面接招待メールの書き方
公開: 2022-03-22面接の招待メールを送信することは、採用プロセスのエキサイティングなステップです。 簡単な方法で面接の招待メールテンプレートを使用したくなるかもしれませんが、そうしないでください。 面接に誰かを招待するパーソナライズされた電子メールを作成するために時間を費やすことは、あなたのブランドとあなたのビジネスに利益をもたらします。
面接の招待メールは、候補者にあなたの仕事の様子のスナップショットを提供します。 彼らはあなたの会社を売り、その役割を促進する機会です。 空席が候補者を大幅に上回っている競争の激しい業界では、よく書かれた面接の招待メールで空席を埋めるかどうかを区別できます。
ビデオインタビューが標準になるにつれて、インタビューの電子メールは単に日付と時刻を述べる以上のことをする必要があります。 時間、技術的な詳細、タスク情報、さらにはドレスコードに関するアドバイスも含める必要があります。
私たちのガイドでは、テンプレートを使用して、あらゆるビジネスに最適な面接招待メールを作成する方法を説明します。
面接の招待メールとは何ですか？
面接の招待メールは、個人化された専門的な通信で候補者に送信され、役割についての正式な話し合いのために参加するように求められます。
電話面接、ビデオ会議、または物理面接の候補者を招待している可能性があります。 採用プロセス中に、3人全員に1人の候補者を招待することができます。
面接のメール形式に関する基本的なルールはありません。 それらは、数文の短いものでも、面接プロセスの長い説明でもかまいません。
重要なことは、受信者が面接に同意するかどうかを決定するために必要なすべての情報と、面接の準備のために何をする必要があるかを持っている必要があるということです。
また、すべての求職者が面接に参加できるようにする法的義務もあります。これには、求職者の要件に適応する必要がある場合があります。
ズーム時代に面接スケジュールのメールが重要な理由
ほとんどの面接は過去に直接行われたものですが、パンデミックにより採用の方法が変わりました。
Zoom、Skype、およびMicrosoft Teamsはすべて、潜在的な候補者に面接するためのますます人気のある方法です。 パンデミックの初期段階では、組織が潜在的な候補者を引き付ける新しい方法を模索したため、ビデオ面接は67％急増しました。
今日、ビデオ面接は採用プロセスの重要な部分であり、ここにとどまります。 人材管理によると、採用担当者の3分の2は、Covidの後に仮想オンボーディングを継続する予定です。
ビデオ会議を手配すると、プロセスがさらに複雑になり、候補者は時間と場所だけでなく、はるかに多くの情報を必要とします。
日時だけでなく、面接対象者が必要とするその他の情報には次のものが含まれます。
- ビデオ会議の詳細にログインする
- カレンダーリンク
- 開始時間と終了時間（リモートワーカーまたは海外の候補者の場合、タイムゾーンの詳細を含む）
- 議論の簡単な概要
- 誰がディスカッションに参加するかについての詳細
- ドレスコード
- プレゼンテーションを依頼する場合は、適切なソフトウェアの詳細
- テクノロジーが機能しない場合のバックアップ計画
思慮深い面接への招待の重要性
あなたのビジネスが送るすべての通信は専門的でなければなりません、しかしそれは面接の招待メールで重要です。 積極的で個人的かつ専門的な面接の招待状は、候補者にあなたの働き方についての洞察を提供します。
面接の招待状は、幹部候補者や需要の高い熟練した職業の候補者にとって不可欠です。 医学、クリエイティブ産業、教育などの特定の分野では、候補者よりも欠員が多いため、最高の候補者を引き付けるために努力を払う必要があります。
医療専門職の採用に関する最近の研究では、「各候補者との個人的なつながりを促進する」ことが、デジタル時代の採用を成功させるための基本であることがわかりました。 よく書かれた、パーソナライズされた、プロフェッショナルな電子メールは、求職者の間でのビジネスの認識を向上させ、面接に参加するように促すことができます。
財政的な義務もあります。 採用の専門家であるグラスドアは、4,000ドル以上の費用がかかり、新しい従業員を採用するのに27。5日かかると見積もっています。 電子メールの招待状で返信が生成されない場合は、ポケットからかなり離れていることに気付く可能性があります。
「カレンダーの招待状を候補者に送信できないのはなぜですか？」 あなたは尋ねるかもしれません。 それは魅力的かもしれませんが、あなたはその衝動に抵抗するべきです。 カレンダーの通知は非人称的で専門的ではありません。 応募者が承認したら、カレンダーの招待状を送信できますが、採用候補者との最初の連絡にはなりません。 代わりに、面接をスケジュールするために電子メールを書いてください。
面接に候補者を招待するための電子メール形式
まず最初に、面接の招待メールには目的と構造があります。 あなたは私たちの詳細なガイドでプロの電子メールエチケットについてもっと学ぶことができます。 それでも、招待状の形式は少し異なる必要があります。 面接の「誰が、何を、いつ、どこで」提供する必要があります。
世界をリードするいくつかの企業からの招待メールを調査しましたが、7つの共通点があります。
- 申請者に申請していただきありがとうございます
- 彼らを面接に招待する
- 重要な詳細をすべて提供する
- 誰が出席するかを彼らに伝えます
- 接続して確認するように促します
- 特別な要件があるかどうかを尋ねます
- 熱心に終わらせる
1.申請者に感謝します
応募者があなたのポジションに応募するために尽力してくれたことに感謝することは常に前向きです。
2.面接に招待します
申請者に、第1段階（または必要に応じて第2段階または第3段階）で成功したこと、および面接に招待していることを伝えます。 電話での面接、ビデオでの面接、物理的な面接など、面接の種類を具体的に説明してください。
3.すべての重要な詳細を提供します
申請者は面接の日時を知る必要がありますが、追加の詳細を知る必要がある場合があります。 プレゼンテーションなど、実行を依頼するタスクに関する情報を提供する必要があります。 面接の長さに関する情報と、必要に応じて面接の構造の詳細を提供します。たとえば、パネル面接、1対1のディスカッション、プレゼンテーションなどです。 何も残さないようにしてください。
4.誰が出席するかを伝えます
面接中に誰が出席するかを求職者に伝えるのは礼儀正しいことです。 申請者は、いくつかの調査を行うことによって準備することができます。
5.接続して確認するように促します
求職者には、返信が必要であることを明確にしてください。 特に他の潜在的な面接対象者の予備リストがある場合は、すべての回答に期限を設けることができます。 電子メールまたは電話のオプションを提供します。
6.特別な要件があるかどうかを尋ねます
あなたにはあなたの採用が公正であることを保証する法的義務があるので、あなたが対応する必要があるかもしれない特定の要件があるかどうか申請者に尋ねてください。
7.熱心に終了します
あなたの電子メールを前向きにそして勇気づけて終わらせてください。 これは何か特別なことの始まりかもしれません。
メールで面接に候補者を招待する方法
完璧なプロのメールを作成するためのフレームワークを読んだとします。 その場合、それが面接の招待メールにどのように変換されるのか疑問に思われるかもしれません。 面接に候補者を招待するための適切な電子メール形式を見てみましょう。 これがあなたが含める必要があるすべてです。
1.人の名前を使用します
メールのやり取りをパーソナライズする必要があるため、面接対象者の名前を使用する必要があります。 メールは手紙よりも形式的ではないので、名を使用してもかまいません。 プロのメールを開始する方法について詳しく知りたい場合は、詳細なブログをご覧ください。
2.お申し込みいただきありがとうございます
少しの感謝は大いに役立ちます。 面接対象者に感謝することは、メールを始める前向きな方法です。必ずそうしてください。
3.面接に招待します
面接の招待状を書くとき、公式の口調に陥るのは簡単ですが、そうしないでください。 面接のために候補者を選択したことを候補者に伝えるときは、能動態を使用します。 各アプリケーションをレビューしたかどうかに関係なく、あなたは組織を代表しているので、そのように書いてください。
4.重要な詳細を提供する
誰が、何を、いつ、どこで行ったかを覚えておいてください。 面接のために最終候補者を招待するために、すべての電子メールにすべてを含めてください。 時間、日付、場所、プロセスはすべて、見逃してはならない重要な情報です。
5.面接を行う申請者に伝えます
面接する人に伝えるのはプロです。 これにより、会社のプロファイルやLinkedInのプロファイルを確認するなど、いくつかの背景調査を行うことができます。 面接メールを送信する前に、メッセージに名前で記載されている同僚にアドバイスしてください。
6.接続して確認するように促します
申請者が出席を確認していることを確認してください。 必要に応じて、確認日を伝えてください。 必要に応じて、締め切りの数日前にリマインダーメールを送信できます。
7.特別な要件があるかどうかを尋ねます
あなたには、すべての応募者が面接に公正かつ平等に出席する機会を確実に得るための法的および道徳的義務があります。 これを認め、申請者に連絡するように促すことで、透明でオープンなプロセスを確保するためにできる限りのことをしていることになります。
8.専門的に終了する
最も正式なものを含め、あらゆる状況での最良のサインオフを含む、プロの電子メールを終了するためのベストプラクティスに関する詳細なブログを作成しました。 それはあなたに候補者のための電子メールを可能な限り最良の方法で終わらせる方法についてのより多くの洞察をあなたに与えるでしょう。
9.メールを校正する
候補者へのメールの書き方が悪いことほど悪いことはありません。 したがって、「送信」を押す前に、必ず電子メールを再確認して、文法またはスペルミスの場合に面接の最終候補者を招待してください。
面接の招待メールサンプル
面接の招待メールテンプレートの例を次に示します。
電話インタビュー
これは比較的正式なもので、面接の招待メールに必要なすべての詳細を候補者に提供します。
ビデオインタビュー
前に述べたように、ビデオ会議とオンライン面接の電子メールには、求職者向けの具体的な詳細を含める必要があります。 これは、ビデオインタビューの電子メールテンプレートの例です。
最初のインタビュー
最初の面接の手紙は通常、正式で短いものです。 候補者に最初からプロセスに関する情報を提供することにより、彼らが感じるかもしれない不安を減らすことができます。 それはまた彼らが準備することを可能にし、それはうまくいけばインタビュー自体の間にもっと意味のある交換につながるはずです。 このテンプレートに基づいて、2番目の面接招待メールを作成することもできます。
最終面接
最後の面接は、候補者を評価し、その役割への適合性を評価する最後のチャンスです。 あなたが探求したい彼らの経験の要素がある場合は、明示してください。 候補者に自分自身を表現し、あなたに感銘を与える機会を与えてください。 フィードバックを提供したい場合は、通常、採用担当マネージャーから連絡することをお勧めします。 これが最終面接の招待メールのサンプルです。
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