Reply-All: グループ メールに自信を持って返信する方法

全員に返信する機能は、複雑な祝福です。 メールは毎日のルーティンに欠かせないものですが、不注意であると、上司、同僚、仕事上の連絡先、さらには見知らぬ人の前で簡単に恥ずかしい思いをすることにもなりかねません。

いつ、どのように全員に返信するのが最適かを知ることは、クライアントへの働きかけ、社内コミュニケーション、チームの外出計画など、メールの送信に関係するほとんどすべてのことを成功させるための鍵です。 以下では、それを展開する理由、それが理想的ではない状況、および機転、優雅さ、および自信を持ってすべてに返信する方法について説明します.

全員に返信が適切なのはいつですか?

最初に、多くの場合、全員に返信するよりも、個人にメッセージを送信してグループ メールに返信する方がよいことを明確にしましょう。

ここでの重要な質問は、受信トレイの混乱と返信先全員の混乱の両方を最小限に抑える最も簡単な方法は何ですか? 両方を達成するためのより良い方法を考えられる場合は、代わりにそれを実行する必要があります。

それでも、reply-all を使用することが明らかに正しい呼び出しである状況はたくさんあります。

たとえば、上司があなたのチームにメールを送り、あなたが取り組んでいることについて全員に最新情報を伝えるように依頼します。 または、クライアントがあなた、上司、および別の同僚にタイミングに関する質問をメールで送信します。 あなたがスケジューリングの主な担当者である場合、これは全員に返信を使用する絶好の機会です。 このシナリオで全員に返信する理由の 1 つは、チームの他のメンバーに、クライアントの質問にきちんと答えたことを知らせるためです。

全員に返信することは、気を散らす、迷惑な、または不要なメールを生成することで眉をひそめることがありますが、1 回の適切なタイミングで思慮深い返信を行うことで、より多くのメールやフォローアップの質問を避けることができます。

たとえば、あなたがニュース編集室で働いていて、同僚が 15 人に電子メールを送り、次のレポート旅行のためにフィールド レコーダーとマイクを手に入れるためにサプライ キャビネットのロックを解除するのを誰か手伝ってもらえないかと尋ねたとします。

彼女にだけ返信して、「もちろん、鍵を持っているので、今すぐキットをチェックアウトできます」と言った場合、他の人が返信して同じことを申し出る可能性があり、編集者はそれが完了したかどうかを尋ねます。 この場合、すぐに全員に返信して、あなたがリクエストを処理していることを全員に明確にすることをお勧めします。

重要なのは、これと同じロジックが大規模に機能することです。20 人が全員に返信を受け取り、そのほとんどの人にとってあなたの返信が役立つ場合は、送信する価値があります。 とはいえ、スレッドに参加する人が多ければ多いほど、関連性の基準は高くなります。

このタイプの計算は、全員に返信して質問することを検討している場合にも機能します。 スレッドの他のほとんどの人に関係する可能性が高い場合は、全員が見えるように質問する価値があるかもしれませんが、やりすぎには注意してください。

全員に返信してはいけない場合

前に触れた質問に戻りましょう: 受信トレイの混乱と混乱の両方を最小限に抑える最善の方法は何ですか? 送信しようとしているメールが、ほとんどの人にとって歓迎されない、または関連性が低い場合は、全員に返信するのは適切ではありません。

例を次に示します。あなたとあなたの部署の全員が、同僚の 1 人が大きな新しい昇進と異動を受け入れたことを知らせる電子メールを受け取りました。 お祝いの言葉が用意されており、4 時にパティオのそばでケーキやお別れの会に招待されます。

あなた (およびあなたの部門の他の全員) は、全員に大文字ロックの「おめでとう」とケーキの絵文字で返信する必要がありますか? おそらくそうではありません。 この場合は、有名な同僚に個別に返信するか、ケーキを食べながら直接祝福してください。

同様の論理が、よりデリケートな問題や個人的な問題にも当てはまります。 誰かを丁寧に訂正したり、買掛金勘定に個人の納税申告書と現在の住所が含まれていることを確認したりする必要がある場合、全員に返信することはほとんどありません。

この考えは、プロのフィードバックが関係している場合に特に関係があります。十数人の同僚の前で行われた善意の修正でさえ、主要な受信者を悔やみ、チェーン上の他のすべての人をうんざりさせるシナリオを想像するのは難しいことではないからです。せいぜい、送信者が気づかないように見えるリスクがあります。

繰り返しになりますが、あなたのメールが受信者のほとんどにとって価値がない場合は、全員に返信しないでください。

全員に返信を使用して有益な情報を巧みに伝えるにはどうすればよいですか?

個人宛てのメールの場合と同じように、全員に返信するときは礼儀正しく、短くする必要があります。 これは、繰り返しを最小限に抑え、行き来を制限する方法を探すことを意味します。 特に複数の受信者のアクション アイテムに関係する場合は、次に何をすべきかを明確にするようにしてください。 このような場合、次の例のように、各人の名前を太字にするか、箇条書きリストを使用して読みやすくすることができます。

このエピソードのゲストは、レコーディング セッションのスケジュールを 1 日早く変更する必要があったため、時間枠を増やす必要があります。

• マリッサ:バージル:ライリー:聴衆を念頭に置いてください。 どのような情報が彼らに最も役立つか、明確、簡潔、親切、間違いのない方法で情報を伝える方法を考えてください。

  Grammarly は、自信を持って全員に返信するのに役立ちます

  送信ボタンを押して、全員に返信を使って、句読点、スペル、文法の間違いだらけのメールで同僚や見知らぬ人を爆破したことに気付くのは、最も避けたいことです。

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