公式メールの書き方

公式メールの書き方に躊躇していませんか？ 心配しないでください。 あなたは一人じゃない。 メッセージは重要であることが多いため、公式の電子メールを開始することは困難な作業になる可能性があります。 ただし、公式の電子メールの作成は、私たち全員が学ぶことができるものです。 この記事では、公式メールの開始方法、公式メールの終了方法、公式メールの署名など​​、公式メールの形式について説明します。 また、公式メールの10のサンプルを提供し、これまでになく迅速に公式メールを作成するのに役立つFlowriteのメールテンプレートを紹介します。

公式メールとは何ですか？

公式メールは、返信が必要な個人（またはグループ）に送信する正式なメールの一種です。 すべての正式な電子メールと同様に、公式の電子メールは、公式の構造、件名、挨拶、および署名を使用して、専門的で正しくフォーマットされている必要があります。

公式メールの例は次のとおりです。

• 病欠メッセージ
• 会議への招待
• 正式に誰かを紹介する
• 通知を提出する
• 誰かに感謝します

たとえば、辞表や休暇申請などの公式メールは、他の人と共有できる正式な申請です。 繰り返しになりますが、そのようなメッセージで可能な限り礼儀正しくプロフェッショナルであることは、前向きな反応を保証します。

上司、教授、同僚、顧客、または潜在的なビジネスパートナーに電子メールを送信している可能性があります。 研究者によると、あなたが使用する言語とあなたがどれほどフォーマルであるかは、受信者があなたをどのように認識するかに影響を与える可能性があります。 「インターネットの言語、つまりテキストスピークは、カジュアルなやり取りには適しているかもしれませんが、専門的な文脈では不適切です」と彼らは結論付けています。

レッスン？ 公式メールを書くときは、適切な構造に固執し、正式になります。

正式な公式メールを書くことは専門家だけではありません。 それも実用的です。 公式の電子メール形式も、メッセージが混乱したり混乱したりしないように構成されています。 公式メールのガイドに従うと、結果を生み出す明確な通信を作成するのに役立ちます。

公式メールはどのように書きますか？

公式の電子メール作成フォーマットのこの段階的なプロセス。このセクションを読むまでに、公式の電子メールの作成方法について知っておくべきことがすべてわかっています。

公式メールフォーマット

すべての公式メールの構造は単純なので、習得するのにそれほど時間はかかりません。

効果的な公式メールには、次の4つの部分があります。

• 挨拶
• オープニングラインとボディ
• エンディング
• サイン

各通信は同じ正式な電子メール構造に従います。つまり、それを習得すると、数分で効果的な電子メールを作成できるようになります。

公式メールの開始方法

すべての正式なメールは「Dear」で始まります。

知っている人に手紙を書くときは、その人のフルネームを使用してください。 仕組みは次のとおりです。

• 「親愛なるポール・ロバーツ」

メールのあいさつにタイトルを使用する必要がありますか？ しないことをお勧めします。 Mr and Mrsのような敬語を使うのは古風で、気分を害する可能性があるので、それを捨ててください。 同様に、「親愛なるサー/マダム」と「それが関係するかもしれない人」も捨てる時が来ました。

公式メールグリーティング

しかし、人のフルネームがわからない場合やグループのアドレスを指定している場合はどうなりますか？

誰かのフルネームがない場合（またはLinkedInで見つからない場合など）は、職務を使用するなど、別の方法でその人に対処します。

これがどのように機能するかを次に示します。

• 親愛なるマーケティングマネージャー、
• 親愛なる採用マネージャー、
• 親愛なるチーム、

公式メールのあいさつとして「こんにちは」が使えるか知りたいという方もいらっしゃいますか？ それはあなた次第ですが、公式の電子メールでは、そうしないことをお勧めします。 証拠と逸話は、これらの場合には非公式なアプローチが適切ではないことを示しています。

私たちのアドバイスは、あなたが望む応答と結果を確実に得るための最良の方法である可能性が高いので、試行錯誤されたコミュニケーションアプローチに固執することです。 メールを開始する方法の詳細については、記事をご覧ください。

オープニングラインとボディ

ここでは詳しく説明しませんが、公式メールは返信の受け取りに関するものですので、質問を明確にしてください。

通常、最初の文はあなたが誰であるかを紹介し、あなたが電子メールを送信している理由を説明します。 次の文章は、あなたの要求、質問、またはメッセージをカバーしています。 以下の10の公式メールの例で、この構造をどのように使用したかを確認できます。

メッセージの中で正しい声のトーンを打つことが重要です。そのため、公式メールを作成する前に、正しい単語を見つける力を理解することから始めてください。

公式メールの終了

従来の公式の電子メールサインオフでは、その人の名前を知っている場合は「誠実に」を使用し、知らない場合（またはグループに書き込みをしている場合）は「忠実に」を使用します。

これらの2つの公式メールの末尾は、あらゆる状況であなたをカバーするはずです。 それでも、必要に応じて、次のような他のエンディングを使用することもできます。

• 心から
• よろしく
• よろしくお願いします

公式の電子メールの終了の選択は、コンテキストと通信相手によって大きく異なります。 あなたが誰かを知っているなら、あなたは少しフォーマルではないかもしれません。 ただし、その一方で、初めてメッセージを送信したり、コミュニケーションスキルに自信がない場合は、標準のメールの末尾を使用してください。

メールの終了方法については説明しましたので、さらにアドバイスやガイダンスが必要な場合は、ぜひチェックしてください。

公式メール署名

公式の電子メール署名には、次のようなあなたに関する重要な情報が含まれています。

• 名前
• 職名
• 会社（該当する場合）
• 電子メールアドレス
• 電話番号

これらは優れた電子メール署名の基本ですが、関連性がある場合は自由に詳細を追加できます。 たとえば、必要に応じて、ソーシャルメディアアカウントへのリンク、製品リンク、または会社のロゴを含めることができます。

公式メールエチケット

ビジネスコミュニケーションは、メールの作成方法をガイドし、メッセージが効果的に伝達されるようにする一連のルール（ビジネスメールエチケットと呼ばれる）に従います。

より良いビジネスメッセージを書くために知っておく必要のある10の重要な公式メールエチケットのヒントを次に示します。

1. 説得力のある件名を作成する
2. 最初に自己紹介する
3. 短く、メッセージの要点を明確にします
4. 面白くしようとしないでください
5. 絵文字は使用しないでください
6. 標準フォントに固執する
7. 何が欲しいのか、いつ欲しいのか、そしてその理由を明確にする
8. 送信する前にスペルと文法を確認してください
9. 大きな添付ファイルは含めないでください
10. CCとBCCは慎重に使用してください

10の公式メールサンプル

私たちのポイントを説明するために、上記の原則と実践的な手順を示す10の公式メールサンプルを作成しました。 公式の電子メールサンプルでは、​​応答を要求する明確な通信を送信する必要がある実際の例に焦点を当てています。 これらの例は、メッセージを構造化する方法を示していますが、メッセージをコピーして貼り付けないでください。 プロフェッショナルであることを確認するために、各公式メールをパーソナライズすることが不可欠です。 始める準備はできましたか？

公式紹介メールサンプル

公式の紹介メールは、ビジネスで拡張する一般的な礼儀です。 たとえば、顧客、クライアント、または潜在的な新しいスタッフを、すでに知っている人に紹介する場合があります。 公式のメール紹介テンプレートで、信頼できる顧客を新しいプロバイダーに紹介しています。 以下でどのように機能するかをご覧ください。

病気休暇の公式メール

私たち全員が時々病気になるのは悲しい事実であり、あなたは契約上、あなたが今日は働けなくなることを上司に知らせる必要があります。 したがって、この病気休暇テンプレートの公式メールでは、仕事ができないことは明らかですが、仕事に復帰したい時期の詳細を記した前向きなメモで終わります。

正式な辞任メール

役割を辞める場合は、正式な辞任メールを送信する必要があります。 この公式メールは、ポジションを離れる開始をマークし、時計の刻みを開始します。 この例では、新しい役割を開始するために必要な重要な情報を要求しながら、雇用を積極的に終了させる専門の公式辞任メールを作成する方法を示します。

公式会議招待メール

公式の招待メールを作成することは、プロの従業員にとってコアスキルです。 この公式会議の招待メールでは、チームに宛てて、これを反映するように挨拶とサインオフを変更しました。 ご覧のとおり、私たちは何を、いつ、そしてなぜ求めているのかを明確にしています。 公式会議の招待メールをご覧ください。

公式招待メール

この公式の招待メールでは、名前で個人に宛てています。 ご覧のとおり、これにより挨拶とサインオフが変更され、メッセージングをより具体的にターゲットにできるようになります。 それでは、これがどのように機能するかを見てみましょう。

クライアントに公式メールを書く方法

クライアントに対応するときは、ルールに従い、敬意を払うことが不可欠です。 このクライアントへの公式メールでは、注文に関する追加情報を要求していますが、メールのエンプレート自体は、発生する可能性のあるいくつかの状況に合わせて調整できます。 アウトラインとして使用し、特定のニーズに合わせてパーソナライズしてください。

仕事の公式メールの書き方

履歴書や求人への応募は、公式のメールが必要になる一般的な状況です。 この例では 仕事の公式メールを書く方法、私たちはフレンドリーですが、私たちが提供したものの詳細を要求したり、次のステップの詳細情報を求めたりするなど、集中しています。

公式の2週間前の通知メール

効果的な辞任メールの書き方についてはすでに説明しましたが、この2週間の公式通知メールははるかに短く、焦点が絞られています。 このようなメールは、短期間の仕事や、特定の理由で辞任する可能性のある役割に適しています。 残念ながら、ここには誤解の余地はありません。

公式メール返信サンプル

誰かがあなたに電子メールを送るのに苦労するとき、あなたがそれを受け取ったことを認めて、あなたがそれで何をするつもりであるかを概説するのは礼儀正しいです。 この公式の電子メール返信サンプルでは、​​あらゆる状況で使用できる、短く焦点を絞った保留返信を提供します。

公式ありがとうメール

公式のありがとうは、会社全体で共有され、将来のために保存および保存される正式な通信です。 この短くて率直な公式のありがとうの電子メールは短くて甘い間正しい感情を表現します。

Flowriteによる公式メールテンプレート

私たちのプロセスに従えば、公式メールを書くのは簡単です。 この記事の公式メールサンプルは、ニーズに適応できる概要を提供するはずです。 ただし、さらに簡単な方法があります。 Flowriteは、短い指示をすぐに送信できる電子メールやメッセージに変換するAIライティングツールです。 公式メールを書くための正しい単語を見つけるのにまだ苦労しているとしましょう。 その場合、Flowriteは、開始してインスピレーションを提供するのに役立ちます。または、電子メール全体を作成することもできます。 以下の例からわかるように、ボタンをクリックするだけです。

結論

公式の電子メールの書き込み形式についてはまだ躊躇していますか？ そうは思わなかった。 この記事では、公式の電子メールの形式を、公式の電子メールの挨拶や公式の電子メールの終了など、細かく分割しようとしました。 このアプローチが、公式の書き方を学ぶのに役立ち、公式の電子メールの書き方に自信が持てるようになったことを願っています。 あなたはその記事が役に立ったと思います。 チームと共有して、会社全体で公式メールを簡単に開始できるようにしてください。 少なくとも、ページをブックマークして、次に公式メールに不安を感じるときに手元にあることを確認してください。 最後に、Flowriteと公式のメールテンプレートを忘れないでください。より良いメールをより速く書くことができます。