レポート作成: 包括的なレポートの書き方を学ぶ

公開: 2023-09-01

成功に役立つ最適な書き方のヒント、書式テンプレート、アドバイスを含むレポート作成ガイドをご覧ください。

説得力のある刺激的な議論をデータや事実の調査と照合して行う、レポート作成の技術を習得する準備をしましょう。学校や大学のレポート、あるいは次の試験の練習としてレポートを書いている場合、読者の心に響くレポートの書き方について基本を理解しておくことが不可欠です。

レポート作成は、情報や調査結果を共有する、まとまった文書を作成するスキルです。英語の学生の場合、研究とデータ分析を組織的に提示するためにレポートを作成する必要があります。これは、学生が自分の文章に自信を持てるようになり、専門的なキャリアに大きく役立つコミュニケーションと研究のスキルを養う素晴らしい活動です。

レポートの作成が初めての場合でも、ライティングスキルを向上させたいと考えているプロの場合でも、私たちのガイドは、レポート作成のトピックを選択し、適切な形式で作成し、適切なレポートを選択して、作成を開始するのに役立ちます。役立つヒントやコツがたくさんあるので、すぐに言葉遣いの達人になれるでしょう。

コンテンツ

レポートの種類
レポート作成の手順
レポートの構造
付録
レポート作成のヒント
結論
参考文献
著者

レポートの種類

マスターできるレポートには、情報レポート、分析レポート、推奨レポートの 3 種類があります。どちらが自分の主題に最も適しているかを判断できるように、これらのタイプのレポートの違いを見てみましょう。

情報レポート

情報レポートは、詳細な分析を行わずに事実のデータ、詳細、または概要を提示するように設計されています。これらのレポートは、読者に理解しやすい直接的な情報を提供します。通常、これらのレポートは、職場の同僚に最新情報を伝えたり、関係する第三者に情報を提供したりするために使用されるビジネスレポートの一種です。

ビジネス情報レポートの例としては、社名の変更を発表する会社の最新情報や、株主向けの財務最新情報を表示する年次報告書などがあります。これらのレポートは純粋に情報提供であり、事実のみを述べています。

分析レポート

分析レポートはデータを提示および分析し、情報を解釈して結論を導き出します。分析レポートは通常、研究プロジェクト、文学分析、科学研究に使用されます。学生は多くの場合、最終試験の一部として分析レポートを作成します。

これらのレポートには、データの評価、パターンと傾向の検索、結果に対する洞察の提供が含まれます。著者はデータに基づいて結論を導き出し、データに裏付けられた意見を提供することがよくあります。

推奨レポート

推奨レポートは、問題やクエリを解決するために利用できるオプションを明らかにするために作成されます。これらのレポートは、背景情報とデータ分析を使用して、推奨される行動方針についての洞察を提供します。推奨レポートは、組織の意思決定を支援するのに優れています。

たとえば、学生の場合、ビジネスの授業では、解決すべき仮説的な状況を想定した推奨レポートを作成するよう求められたり、環境科学の授業では、地域社会に持続可能な実践を推奨するための推奨レポートを作成するよう求められたりすることがあります。

レポート作成の手順

ステップ 1. 書く準備をする

準備が成功の鍵となるため、書き始める前に準備することが重要です。レポートの目的を定義し、対象読者を考慮し、レポートの範囲を検討するための手順を実行します。

レポートで何を伝えるのかを理解し、作成するレポートの種類を選択し、含めるべき最も重要な情報に注意してください。レポートの内容を理解したら、レポートを完了するまでのスケジュールを設定する必要があります。

アウトラインをいつ完成させるかという目標を立ててから、データと情報を収集し、情報を整理し、執筆プロセスを完了して校正する時間を確保します。時間は短すぎるよりも余裕を持ったほうが良いので、各ステージにかかる時間を多めに見積もってください。

ステップ 2. 情報の収集

データと情報の収集は、レポート作成の最も重要な手順の 1 つです。インタビュー、調査、学術論文、研究または観察データなどの信頼できる情報源から関連情報を収集します。説得力のある結論を得るために、レポートに記入するための正確な情報が十分にあることを確認してください。

ステップ 3. 情報の整理

情報とデータを収集したら、情報を整理し、レポートの緩やかな構造を作成し始めることができます。レポートで提示する主要なポイントと主要な調査結果を決定し、レポートのトピックにとって意味のある順序でそれらをレイアウトします。情報を論理的に構造化すると、レポートが理解しやすくなり、自分の考えや発見を正確に伝えることができます。

ステップ 4. レポートの作成

計画を作成し、情報をアウトラインに整理したら、執筆を開始します。レポートには、序論、本文、結論という 3 つの主要なセクションがあります。

レポートの主要なポイントと範囲を概説する魅力的な導入部から始めます。次に、レポート本文の見出しと小見出しを使用して情報を提示します。サブセクションの使用は、重要なポイントを示し、優れたレポートを作成するための優れた方法です。トピックに該当する場合は、調査結果と推奨事項を示して終了します。

また、タイトルページ、目次、概要、推奨事項 (必要な場合)、および参考ページを作成する必要もあります。この記事の後半では、レポートを適切に構成する方法について詳しく説明します。ビジネスレポートを書くには？私たちのガイドをチェックしてください！

ステップ 5. 編集と修正

最初の草稿を書いた後は、レポートの編集と改訂に時間を割くことが重要です。文法、スペル、句読点の誤り、および一般的な読みやすさをチェックします。このステップを支援する校正ソフトウェアを使用すると、見逃した間違いを確実に修正できます。編集は、作品を洗練し、送信する前に高い基準を満たしていることを確認するため、最も重要な手順の 1 つです。レポートを作成する際の追加のヒントとして、書き方のヒントをお読みください。

レポートの構造

レポートの書き方を正しくすることは、最高の成績を収め、読者の心に響く研究レポート、書籍レポート、または分析レポートを作成するために不可欠です。正しいレポート作成形式に従うことは、あなたがプロフェッショナルであり、主題を真剣に受け止め、まとまったレポート作成に時間を費やしていることを読者に示します。

タイトルページ

レポートのタイトルページは、読者が最初に目にするものです。タイトルページには、レポートのタイトル、名前、提出日、所属機関または組織の名前が表示されます。タイトルページはレポートの雰囲気を決めるため、レポートの内容を正確に反映する適切なタイトルを選択してください。

エグゼクティブサマリー

エグゼクティブサマリーは、レポートをいくつかの短い文で要約したものです。主要なポイントと結論を強調しているので、読者は文書全体を読まなくてもレポートの内容を理解できます。レポート全体を読む時間がない場合に備えて、エグゼクティブサマリーを使用して、読者にレポートと結論についての洞察を一目で提供します。

導入

導入部はレポートの雰囲気を決め、レポートの主なアイデアと目的を紹介します。多くの場合、レポートで議論された内容の概要が含まれ、筆者がこのレポートを作成することを選択した理由が説明されます。たとえば、分析レポートを作成している場合、導入部分を使用して、なぜこのデータを分析するのか、レポートで何を達成したいのかを説明できます。

体

レポートの本文には、すべての情報、調査データ、調査結果が表示されます。本文を、トピックに関連する見出しと小見出しを含むセクションに分割します。各セクションではレポートの 1 つの特定の側面に焦点を当て、発言を裏付けるために収集した関連情報を含めます。本文の内容はレポートの主要なセクションであるため、この機会にすべての調査と情報を紹介してください。

結論

レポートの結論セクションには、レポートで議論された重要なポイントが要約されています。このセクションを使用して、すべての調査結果をまとめ、レポートの主要なポイントを繰り返し説明します。自信を持って結論を述べ、自分が作成したレポートに誇りを持ってください。

推奨事項

推奨レポートを作成している場合は、このセクションに記入してください。このセクションには、読者が実行できる調査結果に関するアクションベースの推奨事項を含める必要があります。これらの提案は、レポート内で特定された問題に対する解決策を提供し、読者が問題を解決できるように導くものでなければなりません。

参考文献

レポートの参考文献セクションには、情報、調査データ、アイデア、意見を収集するために使用したすべての情報源のリストを含める必要があります。書籍、記事、Web サイト、インタビューなど、レポートの作成に使用したすべての資料の包括的なリストを含めます。

大学の論文を書く場合は、自分が選択した、または使用するよう割り当てられた特定の引用スタイルを使用することが重要です。 MLA 引用とは何ですか? 引用スタイルは、APA MLA や Chicago など、参考文献を記述するための一定の形式を提供します。 MLA 形式の作品引用ページについて必要なすべての情報については、ガイドをご覧ください。

付録

報告書の付録は参考文献リストの最後にあります。付録には、インタビュー記録、調査データ、生データなど、レポートで使用される追加情報を含める必要があります。

付録には必ず明確にラベルを付けてください。たとえば、各データにはマークを付ける必要があります (付録 1、付録 2、付録 3)。レポート全体を通じて、各情報またはデータを付録に割り当てる必要があります。「付録 1 を参照」のようなフレーズを使用して、読者をデータに誘導します。

独立した研究ではなく外部ソースからデータを取得した場合は、正しい引用スタイルでそれらを参照する必要があります。付録の項目の横に本文中の引用を含め、完全な参照を参考文献リストに追加します。本文中の引用を整理する方法に関するガイドをご覧ください。

レポート作成のヒント

1. 明確かつ簡潔な言葉を使用する

明確さはレポート作成において最も重要なことの 1 つです。シンプルでわかりやすい言葉を使い、すぐに要点を理解しましょう。文章を複雑にしすぎないようにし、読みやすさを最優先に考えて執筆してください。

2. 専門用語や専門用語を避ける

レポートが専門的な読者を対象としている場合を除き、専門用語や専門用語は最小限に抑えることが最善です。読者が自分の言っていることを確実に理解し、理解できない用語やフレーズを調べるために一時停止する必要がないようにしたいと考えています。文章を明確かつ簡潔にし、理解しやすい言葉を使用してください。

3. 見出しと小見出しを使用する

レポートをセクションに分割して情報を整理し、読者がレポートを簡単にナビゲートできるようにします。コンテンツを関連する見出しと小見出しに分割し、各セクションにすべての関連情報を含めます。これは、研究を強調し、レポート内で情報を目立たせるための優れた方法です。

4. ビジュアルを使用してテキストをサポートする

チャート、グラフ、表などの視覚補助は、読者に永続的な影響を与え、伝えようとしている情報を理解するのに役立ちます。ビジュアルを使用すると、複雑な情報が理解しやすくなり、テキストや情報の大きなセクションを一口サイズのチャンクに分割するのにも使用できます。

5. 徹底的な校正

レポートが完成したら、原稿の校正と編集にかなりの時間を費やしてください。レポートの読みやすさを評価し、文法、スペル、書式設定の誤りを探します。

間違いのない洗練されたレポートは、トピックの理解度を示し、プロ意識を伝えることができます。レポートに使用するのに最適な文法チェッカーを含むガイドをご覧ください。

結論

レポートを正しく構成することは、学生としてトップの成績を収め、専門家として読者に永続的な影響を残すために非常に重要です。明確な構造を作成し、レポート作成ルールに従えば、読者は情報をすぐに見つけられ、慎重に調査された情報を理解することができます。レポート作成は、あらゆる業界にとって、情報に基づいた意思決定を行い、明確なコミュニケーションを実践できるようにするために不可欠なスキルです。

ビジネスでは、レポートは市場分析、問題解決、戦略計画に使用できます。あらゆる専門業界において、レポートは個人やチームが情報を共有し、データを分析し、成功を生み出すことを可能にする貴重なツールです。

学生は学校や大学でエッセイの作成からレポートの作成までを卒業し、トピックの理解を評価しながら研究、コミュニケーション、ライティングのスキルを磨きます。学生でも専門家でも、自分のアイデアを構造的かつインパクトのある方法でうまく伝えるには、レポートの書き方を学ぶことが重要です。

参考文献

品質データ分析の分析レポートの例を参照してください
データ分析レポートの明確かつ簡潔な概要を作成するにはどうすればよいでしょうか?
推奨レポート
レポート作成
ユニット 37: レポートの目的: 情報と分析 - 職場でのコミュニケーション
付録 – オックスフォードブルックス大学