優れた概要を書く方法

ビジネスでは、ホワイトペーパー、ビジネスプラン、ケーススタディ、調査レポートなど、長く包括的な文書を通じて多くの情報が伝達されます。ほとんどのビジネス上の意思決定には、多額の資金やその他のリソースへの投資がかかっているため、リーダーや投資家は、意思決定を行う前に、関係するすべての要素と変数を理解する必要があります。

しかし、ビジネスの世界は急速に変化する傾向があるため、専門家はプロジェクトを開始したり意思決定を下す前に詳細なレポートを読む時間がないことがよくあります。ここでエグゼクティブ サマリーが登場します。エグゼクティブ サマリーは、読者が同じ情報をより早く理解できるようにする、長いビジネス文書を要約したものです。

エグゼクティブサマリーとは何ですか?

エグゼクティブサマリーはビジネス文書の要約形式です。エグゼクティブ サマリーと学術レポートや論文の要約を比較したくなるかもしれませんが、これら 2 種類の文書には重要な違いがあります。要約はレポートや論文の概要であり、文書を要約したものです。エグゼクティブ サマリーは、主要文書のすべての重要なポイントを押さえた短縮版です。

エグゼクティブ サマリーは、読者 (多くの場合、ビジネス リーダー、投資家、パートナー、購入者) に全内容の概要を提供し、会社や提案をどのように進めるかについて決定を下すことができるようにします。このように、これはエレベーター ピッチに似ていますが、個人の目標ではなく文章を表す点が異なります。

どのようなタイプの文書またはプロジェクトに概要が必要ですか?

多くの場合、エグゼクティブサマリーは事業計画に関連付けられています。エグゼクティブサマリーが事業計画の一部である場合、その目的は主に、将来の投資家や買い手を引き付けることです。

しかし、事業計画だけが概要を見つけることができる場所ではありません。これらは次のものとも使用されます。

• 市場調査
• 研究資料
• ビジネス提案
• プロジェクト計画
• プロジェクト提案

エグゼクティブサマリーのセクション

通常、事業計画の概要には次のセクションが含まれます。

目次

目次には、主要文書に含まれるセクションがリストされています。これにより、文書と概要自体の概要がさらに簡潔になります。

会社背景・会社概要

会社の背景/概要セクションでは、読者は会社の使命、市場での地位、ニッチ、目標について学びます。場合によっては、このセクションには会社の簡単な歴史も含まれます。このセクションでは、エグゼクティブ サマリーの残りの部分と計画全体で説明されている目標と戦略の背景を説明します。

市場機会

このセクションでは、現在の市場に存在する機会について説明します。これらの機会は、解決すべき問題として、または満たせるニーズとして提示される場合があります。

解決

現在の市場に存在する機会、問題、ニーズを紹介した後、ソリューションセクションでは、企業がそれらをどのように活用できるかについて説明します。

競争上の優位性

このセクションでは、この企業が計画を通じて目標を達成するためにどのような独自の立場にあるのかについて説明します。

財務ハイライト

財務ハイライト セクションには、現在の利益レベルや経費、会社が確保したい資金など、計画に関連する財務上の洞察が含まれます。

これらのセクションは、要約する文書によって多少異なる場合があります。たとえば、プロジェクト提案のエグゼクティブ サマリーには、企業の業界や特定の市場の状況を分析するセクションが含まれる場合があります。また、社内の懸念やそれが会社全体の戦略にどのように適合するかを引用して、提案された行動方針を正当化するセクションも含まれる場合があります。

セクションや内容に違いはありますが、すべてのエグゼクティブ サマリーには同じ目標があります。それは、読者が会社や計画についてより簡単に理解できるように、文書の簡潔で有益な外観を提供することです。

エグゼクティブサマリーの書き方

アウトラインを作成する

あらゆる種類の文章を書く場合、アウトラインを作成することから始めるのが最善の方法です。アウトラインはいくつかの目標を達成します。

• 重要なポイントを一貫した物語に整理する
• どの点を含めるべきか、どの点を省略すべきかを理解しやすくなります。
• 執筆中に従うべきロードマップを提供します

アウトラインは、事前に作成するときに便利なツールとして機能します。完全な文書がまだ作成されていない場合、完全な文書を要約することはできないため、概要は文書の最後に作成する部分であることが理想的です。完全な文書を用意して、概要に含める必要がある重要なセクションと、各セクションで押さえるべきポイントを書き留めます。こうすることで、文書全体を書いた（または渡された）後、要旨を書く前にアウトラインを作成することになります。

目的または問題を述べて定義する

作成するときは、概要の目的を思い出してください。これにより、プロジェクトが解決しようとしている問題をどのように組み立てるか、提案された解決策を裏付ける関連統計をどこに含めるかなど、作成するすべてのことが推進されます。

計画が解決する目的や問題について書くときは、説明しすぎずに必要なだけ多くの背景を示します。読者は本文から全文を理解できることを忘れないでください。ただし、概要は、文書全体を読んでも驚かないように、問題を十分に理解できるようにする必要があります。

解決策または次のステップ

目的や問題を明確に定義した後、その問題の解決策や戦略で概説される次のステップについて説明します。ドキュメントの目的に関するセクションと同様に、このセクションは、読者が長い説明に行き詰まることなく、ソリューションをしっかりと理解できるように十分に包括的なものである必要があります。

結論

エグゼクティブ サマリーの結論は、多くの点で、他の結論とまったく同じです。エグゼクティブ サマリーの本文セクションで述べた重要なポイントを繰り返し、読者のあらゆる質問に答え、次に何をすべきか (通常は文書全体を読むことです) を明確にします。

エグゼクティブサマリーのフォーマット方法

エグゼクティブサマリーは、特定の長さや語数にこだわる必要はありません。通常、それらは 1 ～ 2 ページの長さです。ただし、文書の要点を本物らしく魅力的な方法で簡潔に説明するという目標を達成することは、特定の形式に合わせるよりもはるかに重要です。

概要はビジネス文書の一部であるため、プロフェッショナルな口調を使用することが重要です。そうは言っても、専門用語は最小限に抑えてください。エグゼクティブ サマリーの読者の多くは、将来の購入者など、同じ業界に属していない可能性があり、平易な言葉を使用した方が文書をよりよく理解できるでしょう。ただし、ドキュメントが社内でのみ共有され、読まれることがわかっている場合は、専門用語は問題にならない可能性がありますので、慎重に判断してください。

エグゼクティブサマリーと要約の比較

要約は学術文書の短い概要です。すべてに答えられるわけではありません。読者に質問を組み立て始め、本文で見つかる答えを予想させるのに十分な情報を読者に提供することで、ティーザーとして機能します。これに加えて、要約は、読者が探している情報が文書に含まれているかどうかを迅速に判断するのに役立ちます。読者が調べ物をするとき、要約は時間を大幅に節約します。

対照的に、エグゼクティブ サマリーは、主要文書の要約版を提供します。その目的は、読者に質問を組み立てさせることではありません。主要な文書から何が期待できるかを理解できるように、完全な概要を提供するためです。

エグゼクティブサマリーとプロジェクト計画

プロジェクト計画はプロジェクトの青写真です。これは、目標、予算、マイルストーン、関係者、成功指標など、プロジェクトの全体像の要素をマッピングするという点でアウトラインに似ています。エグゼクティブ サマリーは、プロジェクト計画ほど技術的ではありません。プロジェクトの最も重要な情報の概要が提供されますが、統計や数値についてはそれほど深くは説明されていません。

エグゼクティブサマリー FAQ

エグゼクティブサマリーとは何ですか?

エグゼクティブ サマリーは、長いビジネス文書を要約したものです。

その目的は何ですか?

エグゼクティブ サマリーの目的は、長いビジネス文書の内容を簡単に確認できるようにすることです。これにより、ビジネス リーダー、将来のパートナーやベンダー、投資家などの読者がドキュメント全体を理解し、取り組みやすくなります。

どのような種類の文書やプロジェクトに概要が必要ですか?

• 事業計画
• プロジェクト提案
• 市場調査
• ビジネス提案
• 研究資料
• プロジェクト計画

エグゼクティブ サマリーのセクションは何ですか?

各エグゼクティブ サマリーはそれぞれ異なりますが、通常は次のセクションが含まれます。

• 導入
• 目次
• 会社背景・会社概要
• 市場機会
• 解決
• 競争上の優位性
• 財務ハイライト