効果的な不在メッセージを書く方法
公開: 2021-08-02不在メッセージ（またはOOOメッセージ）は、長期間仕事をしていないことを通知する自動返信メールです。 これらは、同僚にいつ応答を期待するか、および/またはあなたの不在時に誰に連絡するかを知らせるのに非常に役立ち、休暇、病気休暇、およびその他の長期不在のための適切な仕事のエチケットと見なされることがよくあります。
プロの自動返信メールを作成するときは注意が必要です。誰がそれを読むかはわかりません。 このガイドでは、不在メッセージの作成方法、含める内容、不在メッセージの例、およびメッセージを作成するためのヒントについて説明します。
不在メッセージとは何ですか？
休暇、休暇、および長期の欠勤は、準備ができていない限り、ビジネスの流れを混乱させる可能性があります。 オフィス内とリモートワークの両方のエチケットは、状況を説明し、ガイダンスを提供するために行っている間、問い合わせに対して自動返信メッセージを設定することを提案します。 これらのメッセージは、あなたが戻るまでビジネスがスムーズに続くことを保証するのに役立ちます。 そうしないと、あなたが応答しないときに人々がそれを間違った方法でとる可能性があります。
テキストや電話に自動返信を使用する人もいますが、不在メッセージの標準的な通信チャネルは電子メールです。 電子メールは、特に周辺の連絡先が多い場合に、ビジネスにおける主要なコミュニケーション手段の1つです。 電子メールを使用しないほど緊密に協力している場合は、他の仕事上のコミュニケーションチャネル（メッセージングプラットフォームなど）または口コミを通じて、休暇についてその人に伝える可能性があります。
不在メッセージを使用する場合
通常の営業時間内にメールに返信できない場合は、不在メッセージを設定することをお勧めします。 OOOメッセージは、医師の予約や1日の早い時間に仕事を辞めるなどの短期間のメッセージや、複数日の休暇や育児休暇などの長期の欠勤に適しています。
実際、不在メッセージをいつ使用するかは、作業内容と受信するメッセージの緊急度によって異なります。 不在メッセージを設定するかどうかわからない場合は、誰かがあなたにメッセージを送信した場合にどうなるかを自問してください。 あなたの応答が彼らにとって遅すぎないのであれば、あなたはそれを必要としません。 ただし、外出中に注意を払う必要があるほど問題が急務である場合、または少なくとも応答が遅れる理由の説明を提供する場合は、OOOメッセージを設定する必要があります。
不在メッセージの書き方
不在メッセージは複雑である必要はありません。 重要な情報が含まれている限り、それで十分です。 一部の人々は、詳細と軽いユーモアでメッセージをジャズアップするのが好きですが、それらはオプションです。
具体的には、適切な不在メッセージには次の3つの情報が含まれます。
1あなたがいなくなる日付
2あなたの不在の簡潔な理由
問題が緊急である場合のさらなる支援のための3つの連絡先。 複数の連絡先がある場合は、特定の問題について誰に連絡する必要があるかを特定します
これらは、あなたが去っている間にあなたの同僚や外部の連絡先が通り抜けるのを助けるための必需品です。 それは受信者にあなたの帰りを待つかあなたなしで進むかの選択肢を与えます、そしてそれは彼らの好奇心を満足させるので彼らはあなたが他の理由で去ったと思い込まないでしょう。
このすべての情報をほんの数文でカバーできるので、不在メッセージは通常非常に短いものです。 事実に加えて、「メッセージに感謝します」や「すぐに話しましょう」など、友好的な挨拶や丁寧なジェスチャーを追加すると役立ちます。
不在メッセージを書かない方法
休暇や仕事の休暇は人々の愚かさを引き出すことができますが、不在メッセージは依然として仕事のメッセージであることに注意してください。
プロフェッショナルであり、非公式なことは何も言わないでください。 同僚と何気なく話をしていても、職場外の人からメールが届く可能性があります。予期していなかった新しい仕事の機会があるかもしれません。 そこにいなくても第一印象を悪くしたくない！
さらに、助けが必要な場合は、自分自身や派遣先の同僚に過度のプレッシャーをかけないようにしてください。 「すぐにお手伝いします」や「戻ってきたらすぐに返信します」などと言わないでください。 人々がスケジュールを適切に整理できるように、時間枠に現実的な期待を設定しますが、失望するように設定しないでください。
不在メッセージの最良の例
何を目指すべきかがわかるように、不在メッセージの例をいくつか見てみましょう。 これらは不在のテンプレートまたは定型文としても機能するため、独自の情報を追加してコピーして貼り付けてください。
信頼できるオル
[あなたの個人的な挨拶] メールありがとう。 [return date] [reason] 私は現在、 [理由][帰国日]まで不在私が戻ったとき、私はあなたのメッセージに返信させていただきます。
[name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] それまでの間、サポートが必要な場合は、 [メール、電話など][あなたの個人的な締めくくりと署名]
すべてのビジネス
[あなたの個人的な挨拶] [return date] [reason] メールにアクセスできない[理由]の[帰国日][name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] 緊急の場合は、 [同僚の名前+役職]に連絡して[メール、電話など]それ以外の場合は、戻ったときにできるだけ早くご連絡いたします。
[あなたの個人的な締めくくりと署名]
リルチャーマー
[あなたの個人的な挨拶] メッセージありがとうございます！ [reason] [return date] .[理由]のためにオフィスを離れており、 [帰国日][name of colleague + their job title] [email, phone, etc.] 戻ってきたら喜んで返信させていただきますが、緊急のサポートが必要な場合は、 [メール、電話など]改めて感謝いたします。ご不便をおかけして申し訳ありません。
[あなたの個人的な締めくくりと署名]
不在メッセージを書くためのヒント
あまり明かさないで
不在メッセージは、迅速かつ的確な場合に適しています。 休暇の計画や個人的な生活についてあまりにも多くのことを共有することは、専門家ではないだけでなく、まだ仕事をしている同僚を遠ざける可能性もあります。 医療の詳細については。 。 。 少ないほうがいいですね。
過度の詳細はまた、読者が連絡先の電子メールやあなたが戻ってきた日付などの知る必要のある情報を見つけるのを難しくします。 あまりにも多くの情報を開示することもセキュリティ上の懸念事項です。家から離れているなど、見知らぬ人に見られるように個人情報をブロードキャストしたくない場合です。
不在の電子メールで曖昧であっても構いません。実際、それが好まれます。 これ以上説明しなくても、「休暇中」または「病気」と簡単に言うことができます。
メッセージをより洗練されたものにする
不在メッセージにタイプミスをすることを想像してみてください。 ここで、1つのタイプミスが何十人もの人々に見られ、何度も試してみると何度も何度も見られることを想像してみてください。
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この記事は、もともとKarenHertzbergによって2017年に書かれました。 新しい情報が含まれるように更新されました。