ホームページ
会議の議題は、会議中に発生する内容の概要です。 これには、トピック、目標、タイムライン、指定された講演者、サポート ドキュメント、および論点が含まれる場合があります。 会議の議題は通常、会議の前に参加者と共有され、参加者が準備できるようになっています。
会議の代わりに非同期通信を使用できたのではないかと考えたことがある場合は、おそらく議題の書き方をブラッシュアップしたいと思うでしょう。 会議の議題は、会議の前、最中、後に重要なツールです。
会議の議題は、会議の前に期待を設定し、準備するために使用できます。 会議中、議題は構造を作成し、時間を節約し、焦点を維持します。 会議の後、アジェンダを使用して、会議の要約や議事録の下書きを作成できます。
会議の議題を使用する利点は次のとおりです。
会議の議題はすべての会議に使用するべきだと提案する専門家もいれば、正式な会議にのみ使用することを推奨する専門家もいます。 会議中に時間を節約したり、順調に進んだり、特定の目標を達成したりしたい場合、議題はそれを達成するための優れたツールです。
会議の議題には、会議の目的が明確に記載されている必要があります。 一部の会議の議題は、他の議題よりも詳細である場合があります。 たとえば、すべての会議で議題や関連文書の時間配分が必要なわけではありません。 ただし、アジェンダが詳細になればなるほど、トピックにとどまりやすくなります。
優れた会議の議題には、次のものが含まれます。
効果的な議題は、すべての出席者、達成したい目標、および会議に割り当てられた時間を考慮します。 効果的かつ効率的な会議を行うための 5 つのステップで会議の議題を作成する方法を次に示します。
会議の議題を書き始める前に、会議に何を求めているかを考えてみましょう。 あなたの目標は何ですか？ この会議のテーマは何ですか? 会議の種類を定義します。
テーマを持ち、会議の種類を指定すると、会議の焦点を決定するのに役立ち、出席者が準備できるようになります。 目標は、会議中に達成したいことを説明する必要があります。
一般的な会議の種類を次に示します。
チームメイト、仲間の理事会メンバー、委員会のメンバー、および重要な利害関係者に連絡して、会議中に話したいことがあるかどうかを確認してください。 全員に話す機会を与えることで、声を上げすぎて自分の声を聞く必要がなくなります。 利害関係者、目標設定、会議の種類から収集した情報を使用して、会議中に話し合う必要があるトピックのリストを作成します。
トピックが、開催したい会議の種類と達成したい目標の両方のテーマに沿っていることを確認してください。 会議に割り当てられた時間内にカバーできるトピックの数を考慮してください。 詰め込みすぎないで！
順調に進めるためには、話し合いたいトピックごとに時間制限を設定すると役立ちます。 会議のオーケストレータが各トピックの会話を導く予定がない場合は、トピックごとにリーダーを任命する必要があります。
リーダーは、トピックの期間中、会議を指揮し、関連するドキュメントまたはスライドを提供し、議題によって設定された時間制限内にトピックが収まるようにする責任があります。 あなたが会議を運営している場合は、トピック リーダーが会議の日に必要な書類を持参するように促すと役立ちます。
会議に必要な書類のリストを作成します。 これには、プレゼンテーション スライド、データ、プロジェクトの詳細、テスト結果、ワイヤーフレーム、プロトタイプ、出席シート、以前の議事録などが含まれます。
チームの他の誰かがこれらのドキュメントを会議に持参する必要がある場合は、必ずその人に知らせ、その情報を議題に含めてください。
議題の最後に、簡単な概要とディスカッションの時間を設けてください。 スケジュールを組むと、会議の最後に質問する時間が必要になることがあります。 さらに、目標に向かって取り組んでいた場合は、会議中に取り上げた内容をもう一度確認しても問題ありません。
毎週の会議を主催している場合、これにはあまり時間がかからないかもしれません。 多くの場合、会議の最後に復習するのに 5 分あれば十分です。 ただし、これが毎月のミーティングである場合、または新しい情報に関するものである場合は、代わりにミーティングの最後に 10 ～ 20 分を残す必要があります。
以下に、典型的な会議の議題の概要を示します。
ミーティングのタイトル:日付:場所と時間:ミーティングの主役: 出席メンバー:ミーティングの目的:
ステータス レポート(10 分)
現在の各メンバーに、現在の状況を共有する時間を与えます。
ゴール（15分）
会議の目標、期待する結果、およびそれらを達成するために全員が行う必要があることについて検討します。
新しいトピック(20 分)
話し合いが必要な新しい情報やメンバー主導のトピックを共有します。
概要(5 分)
会議中に議論された内容を確認し、アクション アイテムのリストを作成し、まだ対処されていない質問がある場合はその余地を残しておきます。
会議の議題は、会議中に発生する内容の概要です。 これには以下が含まれます。
会議の議題には、次の内容を含める必要があります。
すべての会議、または少なくとも正式な会議で議題を使用する必要があります。 会議中に時間を節約したり、順調に進んだり、特定の目標を達成したりしたい場合、議題はそれを達成するための優れたツールです。