推薦状の書き方について知っておくべきことすべて

あなたはリファレンスレターを書くように頼まれました—いいですね！ 尋ねられる可能性が高いということは、あなたのキャリアにおいて、あなたの支持が意味のあるものになるほど十分に進んだことを意味します。 少なくとも、それはあなたが知っている誰かが彼らのあなたの意見を個人的に評価することを意味します。

推薦状は現代のコミュニケーションの定番です。 いつか、ほとんどすべての人が、求職、インターンシップ、大学や大学院の応募、さらにはボランティアの機会などのためにそれを必要としています。 それらを書く方法を知ることは報われます。 幸いなことに、推薦状は標準の形式に従います。

推薦状を書く前に

誰かを推薦するために座る前に考慮すべきことがいくつかあります。 質問されるのはお世辞ですが、あなたの承認は人事ファイルの一部になる可能性があることに注意してください。したがって、それが長期的に待機する意思があるものであることを確認することが重要です。 また、一部の企業では、従業員が参照を許可することを禁止するポリシーがあります。 あなたが誰かにあなたの承認のスタンプを与える前に、あなたの会社がその慣行を承認していることを確認してください。

推薦状のリクエストを拒否する

推薦状の要求を断る必要がある場合はどうすればよいですか？ 答えは状況によって異なります。

あなたが正直にその人を推薦することができないとき

推薦するのが苦手な人に参考資料を提供するように求められた場合はどうなりますか？ 彼らの労働倫理や仕事の質があなたの基準に達していないとしましょう。 「私はあなたに参考文献を書くのに最適な人物ではないと思います」のような一般的な回答で丁寧に辞退することは許容されます。 特定の理由を説明する必要はありません。

あなたがその人を十分に知らないとき

あなたはあなたが推薦するように頼まれた人を本当に知っていますか？ 彼らの仕事の質について十分に知らず、彼らについて輝かしいことを言うことができない場合は、要求を断るのが最善です。 「ごめんなさい。 あなたが私に参考文献を求めてくれたことをうれしく思いますが、私はあなたやあなたの仕事に十分な知識がなく、それを書くことができないと感じています。」

参照文字をフォーマットする方法

ほとんどの推薦状は、標準的なビジネスレターの形式に従います。 すべての空白を埋める必要がありますが、従うべきテンプレートがあると、プロセスが少し簡単になります。 これがリファレンスレターに含まれるべきものです。

あなたの連絡先情報と挨拶。 タイトル、電話番号、および（推奨事項を直接電子メールで送信しない場合は）電子メールアドレスを含めることをお勧めします。 正式な挨拶で手紙を開きます。

自己紹介の冒頭の段落。 あなたが誰であるか、そしてなぜあなたがあなたが書いている人を推薦する資格があるのか​​を受取人に伝えてください。 あなたがその人と知り合った、または一緒に働いた期間や、（監督者、顧問などとして）どのような立場で働いたかなどを含めてください。

あなたが推薦している人についての詳細。 この人が資格を持っている理由について話してください。 どのような個人的な属性が彼らを良い労働者または学生にしますか？ 彼らはどのようなスキルをテーブルにもたらしますか？ あなたはどのような成果を目撃したか、その一部になりましたか？ その人の資格を説明するための簡単な例を含めることができれば、なおさらです。

締めくくりと署名。 あなたの締めくくりは、その人があなたの支持を得た理由を繰り返す必要があります。 さらに質問があったり、口頭での推奨があったりする場合は、そのことを示してください。 正式にサインオフします。

推薦状のサンプル

ワイリーE.コヨーテは、彼が直接監督したインターンの推薦状を書くように依頼されました。 これは、ハードコピー（またはPDF添付）の推薦状の正しい形式の例です。

電子メールのリファレンスレターに関する注意

電子メールの紹介状を送信する場合、住所や受信者の連絡先情報を含める必要はありません。 代わりに、次のような件名ヘッダーを含めます。

推薦状：ロードランナー

次のように、署名の下に連絡先情報を配置します。

心から、

ワイリーE.コヨーテ

製造部長

アクメコーポレーション

（123）456-7890

さらにインスピレーションが必要な場合は、さまざまな種類のリファレンスレターのサンプルについてTheBalanceにアクセスしてください。