プロフェッショナルな承認: メッセージを終了する方法

強力な電子メールのサインオフを作成する方法を学ぶことは、プロフェッショナルなコミュニケーションが上手になるための一環です。あなたが送信するほぼすべての電子メールや手紙は承認で終わります。そして、プロの世界では、その承認がコミュニケーションの相手に印象を与えることがあります。

プロフェッショナルサインオフとは何ですか?

専門的な承認は電子メールの最後に記載されており、次の内容が含まれます。

• 別れの言葉
• あなたの名前と役職（該当する場合）
• あなたの連絡先情報

適切なサインオフを使用することは、受信者とあなたの職業上の関係に対する配慮を示します。

別れの言葉

プロフェッショナルとしての承認の最初の部分は、適切な締めくくりのフレーズです。承認はメール交換の雰囲気を再確認し、友好的で生産的な雰囲気で各メッセージを終了します。実際、すべてのサインオフはメッセージのトーンを表現するのに役立ちます。これら 2 つのサインオフの違いについて考えてください。

• また後で
• よろしくお願いします

どちらもメッセージの終わりにはなりますが、カジュアルなものとフォーマルなものなど、それぞれに異なるトーンがあります。理想的なサインオフを選択するときは、電子メールの受信者との関係に基づいて判断してください。たとえば、仕事に応募する場合、2 週間前に通知する場合、または正式な電子メールを送信する場合は、「よろしくお願いします」や「敬具」などの正式な承認を選択します。定期的に話す同僚の場合は、やはりプロフェッショナルなサインオフを使用する必要がありますが、乾杯やベストなど、よりカジュアルなサインオフを選択することもできます。

名前と連絡先

この別れの言葉の後に、あなたのフルネームと連絡先情報を含めます。通常、これは電話番号を含める必要があることを意味します。冗長に思えるかもしれませんが、ここで自分の電子メール アドレスを、LinkedIn や別のソーシャル メディア プラットフォームなど、受信者があなたに連絡する可能性のある他のチャネルと併せて共有すると便利です。

専門的な承認を使用する場合

あなたが作成するすべての専門的なコミュニケーションにおいて、専門的な承認を使用してください。受信者とすでに確立された関係や友好的な関係があるかどうかは関係ありません。それが専門的なコミュニケーションの場合は、専門家の承認が必要です。通常、これは電子メールを指しますが、印刷されたビジネスレターも含まれます。

専門的な電子メール署名は、適切な承認の代わりにはなりません。署名に連絡先情報が含まれている場合は、名前の後に連絡先情報を入力する必要はありませんが、適切な別れの言葉でメールを閉じるようにしてください。

専門家による承認のための 3 つのヒント

1プロフェッショナルであり続ける

友人や家族へのメッセージでは、仕事上のやり取りでは使用しないようなサインオフがたくさんあります。例としては、「XX」、「すぐに話します」、 「後で会いましょう」などがあります。プロフェッショナルなメッセージでは、略語、雑談、または受信者に過度に親しみやすい雰囲気を与えるものは避けてください。

2返信しやすいようにする

プロフェッショナリズムが電子メールのエチケットの原動力です。エチケットは、覚えて守るべき一連のルールではありません。これは、相手を安心させることを目的とした対話への一般的なアプローチです。

• 必ず連絡先情報を含めてください。
• 適切な場合は、 「明日お話します」や「電話を楽しみにしています」など、明確な指示や期待を与えるサインオフを選択します。

3簡潔にまとめる

ほとんどの電子メールの承認で気づくことの 1 つは、承認が短いということです。単一の単語または短いフレーズを選択します。さらに言いたいことがある場合は、メッセージの本文に追加してください。

おこがましいことを言わないでください

「ご連絡を楽しみにしています」「よろしくお願いします」といった内容の承認メールが届くことがあります。この種のサインオフは、最初は無害に見えるかもしれませんが、継続的な関与やリクエストの承認など、特定の何かを期待していることを意味します。電話の予定など、期待が明確に伝えられていない限り、より一般的な承認に留めてください。

プロフェッショナルによる承認の 9 つの例

一般的な専門家による承認の例

• よろしく
• 心から
• 最高

パーソナライズされたプロフェッショナルなサインオフの例

• 近いうちにまた話しましょう
• どうもありがとうございます。
• ご協力に感謝します

フレンドリーで非公式な専門的な承認の例

• また近いうちにお会いしましょう！
• すごい追いつきましたね
• 幸運をお祈りしています

プロフェッショナルのサインオフに関するよくある質問

プロフェッショナルサインオフとは何ですか?

プロフェッショナルな承認は、プロフェッショナルな雰囲気を表現するメッセージの最後の部分です。これには、短い単語やフレーズ、送信者の名前、および関連する連絡先情報が含まれます。

専門家の承認が必要になるのはどのような場合ですか?

送信する電子メールやその他の専門的なコミュニケーションでは、専門的な承認を使用します。

サインオフには何を含めるべきですか?

すべての専門家の承認には次の内容を含める必要があります。

• 適切な別れの言葉
• あなたの名前と、該当する場合は役職
• あなたの連絡先情報