レポートをよく理解することで、調査結果をより深く掘り下げるよう求められたときに、役員会の前に立つために必要な自信を得ることができます。 報告書に関するビジネス プレゼンテーションを行うことに不安を感じている場合は、会議室に入る前に、友人や同僚の前で練習することをお勧めします。

ステップ 16. フィードバックを率直に受け取る

疑いの余地はありません。最初の事業報告書を書くのは神経をすり減らすものであり、報告書についての考えを話し合うために上司から呼び出されたときは特に恐ろしいものです。 ただし、心を開いて聞くように最善を尽くし、次回より良いレポートを作成する方法について必ずメモを取ってください。 各企業や監督者の好みがあるため、事業報告に関して建設的な批判を個人的に受け取らないことが重要です。 代わりに、上司が次回変更することを望んでいることをメモして、先に進みます。

ビジネスコミュニケーションのヒントとコツ

1. メッセージを明確にする

ビジネス レポートで伝えようとしている情報や解決しようとしている問題を正確に把握する必要があります。

2.簡単に始める

ビジネス レポートのエグゼクティブ サマリーや紹介から始める必要はありません。 どこから始めればよいかわからない場合は、休憩を取り、知っていることから始めてください。 すでに行った調査や、会社に対してすでに持っている推奨事項について書くことから始め、そこからレポートを具体化します。

3. 簡潔であることを目指す

ビジネス レポートのすべての情報は、焦点を絞って順調に進み、読者にとって意味のあるものである必要があります。 ビジネス レポートを校正するときは、自分が書いた情報が読者を必要な場所に導いているかどうかを常に自問してください。

4. 聴衆を知る

あなたの会社に金銭的な利害関係を持つ取締役会メンバーのグループのために書いているが、あなたがしていることの日々の詳細を理解していない場合は、グループのために書いている場合とは異なる方法で書く必要があります.あなたの直属の上司の。 しかし繰り返しますが、読者を理解することは、読みやすく役立つレポートを書くための鍵です。

5. シンプルに保つ

ビジネス レポートで専門用語や技術用語に出くわした場合は、読者がレポートを理解しやすくするために使用できる別の単語がないか自問してください。 何かを言うためのより簡単な方法がある場合は、そのオプションを使用してください。

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