職務内容の書き方ガイド

公開: 2022-07-07

職務内容について、私たちは皆、ぴったりの相手を探して詳しく調べたことがあるでしょう。しかし、その多くは答えよりも多くの疑問を私たちに残してしまうことがあります。現在、キャリアサイト Indeed だけでも 2,500 万件以上の求人情報が掲載されており、職務記述書の構造と内容はこれまで以上に重要になっています。

職務内容は採用プロセスに不可欠です。よく書かれた職務記述書は、適格な候補者を惹きつけ、会社と応募している役割について情報を提供し、従業員の初年度に対する期待を設定する必要があります。

正確で効果的な職務記述書を書くのは時間がかかるかもしれませんが、適切に作成する方法を学ぶことは努力する価値があります。この記事では、従業員に何を求めているのかを候補者に明確に伝える、強力な職務記述書の書き方について説明します。

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文法は自信を持ってコミュニケーションするのに役立ちます

ジョブディスクリプションとは何ですか?

職務記述書は、職務に必要な責任、資格、必要なスキルの明確かつ簡潔な概要です。基本的に、職務記述書は、募集中のポジションの詳細な広告です。

職務記述書の目的は、資格のある候補者を会社や組織に引き付けることです。職務記述書は、明確な期待を設定し、面接を導き、「この役割の人は何をする人ですか?」という質問に答えることを目的としています。

職務内容には何を含めるべきですか?

職務内容の説明は、候補者の注意を引くのに十分なほど簡潔である必要がありますが、その役割とそれに伴う期待を明確に示すのに十分な長さである必要があります。一般に、ほとんどの求人サイトの検索エンジンでは、300 ～ 660 単語の職務記述が最も優れたパフォーマンスを発揮します。

あなたの職務内容は、候補者があなたの募集中の職務に適任であるかどうかを理解できるように、十分に説明的なものである必要があります。これには、特定の種類の作業、その作業の完了方法、作業に必要なスキル、組織の使命と目標に関連する作業の目的が含まれている必要があります。

職務内容の構造

ほとんどの雇用主は、標準的な職務記述書テンプレートを使用しています。この構造に従うと、雇用プラットフォームが求人にインデックスを付けて検索に表示できるようになります。また、候補者は、その仕事が自分に適しているかどうかをすぐに評価できるようになります。

タイトル

タイトルは、仕事の内容、目的、範囲を反映した、1 ～ 4 語の簡潔な仕事の説明です。同様の役割の業界標準の役職名に従う必要があります。

会社

あなたの会社の使命、文化、利点、およびあなたの会社をユニークなものにしているものについて1段落で説明します。この段落には、その役職が報告する人の役職も含める必要があります。

まとめ

概要は 3 ～ 4文の段落で、役割とその責任範囲の概要を説明します。概要に勤務地や仕事の目的を含めることもできます。

責任

資格と混同しないでください。これは、募集中の役割のすべての職務の詳細かつ簡潔な箇条書きリストです。監督および財務機能もここにリストできます。

資格

スキル要件と、そのポジションに必要な予想される熟練度のレベルが資格セクションを構成します。ハードスキル、ソフトスキル、教育レベル、認定資格、前職の経験などの要件を箇条書きで列挙できます。

報酬と福利厚生

必須ではありませんが、候補者は企業が職務内容に給与範囲や福利厚生に関する情報を含めることを好みます。

8つのステップで職務内容を書く方法

職務内容を書くのは難しく感じるかもしれません。シンプルにするために、この段階的なプロセスに従ってください。最初の下書きを書き、投稿する前に修正することを想定してください。

1役職

役職の標準的な命名法に従うことで、検索であなたの仕事が見つかるようになり、候補者の混乱が軽減されます。職務レベルや役職に社内専門用語を使用するのではなく、標準的な職務レベルとわかりやすい言葉を使用してください。たとえば、「レベル IV ソフトウェア開発者」は「上級ソフトウェア開発者」、「レベル I データサイエンティスト」は「ジュニアデータサイエンティスト」となります。「天才」の代わりに「テクニカルサポートスペシャリスト」を使用します。「キャストメンバー」ではなく「販売員」を使用します。

2会社概要

候補者は、どのように働くかだけでなく、どこで働くかについても知りたいと考えています。あなたの会社の使命と文化、組織の規模、そしてあなたの会社のユニークな点について説明してください。

3要約段落

この段落は単に仕事の概要を示したものです。日々の責任、その役割が組織にどのように適合するか、成長の機会、この役割が社内で誰と協力するかについての短い段落を含めます。

4責任一覧

まず、この役割について思いつく限りの責任をすべて書き出してください。次に、リスト全体を 7 ～ 10 個の重要な責任に切り分け、重要性の順に職務内容に追加します。それぞれの責任について、タスクを実行する理由と方法を書き出します。

以下の責任が含まれます。

あなたの組織に固有の義務
ポジションの日常的な活動
経済的責任がある場合
監督責任
雇用と解雇
しつけ
仕事の割り当て
トレーニング
業績評価の実施

5職務資格一覧

まず、理想的な候補者が持つべき資格をすべてリストアップします。

資格には次のものが含まれます。

ハードスキルとソフトスキルを含むスキル要件
教育
前職の経験
認証
長年の経験
技術的スキル
コミュニケーションと問題解決への期待
あなたが候補者に期待する人物像

次に、期待されるレベルの知識を技術スキルに追加します。

知識のレベルは次のとおりです。

実用的な知識とは、受験者が基本原則と用語を理解し、簡単な問題を解決できることを意味します。
一般知識とは、一般的な状況でほとんどの作業を実行でき、標準的な状況を包括的に理解していることを意味します。
十分な知識には、スキルを十分に理解し、珍しい典型的な問題を解決し、技術的な事項についてアドバイスする能力が含まれます。
包括的な知識とは、スキルを完全に習得することです。

最後に、スキルを「必須」と「あると便利」の 2 つのカテゴリに分類します。そのポジションには必須のスキルが不可欠です。あったら便利なスキルは将来の従業員にとって有益ですが、仕事中に教えられるか、重要ではありません。

6報酬および福利厚生

報酬と福利厚生を含めることは、職務記述書のオプションの部分です。しかし、ある調査では候補者の半数以上が、給与情報を含む職務記述書をほとんど見たことがないと述べています。給与範囲はあなたの仕事を際立たせるのに役立ちます。同じ調査によると、求職者は職務内容の中で報酬が最も重要な部分であると回答しています。

報酬は給与の範囲で設定できます。一部の企業では、そのポジションがボーナスの対象となるかどうかも示しています。特典と利点は箇条書きリストとして記述する必要があります。

主な特典と利点:

有給休暇
家族休暇
保育
401(k) または退職計画
ウェルネスプログラム
医療保険、歯科保険、生命保険、視力保険
柔軟な営業時間
オフィス、リモート、またはハイブリッド
ホームオフィス設立補助金
オフィス内の軽食、朝食、昼食、またはコーヒー
授業料の払い戻しまたは学生ローン支援プログラム
キャリア開発
犬に優しいオフィス

7その他

標準の概要以外にも追加情報を含めることができます。これらの項目を職務内容の最後に含めることもできますが、簡潔にしてください。

含めることができるオプションの項目:

オフィスや屋外などの作業環境
危険物、大きな騒音、極度の高温または低温などの潜在的な危険への曝露
登る、立つ、かがむ、タイピングなどの必須の身体的要件
物を持ち上げたり、従業員が持ち上げることが期待される指定された最大重量などの身体的努力の要件
シフト勤務、または週末、夜間勤務、オンコールシフトなどの非定型的なスケジュールの予想
旅行要件
チーム関連の詳細

8職務内容を編集する

職務内容を投稿する前に、必ず時間をかけて編集および校正してください。文法上の誤りやスペルの間違いを確認し、文章を可能な限り簡略化し、必要な要素がすべて含まれているかを再確認してください。

職務記述書で避けるべき6つのこと

資格のある候補者に自分の職務内容を見てもらいたい場合、これらのよくある間違いを避けることができます。読みやすさ、明瞭さ、具体性を向上させるために、次のヒントを試してください。

1高密度の職務記述書

職務内容が密集していると読みにくくなり、資格のある候補者が応募する前にページから離脱してしまう可能性があります。重要なアクティビティのみを含め、たまにしか発生しないタスクについては言及しないようにします。将来追加される可能性のある職務は含めないでください。簡潔に保つことで候補者の理解が深まります。

2曖昧な責任

職務内容を曖昧にすることは避けてください。アクション動詞を使用する場合は、そのポジションがそれらの動詞をどのように実行するかを説明します。動詞の後にbyという単語を付けて、そのタスクを実行するために実行される操作の詳細を記述してみてください。

たとえば、「マーケティングマネージャーを支援する」と書く代わりに、「キーワードを調査し、ブログのパフォーマンスを監視し、トピックをスケジュールすることで、マーケティングマネージャーのコンテンツプランニングを支援する」と書きます。

3冗長性

重複を避けることで、自分自身と候補者の時間を節約します。最初の草稿を書いた後、職務記述書に目を通し、繰り返されている言葉や責任がないか探してください。可能であれば、関連するタスクを責任または資格のセクションにまとめてください。

4専門用語

疑わしい場合は、常により単純な表現方法を使用してください。さらに、職務記述書の文言はできるだけ包括的なものにしてください。職務内容を包括的にするには、性別を表す代名詞の使用を避け、社内用語を含めないようにします。

5不正確な資格

そのポジションに必要な最小限のスキルのみを含めることをお勧めします。不当な期待を列挙すると、長期的にはオープニングに適さない適格すぎる候補者が得られる可能性があります。

6禁止言語

米国雇用機会均等委員会は、雇用プロセスの特定の側面を管理します。職務内容を投稿する前に、これらの要件をブラッシュアップしてください。年齢、性別、宗教、婚姻状況に言及する発言はすべて避けてください。

職務内容の例

例 1: シニアテクニカルライター

シニアテクニカルライター

場所:サンフランシスコ

会社について:

当社はシアトル、サンフランシスコ、ボストンに本社を置く急成長中の電子商取引スタートアップです。私たちは、文化は共感的なリーダーシップと共有された目的意識の産物であると信じています。私たちの会社は、すべての人が自分の居場所であると感じる場所です。私たちは規模を拡大するにあたり、多様性、自主性、サポートを第一に考えています。

仕事について:

このポジションはフルタイムで、少なくとも週に 3 日はサンフランシスコオフィスで働く必要があります。シニアテクニカルライターとして、当社のスタイルガイドに準拠した、正確で魅力的でユーザーフレンドリーなドキュメントを作成していただきます。外部開発者が使用するドキュメントも担当します。シニアテクニカルライターは、開発者リレーションエンジニアに直属し、エンジニアリング、製品管理、品質保証 (QA)、マーケティング、およびユーザーエクスペリエンス (UX) チームと協力します。

責任:

テクニカルライティングチームとエンジニアリング、QA、製品管理、その他の社内チームとの連携を調整して、概要、チュートリアル、インストールと構成の手順、トレーニング資料、API 手順などのドキュメントを計画、調査、作成、改訂します。
他のライターと協力して、会社の一連のアプリや電子商取引製品を文書化します。
技術者以外のエンドユーザー、プログラマー、システム管理者、インテグレーターなど、さまざまなタイプの読者に向けて執筆する
チームのポリシー、手順、スタイルガイドを確立して施行する
ピア編集および制作レビューを監督する

最低限の資格:

包括的なテクニカルライティングおよび編集スキル
総合的な分析スキル
プロジェクトの要件と優先順位が進化する、ペースの速い環境で運用するための徹底的な能力
テクニカルコミュニケーションの学士号、関連する学士号、または Web ベースソフトウェアのドキュメント作成で 5 年以上の経験
一般的なコミュニケーションとチームワークのスキル
エンジニアリング、サポート、製品管理チームの対象分野の専門家とのコンサルティングに対する取り組み
作品のポートフォリオおよび/またはライティングサンプル

望ましい資格:

Ruby on Rails、MySQL、Memcached、Redis のドキュメントに関する一般的な経験
創造的な目による細部へのこだわり
出版作品に対する顧客や社内スタッフからのフィードバックに丁寧かつ効率的に対応できる能力
新しいスキルを学び、チームとともに成長することへの情熱
協力的な作業環境で成長する能力
ドキュメント公開ソフトウェアに関する一般的な知識

報酬と福利厚生

報酬範囲: $68,000 – $100,000
従業員支援プログラム (EAP)
有給育児休暇
退職金
柔軟な休暇時間
通勤手当
ライフスタイル支出アカウント
生命保険およびAD&D保険
障害保険
包括的な医療給付

アプリケーションには以下を含める必要があります。

あなたのポートフォリオと、あなたがチームを率いて行った仕事へのリンク
履歴書または LinkedIn プロフィール

例 2: データサイエンティスト

データサイエンティスト

場所:リモート