キャリアを始めませんか？アカデミックライティングからプロのライティングまで卒業する方法は次のとおりです
公開: 2021-08-30おめでとうございます！おそらく決勝戦では相当な徹夜をするなど、何年もの規律が必要でしたが、あなたはそれをやり遂げました。大学最後のレポートを提出しました。
学問の旅を続けるうちに、おそらくアカデミックなスタイルで文章を書くことに慣れてきたでしょう。しかし、就職活動を開始し、プロの現場で執筆活動に移行すると、状況は変わります。
書式、長さ、口調、語彙に至るまで、仕事のための文章は、教授向けの文章とは異なります。たとえば、論文で長いワード数の要件を達成すること（それに応じて行間や余白を調整することも含む）はもはや適用されません。代わりに、電子メールでもプレゼンテーションでも、要点を効率的に伝えるために簡潔に書く必要があります。とりわけ、学術読者に向けて形式的に書くことに慣れてきた一方で、個人的にプロフェッショナルな口調に切り替える必要があり、それには訓練が必要です。
ただし、心配しないでください。移行をスムーズかつ成功裏に進めるための最良のヒントを集めました。
>>続きを読む:初めての就職活動ですべきこととしてはいけないこと
新しい読者に向けて書く
まず、あなたはメールに慣れているわけではありませんが、その関係を新たなレベルに引き上げようとしている可能性があります。たとえ「ライター」という言葉があなたの肩書きや説明のどこにもなかったとしても、すぐにそれがあなたの日常生活の一部になるかもしれません。
また、Slack などの職場のメッセージング プラットフォームで同僚とコミュニケーションを取ったり、技術的な専門知識から法務チームからのガイダンスに至るまで、さまざまな言語を組み込んで同僚と協力して文書を作成したりすることもあります。
言い換えれば、職場での文章は、たった 1 人の教授ではなく、一度に多くの人を満足させる必要があります。これが、以下で説明するように、可能な限り物事をシンプルかつわかりやすく保つ理由です。
>>続きを読む:あらゆるタスクに適切な通信チャネルを選択する方法
プロの文章では書式設定が重要
下書きする各メールのレベルであっても、読みやすさを最大限に高めたいと考えています。できる限り短くし、要点を冒頭に置きます。覚えておいてください: あなたが連絡している人々も仕事をしているので、彼らの時間を尊重し、物事をできるだけわかりやすく保ちたいと考えています。
また、重要な情報を、流し読みされたり見落とされたりする可能性のある、無関係な詳細の密集した段落に埋め込まないように注意してください。読者に見逃してほしくない項目の例には、質問、金額、日付や締め切りなどがあります。
いくつかのヒント:
- 読みやすさをさらに向上させるには、このような箇条書きリストを使用します。
- 長すぎる段落や文を分割する機会を探してください。
- 重要な項目を太字にすることも役立つ場合があることに注意してください。
幸いなことに、Grammarly は、まさにそのような問題を文章の提案でフラグを立てることで、メールが確実に読者の注意を引くようにすることができます。
>>続きを読む:ビジネスメールエチケットの「すべきこと」と「してはいけないこと」
文章のトーンですべきこととしてはいけないこと
学術論文では形式的なことが好まれることがよくありますが、専門的な場面ではさらに多様性があります。たとえば、カバーレターを書くときは形式的なことを間違えるのが賢明ですが、毎日一緒に仕事をしている同僚に送る Slack の簡単なメッセージではあまりにも堅苦しく聞こえる場合は、それは不必要であり、実際、気まずいものになる可能性があります。
一般に、敬意を伝えるには十分フォーマルに書きたいと考えていますが、堅苦しく感じられたり、態度がよそよそしいと思われるほどフォーマルには書きません。これはバランスをとる行為になる可能性があります。「拝啓」のこちら側だけで、「やあ、兄弟」までずっと続くわけではありません。
むしろ、中立的な会話のように聞こえることを目指してください。草稿を声に出して読んでみて、礼儀正しくてフレンドリーでありながら、過度に愛想が良すぎないかどうかを確認してください。スラングが多用されている場合、または滑稽なほど多くの感嘆符が含まれている場合は、それに応じて作業をやり直してください。文が終わる前に息が上がったり、段落の途中で話が逸れたりした場合は、何かをより小さな塊に分割する必要があることがわかります。
専門的な文書では簡単な語彙を使用する
大学では、最新の文学分析においてシーンを支える記号論に関して自分の膨大な知識を披露することに慣れているかもしれません。 （何？） しかし、職場ではもっと率直である必要があります。
構造と口調について上で述べたように、プロフェッショナルな文章は会話風で理解しやすいものにする必要があります。それは、シソーラスを棚に上げて、あまりにも博学な辞書を単純化することを意味します。文章を魅力的に保つために、同じ単純な単語を何度も使用する場合は、 Grammarly を使用して強力な同義語を見つけることができます。
正しく理解する
学校の作文と同様に、スペルや句読点などの避けられるミスによって減点されるリスクを負いたくないでしょう。しかし、あなたが驚くかもしれないことの 1 つは、あなたが受け取る職場からの手紙にそのような間違いがどれほど頻繁に現れるかということです。
特に電子メールの場合、習慣にする価値のある安全策が 1 つあります。「宛先」フィールドへの入力は最後に保存してください。空白である限り、下書きを読み直して明らかなタイプミスに気づく前に、あなた (またはあなたの猫) が「送信」を押す可能性はゼロです。
そして、頻繁に犯罪者となるのは、不誠実な(ええと、信頼性がありません。用語をシンプルにするように言いましたよね?) モバイル キーボードです。 11 月の締め切りが早ければ 8 月にはシラバスに記載される学校とは異なり、職場では時間の制約が急速に変化する傾向があり、場合によってはモバイル デバイスから迅速に対応する必要があるかもしれません。
ここで、あなたの通信を際立たせるのに役立つかもしれないものの 1 つは、Grammarly Keyboard です。携帯電話の送信トレイに間違いを見つけて、遅すぎることに気づく前に、多くの厄介な間違いを見つけることができます。