読者を専門的なコミュニケーションの中心に置くことの意味
公開: 2020-09-24この記事はもともとThriveGlobalに掲載されました。
リモートで作業するということは、書くことでより多くのコミュニケーションをとる必要があることを意味します。 しかし、書面によるコミュニケーションは、メッセージが理解しやすく、主なポイントが明確である場合にのみ、情報を共有し、チームの接続を維持するための効果的な方法になります。
そして、それは以前よりも難しくなっています。 直接の直接のフィードバックに簡単にアクセスできないと、あなたが書いたものを聴衆がどのように受け取るかを知るのが難しい場合があります。 最近のGrammarlyの調査によると、この困難の経験は広範囲に及んでいます。専門家は、自分の文章を読んでいる人にどのように遭遇しているかを知るのが難しいと感じています。 彼らは、自分たちの要点が明確で簡潔であること、つまり理解されていることを確信したいと思っています。
企業が永続的なリモートワークモデルを検討したり、リモートワーク期間を延長したりする場合にのみ、専門家のコミュニケーションに対する自信の探求が高まります。 これは、少なくとも2021年8月までチームメンバーがリモートで作業できるGrammarlyでの私たちの最優先事項です。当社は、人々が意図したとおりに理解できるようにする製品の構築に重点を置いています。それも共有されています。 つまり、私たちは常に自分たちの専門的なコミュニケーションについて批判的に考えているということです。
これが私が書くときに心に留めておくべき3つのことです。 彼らが、今日、明日、そして私たちのリモートワークの未来に向けて、書面によるコミュニケーションをナビゲートする他の専門家を助けることができることを願っています。
あなたの聴衆が最初に来る
最近では、執筆はその場で行われることが多く、ビデオ通話と個人的な義務を一度にやりくりしている可能性があります。 チェックボックスをオンにして次の作業に進むときに、メッセージの受信者を検討することを常にやめるとは限りません。
よく書かれた、思慮深いコミュニケーションはあなたの読者に理解されていると感じさせます—それはあなたが気にかけていることを示します。 動きが速すぎないようにするには、次のことを検討してください。
積極的に質問を検討する：コミュニケーションを入力する前に、読者がメッセージに応じて尋ねる可能性のある質問について考えてください。 このように読者を第一に考えることは、あなたが彼らの視点を考慮し、あなたのメッセージが共鳴するのを助けることを示しています。
個人的なタッチを含める：読者を気にかけていることを示す最も簡単な方法は、メッセージを個別化することです。 個人的な逸話を含めるか、あなたが書いている人の重要な最近の成果を参照することによって、信頼関係を築きます。
自分らしく：私たちの新しいリモートワークの現実では、多くの人々が仕事のやりとりでもう少し人間味のある品質を求めています。 あなたの読者が個人的なレベルでメッセージとつながるようにあなたの個性を注入するためにあなたの文章に余裕を持たせてください-さらに、それは他の人にも自分自身を表現する力を与えることができます。
それはあなたがそれを言う方法です—そしてどれくらい
あなたが望むようにあなたのコミュニケーションが着地することを確実にすることはまた、書くことを効果的にするものを把握することを意味します。 遠隔地の作業環境では、部屋を読んだり、同僚と重要なポイントをすばやく明確にしたりする余裕はありません。
メッセージが意図したとおりに受信されるようにするには、書面によるドラフトを確認するときに次のことを考慮してください。
文型に注意する：メッセージが理解されるかどうかは、多くの場合、思考をどのように整理したかに依存します。 簡潔な文を目指し、単語の構成を制限することで、最適な読みやすさを実現します。
あなたの口調を考慮してください：あなたの書面によるコミュニケーションの口調がメッセージの文脈と一致していることを確認してください。 たとえば、刺激的な個人的な発表は正式なビジネストーンで書かれるべきではありませんが、長期の従業員の離職は、適切な誠実さを伝えるメッセージを正当化する可能性があります。
冗長性を取り除く：優れた作家でさえ、同じ点をさまざまな方法で何度も繰り返す傾向があります。 書いた内容を読み進めるときは、ポイントのいずれかが冗長であるかどうか、または同じ単語を何度も使用していないかを自問し、大幅に編集することを恐れないでください。
悪魔はにいます。 。 。 フォーマット
あなたが書くものは何でも、あなたはどの情報が最も重要であるかを最もよく知っています。 重要なポイントを大きなテキストブロックの中に埋めて、読者に推測させないでください。
たとえば、コンテキスト設定が必要な、期限に基づく行動の呼びかけがある場合があります。 読者がこの情報を見逃さないようにするには、キーポイントのフォーマットを変えて注意を向けてください。
ここにあなたがあなたの文章を突破するのを助けるためのいくつかの秘訣があります：
重要なポイントを先導する：各段落の先頭に重要なポイントを配置して、読者が重要な情報をすばやく把握し、要点を見逃さないようにします。 これにより、状況に応じて持ち帰りを一貫してサポートできますが、リードを埋めることはありません。
連続したアイデアを箇条書きにする：読者が理解する必要のある重要なポイントが複数ある場合は、それらを箇条書きにして重要性を示します。 複数のコンマを含む連続した文に出くわした場合は、その情報をリストとしてより適切に伝えることができるかどうかを自問してください。
太字にする：締め切りや会議時間など、メッセージ内で見逃される可能性のある重要な情報を太字にします。 理解するために絶対に不可欠な重要なポイントについては、さらに一歩進んで下線を追加することもできます。
>>続きを読む：文章を簡潔かつ明確にする方法
この数か月間、書面によるコミュニケーションは着実に私たちの仕事の経験の中心になりました。その傾向はすぐには終わらないでしょう。 在宅勤務の生活が発展し続けるにつれて、私たちは皆、同僚とつながり、自分自身を理解していることを確認する方法を模索していることに気づきます。 同僚と書面でコミュニケーションをとる方法を常に理解していることを私は知っています。 私が共有したこれらのヒントが、同じ状況に陥っている専門家に役立つことを願っています。