パーソナルかんばんを使用してめちゃくちゃ生産的になる方法

個人用かんばんは、ビジネスの運営と工芸品の作業との創造的なバランスをとるのに役立ちます。 このガイドでは、その仕組みについて説明します。

クリエイティブなビジネスに最適な個人用生産性システムをお探しですか?

最初の悪いニュース: 存在しません。 ランディング ページ ソフトウェアと同じように、システムに関係なく作業を行う必要があります。

ここで朗報です。Kanban は使いやすく学習しやすいシステムであり、無限の To Do リストに圧倒されるのを避けるのに役立ちます。 ホワイトボードや Trello などのツールを使用して行うことができます。

飛び込みましょう。

かんばんとは？

かんばんは、継続的なデリバリーに基づいて製品を作成するためのアジャイルな方法です。 このシステムは、日本の製造システムに由来します。

トヨタのインダストリアル エンジニアである大野耐一氏は、多忙な工場長が複雑なプロジェクトや作業負荷に対処できるようにシステムを作成しました。

個人かんばんとは？

パーソナルかんばんは、アジャイル手法を個人や中小企業の経営者に適応させたものです。 これは、ユーザーが作業を 1 か所で視覚化し、作業内容を制限することを強制することによって機能します。

Jim Benson と Tonianne DeMaria Barry は、優れた著書Personal Kanban で、この生産性システムを使用してこれら 2 つのルールを提供しています。

1. 作業を視覚化する
2. 進行中の作業 (WIP) を制限する

彼らはルール 1 について次のように述べています。 私たちは今、私たちの時間に対するこれらすべての要求の物理的な記録を持っています. 私たちの仕事と私たちの文脈をこのように大きく見ることで、より良い意思決定を下すことができます。

また、ルール 2 について、「WIP を制限することで、集中し、迅速に作業し、変化に冷静に対応し、思慮深い仕事をするための時間を確保できます」と付け加えました。

ステップ 1: かんばんボードを準備する

ホワイトボードを 3 つの列に分割します。 持っていない場合は、Magic Whiteboard を購入して壁に貼り付けたり、大きな A4 またはレターサイズのノートを分割したりすることを検討してください。

最初の列に「To Do」、2 番目の列に「実行中」、3 番目の列に「完了」のラベルを付けます。

最初の列は、新しい To Do リストの作業項目をキャプチャするためのものです。 2 つ目は今何に取り組むかを決定するためのもので、3 つ目は完了したことを記録するためのものです。

プロジェクトをタスクに変えるという典型的な生産性の間違いを避けることを忘れないでください。 プロジェクトを完了するには、一連のタスク (またはカード) が必要です。 付箋を使ってかばんカードを表現することもできます。

ステップ 2: かんばんを使用した作業

マーカーまたは付箋を使用して、かんばんボードの「To Do」列にアイテムまたはカードを追加します。

アクション動詞を使用して、問題のタスクを書き留めます。 家を引っ越す場合、これは「引越し業者を雇う」かもしれません。 または、大きなプレゼンテーションを準備している場合、これは「ソース ストック イメージ」になります。

作業の準備ができたら、項目またはタスクを [To Do] 列から [Doing] にドラッグします。

通常、「実行中」列には 3 つ以下の項目を含めるのが賢明だと思います。 これにより、進行中の作業が制限され、作業内容を視覚化するのに役立ちます。 （ルールを覚えよう！）

作業が終了したら、完了したタスクを [実行中] 列から [完了] 列にドラッグします。 次に、別のかんばんカードを「To Do」から「Doing」に引きます。

ステップ 3: ボードを確認する

作業中、タスクをボードの左から右に自然にドラッグします。

ある列から次の列にタスクをドラッグするという単純な行為で、優先順位が強制されます。 また、To Do リストの定期的な見直しも促進します。

この働き方は、フローの状態を促進します。 ある列から次の列にカードを移動する行為は、満足のいくものです。 簡単に達成できるタスク、多くの時間を要するタスク、さらには行き詰っているタスクをすばやく確認できます。 ベンソンは私に言った、

「最も一般的な間違いは、進行中の作業を制限しないことです...皮肉なことに、そもそもWIP制限が目的である理由は、「やるべきことが多すぎる」ため、人々は2番目の作業をスキップすることがあります.」

ジム・ベンソン

かんばん方式に慣れたら、個人のかんばんボードまたはかんばんアプリに列を追加します。

たとえば、「待機中」という列を作成して、ブロックされているタスクと、誰かに連絡してもらう必要があるタスクを記録しました。 また、すぐにではなく就業時間内に取り組みたいタスクの「次へ」の列も作成しました。

プロのヒント:インスピレーションが必要な場合は、Google 画像で「個人かんばんボード」を検索してください。

推奨かんばんツール

個人かんばんを使い始めたとき、大きなホワイトボードとノートを使ってロードテストを行いました。 どちらのツールも問題なく機能し、かんばんの基本を習得するのに役立ちます。 この方法を使用すると、誰でもオープンで完了したタスクを記録できます。

この生産性システムがどのように機能し、それが勤務時間の一部であるかを感じたら、デジタル パーソナル カバン ボードの準備は完了です。

Trello は、Web ベースのプロジェクト管理アプリケーションです。 基本的にかんばんソフトウェアの一種です。 タスクやカードにファイルをアップロードしたり、ラベルを付けたり、期日を設定したりできます。

添付ファイルをカードにアップロードすると、すべての作業を 1 か所にまとめるのに役立ちます。 同様に、Trello アプリのコラボレーション機能を使用して、サードパーティの請負業者と連携しました。

私は個人的な生産性のために Trello を気に入っていますが、最初にホワイトボードまたはアナログ システムでかんばんを理解することをお勧めします。 結局のところ、ツールは作業を行うことよりも重要ではありません。 その後、専用のアプリまたはソフトウェアに移行できます。

パーソナルかんばんを今すぐ試す

完璧な Kaban ツールなどというものはありません。 シンプルなTo Doリストが仕事を成し遂げるのに役立つなら、それを守りましょう。

私は長年にわたって多くのプロジェクト管理ソフトウェアを試してきました。 最大の問題は、リストが大きいと圧倒される場合があることです。

これがあなたに起こっている場合、パーソナルかんばんは習得に時間がかからず、圧倒されることなく日常業務を管理するのに役立ちます. この個人生産性システムは、作業を 1 か所で視覚化するのにも役立ちます。 または、ベンソンが言ったように、

「このシステムは、少数のルールを設定することで柔軟性を提供するように特別に設計されました。 それが、家庭を含め、地球上のすべての国とあらゆる分野で採用されている主な理由です。 子供たちは家事を完了するのを楽しんでいます。 チームは複雑な問題を知的に解決します。 プロジェクトとアンビエント作業は、どちらも簡単に視覚化して完了できます。」

ジム・ベンソン

この投稿のバージョンは、もともとフォーブスに掲載されました。

これは、私の新しい本 This Is Working: Focus on What Matters and Get the Results You Deserve からの章の編集された抜粋でもあります。

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これは効果的です: 重要なことに集中し、必要な結果を得る

• コリンズ、ブライアン (著)
• 英語（出版言語）
• 296 ページ - 2019 年 5 月 27 日 (発行日)​​ - Nielsen (出版社)

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