正式な手紙の書き方: フォーマット、例、ヒント
公開: 2024-03-28潜在的な雇用主に好印象を与えること、要求を明確にすること、または正式な苦情を申し立てることを目的とする場合でも、効果的な正式な手紙の書き方を知ることは、メッセージが当然の注目を持って受け取られるようにするための鍵となります。 完璧な書き出しから洗練された結論まで、どんな状況でもメッセージを効果的かつプロフェッショナルに伝える手紙を作成するための基本事項をご案内します。
正式な手紙とは何ですか？
正式な手紙は、決まった構造と口調に従う書面によるコミュニケーションの一種です。 これには、送信者と受信者のアドレス、正式な挨拶、締めくくりなどの特定の要素が含まれます。 正式な手紙は、仕事への応募、公式の苦情、またはビジネス上の問い合わせによく使用されます。
これらの手紙は厳格な形式的な手紙の構造に従い、明確な目的があり、プロフェッショナルな雰囲気を維持しますが、非公式の手紙は会話的で個人的なものになる場合があります。 友人、家族、知人に宛てて書くことができ、個人的なニュース、お祝いの言葉、招待状、その他の個人的なトピックを含めることができます。
フォーマルな手紙にはたくさんの種類があります。 正式な手紙の例には次のようなものがあります。
- カバーレター
- 内定承諾書
- プロフェッショナルな感謝の手紙
- ビジネスレター
- セールスレター
- 終端文字
- 意向表明書
- 推薦状
正式な手紙について考えるとき、おそらく、書かれ、署名され、スタンプが押されて郵便で送信される、手書きまたはタイプされた文書を想像するでしょう。 ただし、状況の緊急度や受信者と送信者の好みに応じて、正式な手紙を電子メールで送信することもできます。
どのような正式な手紙を送ることを選択しても、目的は同じである必要があります。それは、目の前のトピックを明確かつ専門的な方法で明確かつ効果的に伝えることです。
正式な手紙はいつ出すのですか？
正式な手紙は、専門的なアプローチや正式なコミュニケーションが必要な場合に送信されます。 これらのインスタンスの例を次に示します。
- 求人への応募
- 退職届を送る
- 企業への正式な依頼・問い合わせ
- 苦情の申し立て
- 政府機関との連絡
- 正式な商取引の実施
- 個人的な関係のない個人に宛てた場合
正式な手紙の構成要素は何ですか?
ヘッダー（日付/アドレス/返信先アドレス）
日付:正式な手紙を書くときは、それを書いた日付を含めることが重要です。この情報は時間に敏感なコミュニケーションにとって不可欠です。
住所:私書箱番号やオフィススイートを含む、受信者の完全な住所を書きます。
返送先住所:会社の完全な住所を入力します。これにより、受信者は応答を送信しやすくなります。
挨拶
正式な手紙では、標準的な挨拶は「親愛なる」の後に受信者の敬称と姓が続きます。 手紙は「Dear [受信者の名前]」で始めて、名前の後にカンマを追加します。 受取人の名前がわからない場合は、手紙の宛先をその人のタイトルにすることができます。
体
本文の段落は手紙の本文です。 これらの段落では、差出人は手紙の目的を概説します。 これには次のセクションが含まれます。
- 手紙の主な目的を述べ、必要に応じて手紙の筆者を紹介する導入段落。
- 手紙の主題をより詳細に説明する 1 つ以上の中間段落。 このセクションを論理的に構成し、各段落がメッセージ全体の特定の点または側面に言及するようにすることが重要です。
- 最後の段落では重要なポイントを要約し、該当する場合は次のステップを示します。 これには、会議の提案、返答の要求、または当面の問題の解決への期待の表明が含まれる場合があります。 最後の段落は、受信者がメッセージを検討したり、時間と注意を払ってくれたことに感謝の気持ちを伝えるのに適した場所です。
閉鎖
本文セクションの後は、シンプルでプロフェッショナルな署名でレターを閉じます。 手紙を終わらせる丁寧な方法には、次のような署名が含まれます。
- 心から
- よろしくお願いします
- 謹んで
サイン
正式な手紙の最後の要素は署名です。 必要に応じてフルネームと役職を入力し、その後に署名と印刷した名前を入力します。
6つのステップで正式な手紙を書く方法
正式な手紙を書くのを難しく感じる必要はありません。 物事を簡単に進めるために、従うことができるシンプルな 6 ステップのプロセスがあります。 正式な通信を効率的かつ効果的に構成するには、この実証済みの方法に従ってください。
1メッセージを計画する:書き始める前に、時間をかけて目的を明確にしてください。この手紙で何を達成したいと考えていますか? あなたの聴衆は誰ですか? これらの側面を理解することで、トーンと内容が決まります。
2適切な形式から始める:正式な手紙には、差出人の住所、日付、受信者の住所、挨拶文、本文、結び、署名を含む特定のレイアウトがあります。テキストを左揃えにして、Times New Roman や Arial などのプロフェッショナルなフォントを使用します。 文章はシングルスペースで、段落間に空白行を入れてください。 文書の上下に 2 インチの余白、両側に 1 インチの余白が必要です。
3明確な書き出しを作成する:最初の段落で、受信者に手紙の目的をすぐに伝える必要があります。要点を絞って簡潔にまとめてください。 長い自己紹介は必要ありません。
4本文を作成する:本文では、リクエスト、質問、または伝えたい情報を詳しく説明します。手紙を整理して読みやすくするために、要点ごとに別の段落を使用します。 必要に応じて事実や具体的な例を使って自分の発言を裏付けてください。
5効果的に締めくくる:手紙の要点を要約し、特定の日付までの返信や会議の要請など、受信者に期待するアクションを明確に述べます。「敬具」や「よろしくお願いします」などの丁寧な結びで終わり、その後に署名と名前を印刷します。
6復習:手紙を送る前に、時間をかけて校正してください。正式な手紙は、書式が正しいだけでなく、文法、句読点、スペルにも誤りがなくなければなりません。 文法チェックを実行し、プロフェッショナルに聞こえるように口調を考慮してください。
Grammarly の正式なレター ジェネレーターを使用すると、数回クリックするだけで正式なレターを作成できます。 重要な詳細をいくつか入力するだけで、Grammarly がニーズに合わせてさらに調整できる下書きを生成します。
避けるべきよくある間違い
正式な手紙の形式に従う場合は、次のようなプロフェッショナリズムを損なう可能性のあるよくある間違いを避けることが重要です。
- カジュアルすぎて、カジュアルな言い回し、スラング、ジョークを使用している
- 一貫性のない書式設定
- 送信前の校正に失敗した場合
- 古い連絡先情報または間違った連絡先情報を使用する
- 行動喚起の省略
これらの間違いを避けることで、正式な手紙がプロフェッショナルかつ効果的なものになり、望ましい結果が得られる可能性が高まります。
正式なレターテンプレート
[あなたの名前]
[あなたの住所]
[あなたのメールアドレス]
[あなたの電話番号]
[日付]
[受取人の氏名]
[受信者の役職と役職 (該当する場合)]
[受取人の会社 (該当する場合)]
[受取人住所]
[受信者の名前] 様
[冒頭の段落: 自己紹介をし、手紙の目的を述べます。 関連する背景情報または必要なコンテキストを提供してください。]
[本文段落: トピックセンテンスを使用して手紙の主なアイデアを紹介します。 執筆の目的に関連する追加の詳細を詳しく説明します。]
[最後の段落: 重要なポイントを要約し、感謝または関心を表明し、望ましいフォローアップ アクションがあれば直接述べます。]
心から、
[あなたの印刷名]
[入力した署名]
正式な手紙の例
John Smith セールスマネージャー AcmeCo 123 Business Rd. Business City, CA 12345 555-555-4567 [email protected] 2024 年 3 月 11 日
サマンサ・グリーン調達責任者 InnovateTech Solutions 456 Industry St. Market Town, MT 67890
親愛なるグリーンさん、
この手紙があなたに元気を与えてくれることを願っています。 私の名前はジョン・スミスです。AcmeCo のセールスマネージャーです。AcmeCo は、業務効率を高め、ビジネスの成長を促進するように設計された革新的なソリューションの大手プロバイダーです。 AcmeCo では、お客様の固有のニーズを満たすようカスタマイズされた高品質の製品とサービスを提供することに誇りを持っています。
当社の最新製品である AcmeCo Efficiency Booster をご紹介するためにご連絡させていただきました。 このソリューションは、テクノロジー企業が直面する一般的な課題に対処するために特別に開発されました。 ワークフローを最適化し、運用コストを削減し、全体的な生産性を向上させるために設計されたさまざまな機能を提供します。
当社のクライアントの多くは、AcmeCo Efficiency Booster の導入による大きなメリットをすでに実感しており、使用後最初の 3 か月以内に平均 25% の生産性の向上が報告されています。 当社のソリューションをお客様の業務に統合することで、InnovateTech Solutions も同様の、あるいはそれ以上の改善を経験できると考えています。
当社は、AcmeCo Efficiency Booster がお客様の組織にもたらす価値に自信を持っており、お客様のご都合に合わせて包括的なデモンストレーションを喜んで提供させていただきます。 さらに、当社製品の可能性を探求することに興味のある新規顧客に特別な紹介割引を提供しています。
デモンストレーションのスケジュールを設定したり、AcmeCo が InnovateTech Solutions の成功にどのように貢献できるかについて話し合ったりするには、お気軽に 555-555-4567 に直接ご連絡いただくか、[email protected] まで電子メールでお問い合わせください。 私たちは、貴社と提携して貴社の成長目標をサポートできる機会を楽しみにしています。
AcmeCo をオペレーショナル エクセレンスを実現するパートナーとして検討していただきありがとうございます。 私たちは協力できることに興奮しており、可能な限り最高のサービスとサポートを提供することに尽力します。
心から、
ジョン・スミス セールスマネージャー AcmeCo
同封物: 製品パンフレット、お客様の声