プロフェッショナルなメールの書き方: ステップバイステップ

件名と挨拶文から送信ボタンを押すまでの 10 の簡単なステップで、あらゆるビジネス コミュニケーション用のプロフェッショナルなメールを作成する方法を学びます。

電子メールは、今日のビジネス コミュニケーションの主要な形式であることは間違いありません。 これは、優れた電子メール エチケットを持ち、効果的な電子メール メッセージを作成する方法を知ることが非常に重要なスキルであることを意味します。

毎回優れた電子メール メッセージを作成するのに役立つ、従うべき 10 の非常に簡単な手順を次に示します。

完璧なプロフェッショナル メールを作成するための 10 の簡単なステップ

ステップ 1. メール テンプレートを選択する

メールを書くのが得意ではない場合は、良いメールを最初から最後まで書くプロセスをガイドするメール テンプレートを選択できます。 オンラインで利用できるさまざまな電子メール テンプレートが多数あります。また、電子メール ホストのテンプレートを使用することもできます。 たとえば、Microsoft Outlook には、優れたメッセージを作成するのに役立つメール テンプレートがいくつか用意されています。 最高のメール作成アプリの多くがそうであるように.

ステップ 2. 件名を書く

最も効果的なメールには、魅力的な件名があります。 件名は、メールの目的を説明するだけでなく、興味深くクリックできるものにしてください。 件名を空白またはあいまいなままにしておくと、メッセージが受信者のスパム フォルダに移動したり、見過ごされたりする危険があります。

ステップ 3. 挨拶文を選択する

メール受信者への挨拶の仕方を決めます。 その人の名前、または「Dear Sir」、「Dear Mr.」、「To Whom Concern?」などの一般的な名前を使用しますか? 通常、受信者の名前を直接宛てたほうが、一般的な挨拶よりも効果的な電子メールになります。 受信者の名前がわからない場合は、営業所に電話して、電子メールの宛先を誰にすればよいかを尋ねることを検討してください。

ステップ 4. メールの目的を述べる

メールの冒頭では、その目的を明確に述べる必要があります。 この情報が事前に利用可能であり、スキャン アンド スキミングしやすい方法でレイアウトされていることを確認してください。 これにより、受信者は情報をより簡単に読んで吸収できるようになります。 メールの受信者がメールを読むのが速すぎて最後まで読むことができない場合は、目的を前もって伝えておくと役立ちます。

ステップ 5. メールの本文を書く

このプロセスで最も困難なステップの 1 つは、メールの本文を書くことです。 簡潔にしてください。 「xyz」について過度に冗長にしたり、詳しく説明したりしないでください。 重要な情報を目立たせるために箇条書きを含め、テキストを読みにくくするイタリック体の使用は避けてください。

ステップ 6. いつフォローアップするかを言う

受信者から返信がない場合、いつフォローアップする予定かを述べずにメールを終了しないでください。 特に何らかの書類を要求している場合は、十分な時間をかけて対応してください。 とはいえ、受信者があなたが実際に連絡を取り返す予定であること、およびあなたがそうする一般的な時間枠を認識していることを確認することが重要です.

ステップ 7.サインオフと電子メールの署名を選択する

次に、サインオフの方法を選択し、電子メールの署名を含める必要があります。 一般的なプロフェッショナル サインオフ オプションには、次のようなものがあります。

• 心から、
• ありがとうございました、
• よろしくお願いします、
• 謹んで、
• 敬具、

サインオフの下にフルネームを印刷する必要がありますが、可能であれば電子メールの署名も含める必要があります。 これは、この目的専用のアプリによって作成されたデジタル署名、または実際の署名の画像である可能性があります。 必須ではありませんが、メール通信の最後に個人的な署名を追加すると、より親しみやすく、プロフェッショナルなメールにすることができます。

ステップ 8. 署名に連絡先情報を含める

メールの送信者が複数の方法であなたに連絡できるように、メールの署名に連絡先情報を必ず含めてください。 電話番号、ソーシャル メディアまたは LinkedIn の情報、氏名、およびその他の関連または適用可能な追加情報を含めます。

ステップ 9. タイプミスがないか電子メールを校正する

メールを受信者に送信する前に、間違いやタイプミスがないか再確認することを忘れないでください。 シンプルで修正可能な間違いがあれば、すぐに読者を先延ばしにする、美しくフォーマットされたプロフェッショナルなメールを作成できます。 Grammarly は、エラーを簡単に見つけて削除するのに役立つ電子メールのプラグインを提供します。

Grammarly をメールに追加する方法を学びます。

ステップ 10. 送信ボタンを押す

おそらく、メールを書く上で最も神経をすり減らす部分は、送信ボタンを押すことです。Gmail を使用していて、送信が遅れる場合は特にそうです。 送信する前に、メールを数回校正したことを確認してください。 重要な電子メールの場合は、自分自身に送信し、もう一度校正して、意図した受信者に送信します。

プロフェッショナルなメールの例

以下は、サービス プロバイダーからクライアントへの専門的に書かれた電子メールの例です。

件名:電話してください re: 先月の進捗レポート

こんにちはマイケル、

先月のプロジェクトの進捗レポートを確認する準備ができました。 それらを詳細に確認する機会があることを確認したいと思います。 便宜上、ここに添付されています。 最も重要な指標を指摘し、質問に答えることができるレポートを確認する会議を設定するには、私に電話してください。

週末までにご連絡がない場合は、お手元にある携帯番号 555-239-5512 にお電話いたします。

お時間をいただきありがとうございます。

ジェシカ・ウィルソン

コンテンツ マーケティング 4 U プロジェクト マネージャー

555 イースト ブロードウェイ ストリート

フロリダ州オーランド 65987

555-377-6671

[email protected]

件名は、先月の進捗レポートについての連絡であり、送信者がそれについて電話で連絡を取りたいと思っていることを読者にすぐに知らせます。 電子メールの冒頭には、目的と、レビュー用にレポートが添付されていることが記載されています。 電話会議のリクエストが行われ、送信者は受信者にいつ、どのようにフォローアップするかを述べます。

これにより、進捗レポートに関するコミュニケーションの期待と境界が設定され、受信者は、サービス プロバイダーが目前の問題の重要性を理解していることを知ることができます。 電子メールの最後に、送信者は正式な連絡先情報をすべて含めて、受信者が最も便利な方法で連絡できるようにします。

プロフェッショナルなメールの書き方に関する最後の言葉

ビジネス コミュニケーションはかつてないほどデジタル化されており、これは指数関数的に成長すると予想されます。 簡潔で率直な方法で効果的にコミュニケーションできるプロフェッショナルなメールの書き方を学ぶことは、今日の従業員全員が学ぶべきことです。

プロフェッショナルな電子メール メッセージの作成に関する FAQ