議事録の書き方と例

会議の議事録を作成することは、議題の内容によっては平凡または批判的に感じるかもしれませんが、あなたの文章が明確で正確であることは常に重要です. 議事録作成者としての自分の役割についてどのように感じていても、効果的な議事録を記録することは、会議を行う組織にとって長期的に不可欠です。

この記事では、議事録を読むだけで、関係者全員が会議中に何が起こったのかを明確に理解できるように、プロのように議事録を作成する方法について説明します。 ここでは、会議の議事録を簡単に作成するためのヒントとテンプレートをいくつか紹介します。

議事録とは何ですか？

議事録は、会議または公聴会の書面による記録です。 議事録は通常、会議後に共有し、将来の歴史的文書として役立つように、構造化された形式的なものです。

会議に出席できなかった人は、議事録で状況を把握できます。 議事録は、会議中に議論されたアクション アイテムに対する説明責任も提供します。

さらに重要なことは、組織が何らかの法的状況に陥った場合、議事録はデューデリジェンス、倫理、および細則の遵守を証明する公式記録として機能します。

会議の議事録を取るのは誰ですか?

秘書は、ほとんどの場合、会議の議事録を取ります。 非営利団体、政府機関、学校、公共企業、および労働組合は、通常、公式の議事録を記録する必要があります。 ただし、他の多くの企業も議事録を使用して公式記録を維持しています。

議事録の書き方

議事録のスタイルと内容は、組織とその構成によって異なります。 とにかく、日付、時間、参加者などの基本情報を常に含める必要があります。 しかし、多くの組織は、補足ドキュメントやアクション アイテムなど、その他のオプション アイテムを用意することでもメリットを得ることができます。 続きを読んで、議事録に何を含めるかを確認してください。

議事録の8つの基本要素

これらは、会議の議事録に含める必要のある重要な項目です。

1日付

2回

3場所

参加者4名

議論された5つのトピック

6モーション

7投票結果

8次回会合の日時と場所

議事録には他に何を含める必要がありますか?

ほとんどの組織は、会議メモに少なくとも 1 つまたは 2 つの他の要素を追加します。 重要事項を超えて、会議議事録には、組織のニーズに最適な方法を含め、構造化することができます。

議事録に含めることができるいくつかのカスタム要素を次に示します。

• 補足書類
• アクションアイテム
• 会議の目的
• 次回の議題
• プロジェクトの進捗状況と投票結果
• 調査やフォローアップなどの次のステップ
• ゲスト、非投票者、または講演者である出席者を定義するセクション
• 以前の議事録の修正または修正

会議の議事録を書くための 5 つのヒント

会議が延期されたら、メモを使用して議事録を作成および編集し、共有します。 会議が終わったらすぐに議事録を書き出すと、何も見逃さないようにするのに役立ちます。

1一貫性を保つ

議事録を取るたびにテンプレートを使用すると役立ちます。 そうすれば、それらはすべて同じようにレイアウトされ、見出しや箇条書きを追加するのに時間を無駄にする必要がなくなります。 これは、後で組織内の他の人がそれらを参照する必要がある場合に役立ちます。 一部の組織では、議題と予想される出席者を効率化のために議事録に記載しています。

2録音する

秘書の役割を始めると、メモを取るのに苦労するかもしれません。 これが発生している場合は、会議を記録することを検討してください。 これは、スマートフォン、オーディオ録音デバイス、またはカメラで行うことができます。 後で、人工知能のトランスクリプション サービスを使用するか、必要に応じて復習として録音を聞き返すことができます。 ただし、録音する前に、出席者に録音中であることを必ず知らせてください。

3会議中にメモを表示できるようにする

場合によっては、会議が共同作業になります。 これは混沌としているように感じられ、すべてを追跡するのが難しくなることがあります。 メモをプロジェクターで表示できるようにしたり、会議中に画面やドキュメントを共有したりすることで、チームメイトがメモに貢献できるようになります。

4要約する

議事録を書くときは、要約します。 できるだけ多くの情報を文書化する必要がありますが、すべてを逐語的に記述しないでください。 議事録で話されたことをすべて記録する必要はありません。 また、会話全体を一語一語書き込もうとすると、ついていけないかもしれません。 会議中に起こったことを単純化して明確にします。

5コメントにイニシャルを付ける

会議で複数の人が問題について意見を持っている場合、出席者のイニシャルを使用して、誰が何を貢献したかを示すことができます。 誰が次のステップを担当するかを示すためにイニシャルを使用することもできます。 この簡単なテクニックは、複数人の会話を明確にする効率的な方法です。

議事録用の 5 つのテンプレート

1取締役会議事録

電話で注文する

理事長が進行役を務める。

[理事会の議長] は、[ミーティングの場所] で [ミーティングの日付] に [ミーティングの時間] に [あなたの組織] の定例ミーティングを開催するために電話をかけました。

出席

幹事がお手伝いします。

秘書が点呼を行った。 以下の人物が出席した。

• [名前]
• [名前]
• [名前]

欠席したのは次の方々です。

• [名前]
• [名前]
• [名前]

議事録の承認

[幹事の名前] 前回の会議の議事録を読んでください。 議事録が承認されました。

未解決の問題

• 【課題その1】
• 【課題その2】
• 【課題③】

新しいビジネス

• 【新規事業その１】
• 【新規事業その２】
• 【新規事業その３】

延期

[会議進行役の名前] は [会議終了時刻] に会議を延期しました。

議事録の提出と承認

議事録提出者: [幹事の名前]

議事録の承認者: [理事長または会議のファシリテーターの名前]

2非公式会議のテンプレート

電話で注文する

[ミーティングの日付] に [ミーティングの場所] で [組織名] のミーティングが開催されました。

出席者

出席した投票メンバーは次のとおりです。

• 【参加者その1】
• 【参加者その2】
• 【参加者その3】

出席したゲストは次のとおりです。

• 【ゲスト1】
• 【ゲスト2】
• 【ゲスト#3】

議事録の承認

前回の [前回の会議の日付] の議事録を承認する動議は [幹事の名前] によって作成され、[副議長の名前] によって支持されました。

レポート

• [レポート名] は [発表者名] によって発表されました
• [レポート名] は [発表者名] によって発表されました

主なモーション

• [モーションの名前] は [発動者の名前] によって移動され、[出向者の名前] によって出向されました。 [可決または否決] の [投票数] が賛成、[投票数] が反対の動議。

延期

[会議ファシリテーターの名前] は、[延期時間] に会議を延期しました。

3公聴会テンプレート

開催日： [開催日]

集合時間： 【集合時間】

秘書: [秘書の名前]

序章

[会議の司会者名] が会議を紹介しました:

• [話のポイント]

点呼

出席メンバー:

• 【出席者】

モーション #1

コメント:

• [コメント者のイニシャルまたは名前] [コメント] [アイデア、アクション アイテム、結論などのラベル]

モーション #2

コメント:

• [コメント者のイニシャルまたは名前] [コメント] [アイデア、アクション アイテム、結論などのラベル]

アイデア

• [考え]

次のステップ

• [次のステップ]

結論

• [結論]

4クライアント会議メモ

プロジェクト: [プロジェクト名]

出席者: [出席者]

日時： [日時]

議題

• 【議題】
  • [目的]
  • [キーポイント]

ノート

[会議中に議論されたその他の重要な情報]

結果

【主な決定事項】

アクションアイテム

• 【担当者名】 【次のステップ】
• 【担当者名】 【次のステップ】

5プロジェクト管理議事録

日時： [日時]

現在: [出席者]

欠席： [不参加のプロジェクトメンバー]

場所： 【集合場所】

プロジェクト: [プロジェクト名]

トピック

1. [チーム] からの更新
2. [プロジェクト] の進捗状況
3. 先週の結果

議事録に関するよくある質問

議事録とは何ですか？

議事録は、会議中に何が起こったかを記録します。 それらは会議後に組織内で共有されることが多く、将来の参考資料として役立ちます。

議事録はなぜ重要なのですか？

• 履歴書を作成する
• 進行状況を時系列で表示
• 組織に法的保護を提供する
• 地域の条例を遵守する
• 組織が決定を下した理由を説明する
• 課題やプロジェクトのリマインダーとして機能
• 締め切りの証拠として機能する
• 参加できなかったメンバーへのお知らせ

議事録には何を含める必要がありますか?

• 日にち
• 時間
• 位置
• 参加者
• 議論されたトピック
• モーション
• 投票結果
• 次回の集合日と場所