プロフェッショナルなリマインダーメールの書き方

人間には不完全な記憶があります。だからこそリマインドメールが存在するのです。キャリアを通じて、リマインドメールをたくさん書くことになるでしょう。これらは、受信者が忘れないように、専門的な要求、会議、議論のポイントなど、以前に話し合ったトピックについて言及するメールです。リマインダーメールは、イベントへの出欠を尋ねたり、旅行の計画を立てたり、約束について誰かに促したりする場合など、仕事以外の生活でも役立ちます。

リマインダーメールとは何ですか?

リマインダー電子メールは、受信者に特定のアクションを実行することを思い出させたり、何かを忘れていないことを確認したりするために送信されます。専門的および学術的な分野では、会議のスケジュール設定、文書の共有、情報の確認、期限の遵守を確認するためにリマインダー電子メールが送信されることがよくあります。リマインダーメールは業務用メールの一種で、営業メールやフォローアップメールなどの他の種類の業務用メールといくつかの類似点があります。

リマインダーメールはいつ送信する必要がありますか?

リマインダー電子メールは通常、以前の電子メールをサポートするフォローアップ メッセージです。たとえば、同僚に会議のスケジュールをメールで送信しても返事がない場合は、リマインダー メールを送信して会議出席依頼を再度伝えることができます。

リマインダーメールは必ずしもメールに続く必要はありません。電話や直接の会話の後に送信することもできます。以前に話し合った内容について受信者に思い出させる必要がある場合には、リマインダーメールが適しています。

リマインダーを送信するタイミング

リマインダー電子メールによって解決できるシナリオの例をいくつか示します。

• 顧客からの支払い遅延
• 今後の締め切り
• 署名が必要な書類
• 今後の会議
• イベント
• 途切れたコミュニケーション

リマインダーを送信しない場合

最初のメールを送信してから 24 時間未満が経過している場合は、リマインダー メールを送信しないでください。これは、リマインダー電子メールを送信する前に待機するのが適切な最小時間であることに留意してください。場合によっては、それより長く待機することが適切な場合もあります。

リマインダーメールを書くための 4 つのヒント

1プロフェッショナルなトーンを使用する

リマインダーメールは、他の適切なメールと同様に、直接的でプロフェッショナルな口調で書く必要があります。リマインダーメールで非難したり、叱責したりしないでください。目的は、受信者に恥をかかせて遵守させることではなく、単に、会議、電話、または日々の職業生活の忙しさの中で忘れてしまいそうな別の話題について思い出させることです。

2率直であること

礼儀正しくプロフェッショナルであることに加えて、率直であること。特定のドキュメントにアクセスできるように電子メールで送信するように依頼する、またはカレンダーで予定されている会議に「はい」と言うように依頼するなど、具体的なリクエストを作成し、このリクエストを直接述べます。

3タイミングが重要

リマインダー電子メールを送信するまでの適切な待機時間は、メッセージの緊急度によって大きく異なります。締め切りが厳しい場合は、最初の連絡から約 24 時間後にリマインダー メールを送信します。それほど差し迫った問題ではない場合は、リマインダー メールを送信する前に数日待っても問題ありません。最初の連絡からどのくらい時間が経過したか、また締め切りまでどのくらい時間があるかを考慮してください。締め切りが迫っている場合は、遅らせずに早めにリマインダー メールを送信することで、締め切りを逃すことを防ぐことができます。

時間に敏感なリマインダーメールには、明確なタイムラインを含めてください。タイムラインには、最初の会話の日付、締め切り、その他の関連する日付を含めます。

4謝らないでください

最後に、リマインダーメールを送信したことを謝らないでください。受信者にメールの簡単な説明を伝え、対応を丁寧に依頼するだけです。

丁寧なリマインドメールの書き方

効果的なリマインダー メールのテンプレートとして次の形式を使用します。

件名

リマインダーメールには明確な件名を使用してください。受信者は、メールを開く前にそのメールの内容を知る必要があります。適切なリマインダー電子メールの件名の例をいくつか示します。

• リマインダー: 署名済みのオンボーディング書類を 9 月 28 日木曜日までに提出してください。
• フォローアップ: 来週火曜日午前 11 時に会議を開催します
• 緊急の対応が必要です: ワードストリートプロジェクト

挨拶

電子メールは、こんにちは、こんにちは、親愛なるなどの標準的なプロフェッショナルな挨拶で始まり、その後に受信者の名前が続きます。

説明

リマインダーメールの本文の最初のセクションに、リマインダーを送信する理由を記載します。これは、受信者との会話の簡単な要約、または連絡する理由を説明する 1 ～ 2 文である可能性があります。いずれの場合も、このセクションは短く直接的なものにしてください。

提案されたソリューション/行動喚起

リマインダーメールの本文の後半には、実際のリマインダーを含める必要があります。ここには、受信者が行う必要がある内容と、それを期限までに行う必要がある日付を記載します。トピックと時間枠に応じて、アクションを「できるだけ早く」、または都合の良い時点で実行する必要があると表明することもできます。

メールの内容によっては、受信者に質問がある場合はメールまたは電話で問い合わせるよう指示することもできます。

サインオフ

リマインダーメールの最後に、次のような専門的な承認を加えます。

• よろしくお願いします
• 心から
• 最高

承認の後に専門家の署名を付けてください。

リマインダーメールの例 5 つ

1マネージャーへのリマインダーメール

件名: Re: 10/12 から 10/20 までの有給休暇

こんにちは、ロザリーさん

10月12日から10月20日までのPTO申請をフォローアップしたいのですが、この休暇を取るために人事部から許可を得ることができましたか?

PTOが承認された場合、ホテルと航空券の予約を確保する必要があるため、できるだけ早くお知らせください。

ありがとう！

最高、

ダリラ

2クライアントへのリマインダーメール

件名:設計承認

こんにちは、キャロラインさん

モックアップについて素早いフィードバックをいただきありがとうございます。弊社のクリエイティブ チームが電子メール キャンペーンのアセットを進めることができるよう、金曜日の EOD までに提案されたデザインの更新に関するメモまたは承認をお送りください。

さらにご質問がある場合、または説明が必要な場合は、メールまたは Slack でいつでもお問い合わせください。

温かく、

カーマイケル

デザインリード

デザイン事務所

3会議リマインダーメール

件名:本日午後 2 時の電話を楽しみにしています

こんにちは、ダリアンさん

このメールがあなたに元気を与えてくれることを願っています。今日の午後の状況連絡についてお知らせしたいと思います。貴社の改修プロジェクトの進捗状況について話し合い、フィードバックを聞くことを楽しみにしています。

電話の予約を変更する必要がある場合は、こちらのカレンダーで別の日付と時刻を選択してください: [カレンダーへのリンク]。

最高、

ヴィットリオ・マノイ

フォアマン

建設合同会社

4緊急リマインダーメール

件名:緊急: 10 月 1 日までに対応が必要です

親愛なるスミット様

私たちは貴社のお取引に感謝しており、過去 3 年間にわたり貴社を「当社の一員」と呼んでいることを誇りに思っています。今後ともCapital Companyへの投資をよろしくお願いいたします。ただし、これを行うには、投資家アカウントを更新し、2 要素認証を承認する必要があります。これは、機密データを保護し、セキュリティ コンプライアンスを確保するためです。

アップデートに関するご質問や、お客様のデータを安全に保つ方法についてご質問がある場合は、このメールにご返信ください。 10 月 1 日までにアカウントを更新して 2 要素認証を承認できない場合、更新が完了するまでアカウントは保留されます。

ご協力に心より感謝申し上げます。引き続き投資を続けていきたいと考えております。

最高、

エスター・クラーク

セキュリティ管理アシスタント

キャピタル株式会社

5支払い督促メール

件名:リマインダー: 請求書 #008 をお支払いください

親愛なるテプリツキーさんへ

これは、請求書 #008 が期限切れであることをお知らせするものです。できるだけ早くお支払いを完了してください。

この電子メールが誤りであると思われる場合は、誤りの簡単な説明を添えて、[電子メール アドレス] の簿記責任者、サントス バウティスタに転送してください。

ありがとう、

デボラ

管理者。アシスタント、ウェブホスティング

リマインダーメールに関するよくある質問

リマインダーメールとは何ですか?

リマインダー電子メールは、今後のイベント、アクションアイテム、または以前に議論された主題について受信者に思い出させるために送信されるメッセージです。

リマインダーメールはいつ送信する必要がありますか?

受信者との最初のコミュニケーションから少なくとも 1 日後にリマインダー電子メールを送信します。期限についてリマインドする場合は、期限の少なくとも 24 時間前にリマインドメールを送信すると便利です。

リマインダーメールには何を含めるべきですか?

リマインダーメールには次の内容を含める必要があります。

• 目を引く明確な件名
• 挨拶
• メールを送信する理由の簡潔な説明
• 明確で直接的なリクエストまたはリマインダー
• 専門的な承認と署名

リマインダーメールにはどのような種類がありますか?

• 会議のフォローアップ
• 支払督促を怠った場合
• アクションリクエスト
• 途切れた通信を再開する
• 会議のリマインダー