完璧なプロフェッショナルなメールを書くための 7 つのヒント

新しい仕事での初めてのエキサイティングな日です。 快適な椅子に座って電子メールを処理するのは、骨の折れる作業ではありませんよね? しかし、その一部は、少なくともすぐには、自然に理解できるとは限りません。

下書きしたメールで自信とコントロールを示したいと思うかもしれませんが、各部分を正しい順序で配置することに神経質になっているかもしれません。 挨拶をするのに最適な方法がわからないかもしれません。 家で英語を話して育ったわけではないかもしれません。 多分それはあなたが夢見ている言語ではないのかもしれません。

いずれにせよ、心配する必要はありません。ある程度の練習を積めば、完璧なプロフェッショナルなメールを簡単に、あるいは自動的に書くことができるようになるからです。 ここでは、開始するのに役立つヒントをいくつか紹介します。

1手紙を書いている相手に挨拶する。

インターネット上で見知らぬ人をDearと呼ぶのは奇妙に思えるかもしれませんが、正式な通信では標準的です。 その他の立派だがあまり一般的ではないオプションには、 GreetingsとSalutationsがあります。

可能であれば、受取人の名前を入れるのが最善です。 次の例のように、コンマまたはコロンを続けます。

• チャド様
• 親愛なるオズワルド氏:
• 親愛なるピカード ミムズさん:

手紙を書いている女性がMs.なのかMrs.なのかわからない場合は、通常、 Ms . の方が安全な選択肢です。 もう 1 つの堅実で性別に中立なアプローチは、受信者のフルネームを単純に入力することです。

• 親愛なるアレックス・リー:

対照的に、一般的なDear Sir または Madamは非人間的に見えるため、避ける必要があります。

2その人に感謝していますか、それともその人からの最近のメッセージに返信していますか? もしそうなら、そこから始めてください。

(これまで一度もやり取りしたことのない見知らぬ人に連絡する場合は、メールの本文をステップ 3 から始めてください。)

あなたが最初に書くことを選んだものは、あなたが重要だと思うことを読者に伝えます。

感謝の気持ちを表すものがある場合は、最初にそれを行いたいので、後付けのように感じることはありません。 同様に、すでに会話を行ったり来たりしている場合は、話題を変えずに、順調に進みたいと考えています。 いくつかの例：

• レッサーパンダ・コンサベーション・インターナショナルへのご寄付、誠にありがとうございます。
• 関心をお寄せいただきありがとうございます。 私のクライアントは、あなたが提案した時間に喜んでチャットするでしょう.
• ご依頼いただいたデロリアンの交換部品は、今週発送予定です。

ここで重要なのは、要点をすばやく理解することです。 忙しい読者を驚かせたくありません。

3何について書いているかを説明する。

率直に答える必要がある2つの質問があります。 あなたは何を実現したいと思っていますか? また、あなたが書いている人はどのように役立つでしょうか? 例えば：

• 猫がどのように毛並みを整えているかについての調査についてお聞きしたく、メールさせていただきました。
• 私は地元のラジオ プロデューサーで、来週のオークランドでのあなたのパフォーマンスに先立ってライブ インタビューの予定を立てようとしています。
• 私の建築事務所はツリーハウスに関する専門知識を必要としており、何人かの同僚があなたの洞察力は比類のないものだと言っています.

目的を述べるときは、直接的になりたいと考えていますが、無愛想または無礼に見えるほどではありません。 これがぎこちないバランスをとる行為のように感じる場合は、形式の側で間違いを犯してください. 職場ではカジュアルすぎるよりも少し派手な服装をする方が良いのと同じように、通常、新しい連絡先への最初のメールは非常に礼儀正しくする方が良い.

4短くすることを忘れないでください

プロフェッショナルなメールは長すぎてはいけません。 読者の時間を尊重してください。メッセージが長すぎると感じると、読み飛ばしてしまう可能性があります。

重要なテーマについて長い議論が必要な場合は、電子メールよりも適切なコミュニケーション方法を探してください。 メッセージは、テーマに関する密集した論文の場ではなく、会議やディスカッションを設定する方法として使用してください。

5結びの行で締めくくります。

メールは、意味を明確にし、次に何が起こるかを示す 1 つの文で締めくくる必要があります。 読者に行動を促したり、会話を穏やかに終わらせる方法になるかもしれません。

• 木曜日の午前 11 時に、この件について詳しくお話しできることを楽しみにしています。
• 私が添付しているドラフト原稿に目を通し、どんな修正や疑問が頭に浮かんだか教えてください.
• あなたのガイダンスは非常に役に立ちました。連絡をお待ちしております。

あなたのメッセージが前の電子メールが終わったところから始まったのと同じように、あなたは将来の通信を設定することによってこの電子メールを終わらせたいと思っています。

6適切な締めくくりでサインオフします。

名前を付ける前にメールを終わらせる方法はたくさんありますが、プロとしての礼儀正しさを保つためには、クリエイティブになりすぎない方がよいでしょう。 「乾杯」や「VR」などの電子メールのサインオフの気を散らすことに多くの人が不満を抱いているため (非常に敬意を表して)、場違いに感じないものを選択してください。 最も信頼できるオプションのいくつかは次のとおりです。

• 心から、
• 敬具、
• 再度、感謝します、
• 感謝して、
• よろしくお願いします、
• 謹んで、

この時点で、ほぼ完了です。最後の重要なステップが 1 つだけあります。

7ちょっと時間をかけて校正してください。

送信する前に自分が書いたものを振り返るのは、時間のかかる雑用ではありません: 理想的なメールは簡潔であることを忘れないでください。

あいさつが正しく表示されていることを確認し (メールを送信した相手の名前のつづりが間違っていることに気付くことほど悪いことはありません)、適切なときに感謝の気持ちを伝えます。 リクエストが率直で理解しやすいものであることを再確認してください。

また、微妙なタイプミスを見つける最後のチャンスです。 誰かが「今すぐ」と入力するつもりだったのに、「木曜日までにプレゼンテーションを準備する予定はありません」のように、誤って「not」を入力してしまった場合、複数の電子メール スレッドが完全に脱線するのを見てきました。 用心してください。

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