これらの3つの簡単なステップでメールをすばやく書く

公開: 2022-03-22

メールの作成が遅い場合でも、心配する必要はありません。ソーシャルメディア全体のさまざまなスレッドに基づいて、あなたは一人ではありません–何千人もの人々が毎日より速く電子メールを書く方法を考えています。チャネル間で行われている会話を一目見れば、私たちの多くは、周囲の人々が電子メールがそのような退屈な作業であるとどう思っているかについて心配していることがわかります。それが彼ら自身のために引き起こす精神的な消耗は言うまでもありません。良いニュースは、誰もがより迅速にメールを書くことを学ぶことができるということです。そして、これがあなたが今読んでいるブログ投稿のすべてです。 ‍

次に、メールの作成に時間がかかる理由を詳しく説明し、AIを使用してメールをより速く作成するための簡単な3ステップのプロセスを紹介し、今日からメールをすばやく作成するためのヒントを紹介します。

なぜメールを書くのにそんなに時間がかかるのですか？

そこに出しましょう。人々はさまざまな速度で書き込みますが、それについて恥ずかしいことは何もありません。タイピングが遅いかどうかをテストしたいが、私たちの多くがメールの作成に非常に時間がかかる理由は、はるかに多面的です。

失読症やADHDのような状態はさておき、人々が電子メールを書くのが遅い最も一般的な理由の1つは、それらを考えすぎる傾向があることです。この一般的な問題の背後には、誤解されることへの恐れがあります。多くの場合、ボディランゲージ、手のジェスチャー、スピーチのペースとピッチ、顔の表情などの手がかりを利用できないことが原因で、直接コミュニケーションをとるときに意図したとおりにメッセージを伝えることができます。

もう1つの典型的な理由は、長すぎる電子メールを書く傾向があることです。これは、前述の問題、簡潔に書く能力、または単に会議や電話でより適切に伝えられる電子メールで何かを伝えようとする能力に関連している可能性があります。

特に職場で、母国語以外の言語で電子メールを介して通信する必要がある人にとって、スペルと文法の処理は難しい場合があります。会社のビジネス言語の効率が専門家レベルであっても、特定の単語やフレーズを探したり、コンマにこだわったり、適切な電子メールのエチケットについて熟考したりすることがあります。

記事のこの部分を十分に短くするために、マルチタスクとコンテンツ切り替えと呼ばれる現代の仕事の疫病から始めないようにしましょう。

ただし、紙面で自分の考えを理解するのが難しい場合があるという事実に対処する必要があります。あなたのアイデアは頭の中で一日として明らかになるでしょうが、それらはテキストにうまく翻訳されません。カーソルが点滅している空の画面を見つめているとき、この現象は空白画面症候群とも呼ばれ、私たちの誰もが最善を尽くすことができます。特に重要なメールを書く必要がある場合。

なぜあなたが自分自身が電子メールを書くのが遅いと感じても、恐れることはありません、助けは近くにあります。読み続けるだけで、すぐにそれらをより速く書くことができることをほぼ保証できます。

3つの簡単なステップでより速くメールを書く方法

次の3ステップのプロセスとそれに伴う例では、電子メールをすばやく作成する方法を紹介します。私たちは、それが高速であるだけでなく、電子メールを介して通信するための最速の方法であると主張することさえあえてします。あなたが裁判官になります。

1.短い箇条書きを書く

開始するには、メールを構成する必要のある重要な部分について2、3の文章を書きます。言い回しや文法についてはあまり気にしないでください。しかし、自然に頭から出てくる考えを書き留めることを目指してください。この後、次のステップの準備が整います。

2.書きたいメールの種類を決めます

言いたいことがわかったので、次はどのタイプの電子メールを送信するかを検討します。受信者は誰ですか、そしてあなたは電子メールで何を達成しようとしていますか？おそらく、潜在的なクライアントに冷静に連絡したり、ベンダーの1つからプロジェクトのステータスについて問い合わせたり、締め切りが近づいていることをマネージャーに思い出させたりしています。

Flowriteのテンプレートギャラリーでは、人々が毎日書く最も一般的な電子メール用の既製のテンプレートを見つけることができます。さらに、最も頻繁に送信するメールの種類や、時間をかけすぎているメールの種類に合わせて、カスタムテンプレートを作成できます。

3.メールが自分自身を書くのを見る

これは魔法が起こる部分です。適切なテンプレートを選択したら、Flowriteが箇条書きに基づいて本格的なメールを作成している間、くつろいでリラックスできます。結果に満足できない場合は、ボタンをクリックするだけで新しいバージョンを生成できます。それでも問題が解決しない場合は、手動で変更を行うだけで、送信する準備が整います。

これは、人工知能の最新の進歩のおかげですべて可能であり、電子メールの作成に苦労するのをやめるのに役立つものは他にもたくさんあります。受信者が特定の単語の選択やフレーズをどのように認識するかについて、自分自身が夢中になっていると思いますか？ Flowriteがメールを書き込むトーンを選択できます。スペルや文法の誤りが心配ですか？私たちのツールは英語に堪能です。ブランクスクリーン症候群？箇条書きを忘れて、適切なテンプレートを選択すると、Flowriteがサンプルの電子メールを生成します。 ‍

メールをすばやく作成するための5つのヒント

「Flowriteが私のワークフローに合わない場合はどうなりますか？」とあなたは言いますか？さて、私たちは明らかにあなたがそれを試してみる勇気がありますが、AIメールアシスタントやテクノロジーの助けを借りずにメールをすばやく書くために実装できる実用的なヒントをいくつか紹介します。

標準の電子メール構造に従う

執筆をスピードアップするには、電子メールの従来の構造に従うことが不可欠です。これにより、書き込みが速くなり、受信者がメッセージをすばやく読むことができます。

従来の電子メール形式に慣れていない場合は、次の101を使用してください。

件名
挨拶
コンテンツ–3段落以内
閉鎖
サイン

電子メールを簡単に消化できるように、これらの部分を段落区切りで区切る必要があります。執筆の速度をさらに向上させるための頼りになる方法は、各コンテンツの段落を最も重要なものから始めることです。このようなメールの書き方が自然に実現すれば、思考から配信に至るまでの時間を大幅に短縮できます。

あなたの話し方を書く

言語の目的は、書かれていようと話されていようと、考え、考え、感情を伝えることです。ただし、特に専門的な立場で電子メールを介して通信する場合、物事は必要以上に複雑になり、速度が低下することがよくあります。

私たちは話すときよりも書くときの方が複雑な文の構造を使う傾向があります。オーディエンスによっては、短縮形を使用して、通常必要なものよりもはるかに正式な電子メールを作成する場合もあります。より正式な語彙や専門用語の使用は言うまでもありません。あなたがポイントを得るので、私は自分の思考プロセスの詳細と説明で無限のサポートポイントについて始めることさえしません。

メールに少し話し方を取り入れることで、会話が活発になり、魅力的で、何よりも短くなります。つまり、メールをより早く書き留めることができます。

最初に書き込み、次に編集

あなたが書くすべての単語と文型を完成させようとすると、あなたは必然的にあなたが行くにつれて書き直します。言うまでもなく、これはメールはもちろんのこと、何かを書くのに時間がかかる方法です。アイデアを画面に表示するだけで、完了したら。テキストを1回確認して、タイプミスやフォーマットエラーを編集します。このクリーンアップの後、送信する準備ができているはずですが、直感がそう言っている場合は、大声でさえも、メールを1回校正することができます。

時計に身を任せて

タイマーを設定します。私たち全員が私たちの電話に1つ持っているので、言い訳はありません。 5分待ってください。アラームが鳴ったら完了です。どこで中断したとしても、締めくくりの時間です。メールの最後に、必要に応じてさらに詳しく説明することもできます。これにより、考え、入力し、要点に早く到達する必要があります。 5分間の制限が手の届かないところにある場合は、努力すべきもう1つの意欲的な目標を見つけてください。それは、完璧ではなく、改善がすべてです。

単語を数える

すでに確立したように、電子メールを書くのにかかる時間は、あなたが書くことになる単語の数と常に相関しているわけではありません。メッセージがどのように認識されるかが心配な場合は、数文を書くのに不必要に時間がかかることがあります。ただし、電子メールが非常に長い場合は、単語カウンターを使用して習慣を破ることを開始する価値があります。一部の電子メールクライアントにはこれが組み込まれていますが、他のクライアントには、利用可能なブラウザ拡張機能がたくさんあります。自分に限界を設定し、それに固執することを目指します。ベンチマークが必要ですか？まあ、それは異なります。しかし、4,000万通を超える電子メールの分析に基づくと、販売用電子メールの適切な長さは50〜200語です。それに向かってあなたの方法を働きなさい。

このブログ投稿は、メールをより速く書くのに役立ちましたか？ そうでない場合は、私たちのブログでこのトピックに関する他の投稿をたくさん見つけることができます。 生産性のハックから、執筆に苦労するのをやめるのに役立つ執筆のヒントやツールまで、すべてをカバーしています。