5 つのステップで会議の議題を作成する方法

参加する必要のない会議に参加したことがありますか?あるいは、時間の管理が間違っていたため、会議が遅れてしまったのを見たことがあるかもしれません。暴走会議を防ぐ方法はきっとあるはず！

がある。それは会議の議題と呼ばれます。会議の議題は、会議の内容と会議のスケジュールを決定する概要です。会議の議題は、会議を議題に沿って効率的かつ目標指向に保つことを目的としています。

あなたがスタートアップ企業のチームリーダーであっても、非営利団体のオーガナイザーであっても、会社の役員であっても、効果的な会議の議題を作成する方法を知る必要があります。会議から抜け出す方法を考えたことがあるなら、これはあなたのためのものです。会議の議題を作成するためのステップバイステップのガイドを、例も含めて読み続けてください。

会議の議題とは何ですか?

会議の議題は、会議中に何が行われるかの概要です。これには、トピック、目標、タイムライン、指定された講演者、サポート文書、および論点が含まれる場合があります。会議の議題は通常、会議の前に参加者と共有され、参加者が準備できるようになります。

会議の代わりに非同期コミュニケーションを使えばよかったのではないかと考えたことがあるなら、おそらく議題の書き方をブラッシュアップしたいと思うでしょう。会議の議題は、会議前、会議中、会議後に重要なツールです。

会議の議題は、会議の前に期待値を設定して準備するために使用できます。会議中、議題によって構造が作成され、時間が節約され、集中力が維持されます。会議の後、議題を使用して会議を要約したり、議事録を作成したりできます。

会議の議題を使用する利点は次のとおりです。

• それは会議に明確な目的を与えます。
• 順調に進むのに役立ちます。
• それは責任を定義します。
• その構造により、時間を効率的に管理できます。
• 重要なトピックが確実にカバーされます。
• 作成すると、期待と責任が明確になります。
• 無駄な時間を削減します。
• 事前に議題を送信することで、参加者は準備を整えます。

一部の専門家は、会議の議題はすべての会議で使用されるべきであると提案していますが、他の専門家は、会議の議題を正式な会議にのみ使用することを推奨しています。会議中に時間を節約したり、予定通りに進めたり、特定の目標を達成したりしたい場合、アジェンダはそれを達成するための優れたツールです。

会議の議題には何を含めるべきですか?

会議の議題には、会議の目的を明確に記載する必要があります。会議の議題の中には、他の議題よりも詳細なものもあります。たとえば、すべての会議でトピックや補足資料に時間を割り当てる必要があるわけではありません。ただし、議題が詳細であればあるほど、話題を逸らすことが容易になります。

優れた会議の議題には次のものが含まれます。

• 会議のテーマ
• 目標の達成
• トピックのリスト
• 各トピックの推定時間配分
• 添付書類
• フリーディスカッションの時間
• 最終的な概要

会議の議題を作成するための 5 つのステップ

効果的な議題では、すべての出席者、達成したい目標、会議に割り当てた時間を考慮します。ここでは、効果的かつ効率的な会議を行うための 5 つのステップで会議の議題を作成する方法を紹介します。

1一つのテーマに集中する

会議の議題を書き始める前に、会議に何を求めるかを少し考えてください。あなたの目標は何ですか？この会議のテーマは何ですか?会議の種類を定義します。

テーマを設定し、会議の種類を指定すると、会議の焦点を決定するのに役立ち、出席者は準備を進めることができます。目標は、会議中に達成したいことを説明する必要があります。

一般的な会議の種類をいくつか示します。

• チームミーティング— プロジェクトのステータスについて話し合い、問題を解決し、重要な期限をスケジュールします。
• 取締役会会議— ビジネス上の問題についての正式な議論。
• エグゼクティブセッション— 取締役会のニーズを明確にするための会議。
• プロジェクトのキックオフ ミーティング— 新しいプロジェクトの目標、成果物、スケジュールのプレゼンテーション。
• ブレーンストーミング会議- 新しいアイデアに関するコラボレーション。
• フィードバック ミーティング- 建設的なフィードバックを得るために体系化された時間。
• アジャイル ミーティング: スプリント レビュー、プロジェクトの概要、フィードバックの報告を目的とした集中的なミーティングです。
• スクラム ミーティング- スクラム形式でのスプリント計画、スタンドアップ、製品バックログの改善、またはスプリント レビュー。
• 振り返りミーティング- プロジェクト後のフィードバック セッション。
• オンボーディング ミーティング: 新入社員オリエンテーションのためのグループ ミーティング。
• 委員会会議- 特定のプロジェクトや問題に取り組む会社またはチーム内のサブグループ。

2テーマを決める

チームメイト、取締役会メンバー、委員会メンバー、重要な関係者に連絡して、会議中に議論したいことがないか確認してください。全員に話す機会を与えることで、誰も自分の声を聞いてもらうためにあまりにも大声を張り上げる必要がなくなります。関係者から収集した情報、目標設定、会議の種類を使用して、会議中に話し合う必要があるトピックのリストを作成します。

開催したい会議の種類と達成したい目標の両方に沿ったテーマを取り上げるようにしてください。会議に割り当てられた時間内でどれだけのトピックをカバーできるかを考慮してください。詰め込みすぎないでください！

3トピックごとに制限時間とリーダーを設定する

順調に進むには、議論したいトピックごとに時間制限を設定すると役立ちます。会議のオーケストレーターがトピックごとに会話をガイドする予定がない場合は、トピックごとにリーダーを任命する必要があります。

リーダーは、議題の存続期間中会議を指揮し、関連する文書やスライドを提供し、議題で設定された時間制限内に議題が確実に収まるようにする責任があります。会議を主催している場合は、トピック リーダーに会議当日に必要な書類を持参するよう通知するのに役立ちます。

4必要書類を検討する

会議に必要な書類のリストを作成します。これには、プレゼンテーション スライド、データ、プロジェクトの詳細、テスト結果、ワイヤーフレーム、プロトタイプ、出席シート、または以前の会議議事録が含まれる場合があります。

チームの他の誰かがこれらの文書を会議に持参する必要がある場合は、必ずその旨を伝え、その情報を議題に含めてください。

5ディスカッションと概要のための時間を確保する

議題の最後に、簡単な概要とディスカッションのための時間を設けてください。スケジュールがあると、会議の終わりに質問する時間が必要になることがあります。さらに、目標に向かって取り組んでいる場合は、会議中に説明した内容をもう一度復習しても問題ありません。

毎週の会議を主催している場合は、これにそれほど時間は必要ないかもしれません。多くの場合、会議の終わりに確認するには 5 分もあれば十分です。ただし、これが毎月の会議である場合、または新しい情報に関する会議である場合は、代わりに会議の終わりに 10 ～ 20 分の時間を残すべきです。

会議の議題の例

以下に、典型的な会議の議題の概要を示します。

会議のタイトル:日付:場所と時間:会議の主導者:出席メンバー:会議の目的:

現状報告（10分）

出席している各メンバーに、自分のいる場所を共有する時間を与えます。

ゴール（15分）

会議の目標、期待する結果、それらを達成するために全員が何をする必要があるかを検討します。

新しいトピック(20 分)

新しい情報やメンバー主導の議論が必要なトピックを共有します。

概要(5 分)

会議中に議論された内容を確認し、実行項目のリストを作成し、まだ解決されていない質問については余地を残しておきます。

会議の議題に関するよくある質問

会議の議題とは何ですか?

会議の議題は、会議中に何が行われるかの概要です。これには次のものが含まれます。

• トピックス
• 目標
• タイムライン
• 指定講演者
• 添付書類
• 論点

会議の議題には何を含めるべきですか?

会議の議題には次の内容を含める必要があります。

• 会議のテーマ
• 目標
• トピックのリスト
• 各トピックの推定時間配分
• 添付書類
• フリーディスカッションの時間
• 最終的な概要

会議の議題はいつ使用する必要がありますか?

すべての会議、少なくとも正式な会議には会議の議題を使用する必要があります。時間を節約したい、予定を順調に進めたい、または会議中に特定の目標を達成したい場合、アジェンダはそれを達成するための優れたツールです。