推薦状の書き方

現在または元の学生、同僚、インターン、従業員、またはメンティーの誰かが、推薦状を書くように頼んだ場合は、少し時間を取って自分を誇りに思ってください。 あなたは彼らに影響を与えました、そして彼らはあなたが彼らのキャリア、教育的またはその他の面で前進するのを助けるようにあなたに頼むのに十分あなたを信頼しています。

あなたが自分自身に背中を軽くたたいた後、彼らが探しているポジションの理想的な候補として彼らを際立たせるような推薦状を書くことに取り掛かってください。 それが効果的な推薦状を書くための鍵です。彼らが素晴らしい人であることを表現するだけでは十分ではありません。 あなたは彼らが彼らが申請している会社、学校、またはプログラムの資産になることを証明する必要があります。

推薦状とは何ですか？

推薦状は、特定の役割、助成金、またはプログラムへの受け入れについて推薦する個人についての正直な証言です。 目標は手紙の主題を可能な限り最良の光で提示することですが、あなたは事実に基づいた方法で情報を提示する必要があります。

推薦状の種類

個人が推薦状を求めるかもしれないいくつかの異なる、一般的な理由があります。 目標は、すべての推薦状で同じです。つまり、候補者を、求めているポジションまたはプログラムに理想的に一致するものとして提示することです。 しかし、あなたの手紙でカバーする正しいトピックは、タイプによって異なります。

アカデミック推薦状

学生への推薦状を書くように求められた場合、あなたの手紙は、彼らの学業成績と、彼らをプログラムのスポットまたは彼らが求めている助成金の有力な候補にする性格特性について具体的に説明する必要があります。 学生が推薦状を求める可能性のあるさまざまなアプリケーションシナリオがあります。

• 学部大学
• 優等生プログラムや特定の専攻など、大学内の特定の学術プログラム
• 大学院、医学、または法科大学院
• 助成金または奨学金
• インターンシップまたはフェローシップ

可能な限り、学生が受け入れを求めている特定の教育機関またはプログラムに合わせて推薦状を調整してください。

プロの推薦状

プロの推薦状は、もう1つのかなり一般的なタイプの推薦状です。 多くの候補者は、元雇用主やメンターに、彼らに職を推薦することによって彼らの仕事の検索を手伝ってくれるように頼みます。

アカデミックな推薦状とプロの推薦状の主な違いは次のとおりです。プロの推薦状では、候補者のプロとしてのパフォーマンスと、求めている特定の役割への適合性に焦点を当てる必要があります。

家賃の紹介

別の種類の推薦状は、住宅賃貸用です。 多くの場合、家主は、入居予定者に、以前の家主からの入居者との経験についてのアドバイスを求めます。 この種の推薦状を書くように求められた場合は、新しい家主の懸念を念頭に置き、家賃の支払いの迅速さや家主の世話など、テナントとの関係をポジティブなものにした経験を強調してください。財産。

推薦状のフォーマット

推薦状は1ページを超えてはいけません。 カバーレターとほぼ同じ長さにしてください。綿毛のないポイントを表現する、いくつかのタイトで焦点を絞った段落です。

トーン的には、推薦状は専門家でなければなりません。 専門家の連絡先や紹介状にメールを書くのと同じ口調で書いてください。 アカデミック・ライティングに使用するのと同じ形式的な口調である必要はありませんが、受信者に精通していることを前提としたり、カジュアルな手紙のように読んだりすることもできません。 あなたの推薦状に不適切な口調を使用すると、あなたが推薦している人にうまく反映されない可能性があるので、あなたの口調を正しくするようにしてください。

ほとんどの場合、推薦状は次の形式に従う必要があります。

挨拶

手紙の最初の行で、受取人に直接挨拶します。 ここでクリエイティブになろうとしないでください。 シンプルな「親愛なるMr./Ms./Mrs./Mx./Dr。 ____」が最良の選択です。 受取人の名前がわからない場合は、「関係者」で手紙を書き始めてください。

序章

次の行に、候補者の名前とあなたが彼らを推薦しているポジションを明確に述べてください。 このセクションで自己紹介することもできます。 効果的な紹介ラインの例をいくつか示します。

• 「私は[大学の名前]への受け入れのために[候補者の姓名]を推薦するために書いています。 私は過去3年間、 [高校の名前]で[候補者]を教えることができました。」
• 「 [代理店名]のコピーライターの役職に[候補者の姓名]をお勧めできることをうれしく思います。 [候補者]と私は過去6年間[会社]で一緒に働いてきました。」

概要

このセクションでは、候補者が求めているポジションの理想的な選択肢となる属性を明確に述べます。 推奨の種類に応じて、これは性格特性とスキルの組み合わせである場合もあれば、候補者のスキルと成果に厳密に焦点を合わせている場合もあります。

個人的な逸話

概要で話し合った特徴を、候補者の特徴とスキルを強調する個人的なストーリーで詳しく説明します。 ここではできるだけ具体的にしてください。候補者が主導権を握った特定のプロジェクトがあった場合、または彼らの仕事について共有できる統計がある場合は、ここに含めてください。

閉会の辞

あなたの推薦を繰り返す声明であなたの手紙を締めくくってください。 このステートメントには、次の例のような個人的な推薦状を含めることができます。

「過去2年間[候補者]に賃貸した後、私は自信を持って彼女を責任ある良心的なテナントとして推薦することができます。」

サイン

署名で手紙を完成させてください。

プロの電子メールの署名と同じように、推薦状の署名には名前以外のものを含める必要があります。 手紙の中で候補者との関係について言及している可能性がありますが、名前の下に職業上の肩書きを含めてください。

手紙の受取人は、候補者についてさらに話し合うためにあなたに連絡したいと思うかもしれません。そのため、署名にあなたの連絡先情報を含めることで、彼らがあなたに簡単に連絡できるようにします。 通常、電話番号と電子メールアドレスは、勤務時間とともに含めるのが最適です。

推薦状を書くときに覚えておくべきヒント

関連性を保つ

たぶん、候補者は燃えている納屋から子羊の家族を救出しました。 それは英雄的で愛らしいですが、彼らが地元の家畜消防署に仕事を申請していない限り、それはおそらくあなたの手紙とは無関係です。

カバーレターと同じように、推薦状は簡潔にする必要があります。 候補者が彼らが探しているポジションにとって理想的な選択である主な理由を強調する必要があり、あなたが含めることを選択した詳細はこれらの理由をサポートする必要があります。 候補者の性格について話し合うことは役立つ場合がありますが、それを彼らが求めている役割への適合性と結び付けてください。看護学校に応募する場合は、倫理への取り組みについて話し合うことが重要な詳細です。 考古学研究を実施するための助成金を申請する場合は、彼らがあなたと協力して主導した研究プロジェクトに言及するようにしてください。

特定の逸話、事実、統計を含める

候補者の仕事についてあなたが持っているより具体的な事実は、あなたの推薦状がより説得力のあるものになります。 たとえば、デジタルマーケティングのポジションを探している同僚に手紙を書いている場合は、彼らがあなたと一緒に仕事をしている間に達成した具体的なコンバージョン率について言及します。 同様に、高校生を大学に推薦する場合は、特定の課題や課外活動での彼らのパフォーマンスに関する逸話を手紙に含めるようにしてください。

ポジティブでフレンドリーでありながらプロフェッショナルなトーンを使用する

上で述べたように、推薦状の正しい口調は、プロフェッショナルでありながら親しみやすいものです。 候補者とのあなたの関係と彼らに対するあなたの敬意はあなたの文章の調子で明白でなければなりません。

効果的な推薦状を書けない場合は、

あなたはあなたがそれを求める誰かのために正直で効果的な推薦状を書くことができない状況に自分自身を見つけるかもしれません。 これは、単にその人や彼らの仕事を十分に知らないためか、彼らの仕事が圧倒的または不十分であると感じた可能性があります。

どちらの場合でも、リクエストを拒否する専門的な方法は、あなたが彼らの仕事に十分に精通していないことを単に彼らに伝えることです。 状況に応じて、彼らの仕事に精通しているため、効果的な推薦状を書くことができる組織内の別の人に彼らを導くことができます。 これが不可能な場合は、推薦状を書くことができないことを伝え、そのままにしておきます。 今は彼らの仕事を軽蔑したり、あなたがそれに感銘を受けない理由を彼らに話す時ではありません。

避けるべき間違い

一般化

これらの2つの証言を見てください：

• 「ルイスは素晴らしい学生でした。 彼は非常に頭が良くて勤勉であり、これらの特徴のために、彼はラトガース大学で成功することを私は知っています。」
• 「彼が私のChemIとChemIIのクラスを受講したとき、ルイスは一貫して100パーセントを彼の課題に入れました。 彼は、批判的思考の質問や課題に対する思慮深く、しばしば創造的な反応を通じて、彼の生来の知性と学業への献身を示しました。 彼の情熱、意欲、そして厳格なコースワークを処理する能力のおかげで、彼はラトガーズ大学で成功することを私は知っています。」

2番目の例では、レターライターが、ルイスが受講した特定のコースと、それらのコースでどのように懸命に働いたかについて説明します。 そこには優秀な学生がたくさんいます（そして彼らは同じ限られた数の大学のスポットに応募しています）ので、あなたの手紙が候補者を理想的な選択にするものを正確に伝えることが重要です。

誇張

候補者の業績の一般的な記述を送信するべきではないのと同じように、それらを装飾することは避けてください。 次の2つの例を比較してください。

• 「アリシアほど優れた営業担当者は誰もいません。」
• 「アリシアは四半期ごとに予想売上高を上回りました。」

最初の例では、それが真実であっても、実際の人物の作品の証言というよりも、漫画のキャラクターの説明のように読めます。 推薦状に誇張を使用すると、その信頼性が損なわれ、候補者が受け入れられたり採用されたりする可能性が損なわれる可能性があります。

自己紹介しない

あなたの手紙の中で、あなたは候補者を個人的に保証しています。 その保証が影響を与えるためには、あなたの手紙を読む人はあなたが誰であるか、そしてあなたが候補者を推薦する資格がある理由を知る必要があります。 簡単な紹介と候補者との関係についての1、2文で十分です。

推薦状の例

あなたはインターネット全体で素晴らしい推薦状のサンプルを見つけることができます。 あなたが書いている手紙の種類を検索するだけで、うまくいく手紙の例がたくさん見つかります。

このアカデミックな推薦状をご覧ください。

その中で、元監督者が大学院プログラムへの候補者の適性について話し合っています。 これは覚えておくべき重要なポイントです。専門的な環境で候補者を知っていたとしても、彼らの仕事に対する洞察は、大学や大学院に応募する際の学術関係者の推奨と同じくらい価値があります。

これはプロの推薦状の例です。

彼が上を越えて行った特定の例を議論することによって、この手紙がどのようにその候補者を際立たせるかを見てください？ 共有するような逸話がある場合は、それらを手紙に含めてください。

推薦状に関するよくある質問

推薦状とは何ですか？

推薦状は、個人の能力、業績、および継続的な成長のための能力についての書面による証言です。

推薦状はどのように始めればよいですか？

推薦状は、その手紙の読者を認める挨拶から始めます。 可能な限り、名前で呼びかけます。 これが不可能な場合は、「関係者」のような正式で専門的な挨拶を使用してください。

推薦状には何を入れるべきですか？

推薦状には以下を含める必要があります。

• 候補者の名前と彼らが求めている位置を示す紹介
• 候補者との関係の明確な声明
• 彼らの仕事の正直な証言
• 候補者の明確な推薦
• 連絡先情報を含む署名

推薦状はどのように終了すればよいですか？

推薦状は、役職と連絡先情報を含む署名で締めくくります。 これらを含めることにより、手紙の読者は候補者をより詳細に議論するためにあなたに簡単に連絡することができます。

あなたが最高を推薦しているときに自信を持って書く

最も熱烈な推薦状でさえ、つづりや文法の間違いに満ちている場合、その主題は貧弱な候補のように見えます。 手紙をその主題（または彼らの将来の新しい監督者）に送る前に、Grammarlyにもう一度それを渡して、見逃したかもしれない間違いを見つけて、より効果的な推薦状を書くために使用できる提案をしてもらいます。

この記事は、もともと2017年にキンバリージョキによって書かれました。新しい情報を含むように更新されました。