プロフェッショナルなメールの書き方とヒントと例

洗練されたプロフェッショナルな電子メールを書くことは重要なスキルです。これは、同僚、マネージャー、クライアント、顧客との日常的なコミュニケーションのための基本的ですが重要なツールです。

学術分野や専門分野に携わるほぼ全員が電子メールでコミュニケーションを行っているため、電子メールを上手に書く方法を知ることは、学生や雇用されている個人にとって習得すべき重要なスキルです。ここでは、プロフェッショナルなメールの書き方について説明し、プロフェッショナルなメールコミュニケーションにおけるヒント、提案、すべきこと、してはいけないことを紹介します。

目次

プロフェッショナルメールとは何ですか?

プロフェッショナルなメールを書くための 8 つのヒント

プロフェッショナルなメールの例 3 つ

プロフェッショナルメールに関するよくある質問

プロフェッショナルメールとは何ですか?

プロフェッショナルメールとは、同僚 2 人、上司と従業員、学生と教授、求職者と採用担当者の間など、プロフェッショナルな環境で送信されるメールです。プロフェッショナルなメールには、明確で実用的なメッセージが含まれています。

プロフェッショナルなメールには、会ってくれたことに感謝し、良い週末を過ごすことを願う短いメッセージが含まれます。ただし、ほとんどの場合、メールは職場のタスクに関するものです。

プロフェッショナルな電子メールのトピック

• 会議のスケジュールを設定する
• 質問する、または質問に答える
• 声明や指示を明確にする
• 以前のコミュニケーションのフォローアップ
• 受信者に期限を知らせる
• 何かを説明する

「電子メールとドキュメントの使用状況ベンチマーク」レポートによると、従業員の 91% が顧客と電子メールで通信しており、61% が他の通信方法よりも電子メールを好んでいます。したがって、キャリアを通じて多くの電子メールを送信することになるのは間違いありません。

プロフェッショナルなメールの書き方を知っていれば、受信者にあなた、そして場合によってはあなたの会社や組織に対してポジティブな印象を与えることができます。これにより、将来の雇用主にあなたが応募に対して真剣に取り組んでいることを示し、教授にもあなたが課題に真剣に取り組んでいることを知らせます。

プロフェッショナルな電子メールの特徴

• プロフェッショナルな口調
• 適切な挨拶
• 明確で直接的な件名
• 目的を説明する簡潔なメッセージ
• どのような行動をとるべきかを説明する適切な締めくくり
• サインオフ

プロフェッショナルな電子メールのシナリオ

専門的または学術的な環境で電子メールを送信する必要がある場合は、常に専門的な電子メールを作成する必要があります。これには以下が含まれます。

• 同僚やマネージャーとのコミュニケーション
• ベンダー、パートナー、クライアントなどの組織外の個人とのコミュニケーション
• 教授や学校管理者とのコミュニケーション
• 政府関係者とのコミュニケーション
• 求人応募プロセス中のコミュニケーション
• カスタマーサービスとのコミュニケーション

基本的に、親しい友人や家族に宛てない電子メールは、専門的な電子メール ガイドラインに従って作成する必要があります。これは、苦情のメールを書いているときなど、受信者にイライラしていたり​​、不満を抱いている場合にも当てはまります。

プロフェッショナルなメールを書くための 8 つのヒント

1件名にトピックを含めます

受信者が受信トレイで最初に目にするのは、メールの件名です。マーケティング電子メールでは、件名によって、受信者が電子メールを開くか削除するかが決まります。件名は、簡潔で、注目を集め、関連性のあるものである必要があります。

件名にはメールの内容を正確に記載してください。こうすることで、受信者はメールから何を期待できるかを知ることができます。ここでは創造性を発揮したり、クリックベイトをしたりする必要はありません。受信者は、メールを読んで効率的に返信できる明確な件名を高く評価します。

2受信者に適切に対処する

職業上の電子メールの受信者に宛てる最良の方法は、「親愛なる」の後に、名前または姓のいずれかを適切な敬称を付けて付けることです。どちらの敬語を使用すればよいかわからない場合は、名前または姓名を使用してください。

あるいは、電子メールを「こんにちは」または「こんにちは」で始め、その後に受信者の名前を続けることもできます。通常、これは同僚やマネージャーなど、すでに関係がある個人向けに予約されています。

3集中力を維持する

プロフェッショナルなメールでは、1 つのトピックをカバーする必要があります。それは質問、リクエスト、回答、または説明である可能性があります。それが何であれ、電子メールの本文はこのトピックに焦点を当てる必要があります。メールは簡潔にしてください。ただし、重要な情報を省略しないでください。簡潔とは、「必要なだけ」という意味です。

4あなたの署名を含めてください

電子メールの締めくくりの行（行動喚起または実行可能なステップを含む必要があります）を書いた後、適切な署名と署名を追加します。専門家の署名には、肩書き、電話番号と内線番号、電子メール アドレスなど、受信者があなたと適切に通信するために必要なすべての情報が含まれている必要があります。はい、返信ボタンを押すだけで返信できることは承知していますが、メール アドレスを含めることで、連絡方法について混乱する可能性がなくなります。

5校正

送信をクリックする前に、メールを校正してください。ざっと読んで、タイプミス、スペルミス、文法上の間違いがないか確認してください。電子メールの間違いは、メッセージ全体を台無しにし、プロフェッショナルではないと思われる可能性があります。

6カジュアルな口調は避ける

ほとんどの場合、これは絵文字を使用しないことを意味します。

プロフェッショナルなメールはプロフェッショナルな口調で書く必要があります。スラング、口語表現、その他テキスト メッセージとしてカジュアルに感じられるものは避けてください。同様に、フォローアップするときは、「ただ折り返します」のような決まり文句は避けてください。

7言葉には気をつけましょう

誰でもあなたの電子メールを他の人に転送できることを覚えておいてください。同様に、誰でもあなたの電子メールをダウンロード、印刷、またはスクリーンショットすることができます。電子メールは会話の書面による記録であるため、何かを書面で記録したくない場合は、その内容を電子メールで言わないでください。

8指示を明確にする

受信者が特定のファイルの場所や、最近のエッセイでのあなたの立場を裏付けるためにどの情報源を使用したかを知っていると想定しないでください。言及した内容をすべて詳しく記載し、該当する場合はリンクを含めて、受信者があなたが話している内容を正確に理解し、簡単にアクセスできるようにします。

プロフェッショナルなメールの例 3 つ

1件名:夏期大学院プログラムにご興味をお持ちいただきありがとうございます。

親愛なるヴァネッサ様

お問い合わせいただき誠にありがとうございます。現時点では、夏期大学院プログラムへの新規申し込みは受け付けておりません。

皆様の今後のご活躍を心よりお祈りしております。

よろしくお願いします、シモーネ・ブレイクリー、人文科学博士、学部長

2件名:出かける前に窓を閉めてください

こんにちは、マハさん

前回のメールの通り、一日の終わりに席を立った後、窓を開けたままにしないようお願いいたします。昨夜、私たちはあなたの個室に水を見つけに来ました。

ありがとう、アレクセイ

3件名: 今週電話する時間はありますか?

親愛なるアルバニーズさん、

最近、LinkedIn でスナックの卸売りとのつながりを探しているというあなたの投稿を拝見しました

お住まいの地域のベンダー。私は、サブスクリプションベースのスナック卸売業者である AcmeCo Snacks を所有し、運営しています。私が運ぶものと価格オプションについて話し合うために 20 分ほどお時間をいただきたいと思います。今週後半にちょっとお電話いただけますか?

私の夏のカタログを共有したい場合はお知らせください。いくつかの素晴らしい新製品が入荷していますので、パッケージをご紹介したいと思います。

水曜、木曜、金曜の東部時間午後 12 時から午後 5 時までは空いています。ご都合の良い時間帯をいくつかお知らせください。

もっとお話しできるのを楽しみにしています！

ベスト、ミリアム・シュナイダーAcmeCo Snacks オーナー兼 CEO私たちはあなたの背中を支えています。」

プロフェッショナルメールに関するよくある質問

プロフェッショナルメールとは何ですか?

プロフェッショナルメールとは、学術的またはビジネス環境で送信される、明確で実用的なメッセージを含むメールです。

プロフェッショナルなメールをいつ書くべきですか?

• 同僚やマネージャーとのコミュニケーション
• ベンダー、パートナー、クライアントなどの組織外の個人とのコミュニケーション
• 教授や学校管理者とのコミュニケーション
• 政府関係者とのコミュニケーション
• 求人応募プロセス中のコミュニケーション
• カスタマーサービスとのコミュニケーション

プロフェッショナルなメールの重要な要素は何ですか?

• 件名
• 挨拶
• 簡潔な本文段落
• 受信者にとって実行可能なステップを含む最後のセクション
• サインオフ
• サイン