病欠日をリクエストする方法と例
公開: 2022-08-19従業員は毎日勤務できる状態にあることを期待していますが、健康上の問題によってその計画が狂うこともあります。このような状況では、その日はオフィスに行けないことを上司または雇用主に伝える必要があります。
しかし、病気のために仕事を休む必要性を伝えるのは、気が遠くなるかもしれません。その不快感は、いくつかの理由で表面化する可能性があります。仕事の安定性に不安を感じたり、自分自身で罪悪感を抱いたり、同僚の仕事量が増えるのではないかと心配したり、自分がいない間に仕事が山積みになるのではないかと心配したり、雇用主が仕事を休むのではないかと心配したりする可能性があります。あなたが病気だとは信じられません。
しかし、 心理学研究によると、必要なときに病気の日を取ることは、健康と仕事のパフォーマンスを維持するために不可欠な回復手段であることがわかっています。
病気休暇を求める7つの理由
病気の日について上司に電話したり、メールしたり、メッセージを送ったりするのは、風邪のような症状があるときだけではありませんが、それが主な理由です。実際には、病気休暇を取ることを正当化する健康関連の理由はたくさんあります。
1伝染性の症状がある。
キャリアウェブサイトZippiaが米国の労働者2000人を対象に行った調査によると、従業員が体調不良を訴えた最大の理由は「天気が悪い」だった。
咳、喉の痛み、鼻づまり、発熱、異常な発疹などの症状がある場合は、体調が悪いと声を掛ける（そして医師に相談する）ことで、同僚に病気をうつす可能性を避けることができます。
2新型コロナウイルス感染症検査で陽性反応が出ました。
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）のパンデミックにより、無症状の人でもウイルスの保菌者である可能性があることが明らかになった。新型コロナウイルス感染症検査で陽性反応が出ても症状がない場合、疾病管理予防センターは5日間の隔離を勧告している。
職種によってリモートでの作業が許可されている場合は、それが選択肢になる可能性があります。ただし、現場で仕事を完了する必要がある職業の場合は、隔離するために数日の病気休暇を取ることが必要になる場合があります。
3あなたまたは家族が医学的に緊急事態に陥っています。
医療上の緊急事態に対処しているとき、仕事のことは最も心配したくないことです。自分自身や近親者の世話のために休暇を取ることは、仕事から離れて、専門的な要求によるストレスを感じることなく回復するためのやむを得ない理由になります。
4あなたは医療処置から回復中です。
シックデイは予期せぬ病気だけに限定されているわけではありません。これらは計画的な医学的理由からも意図されています。たとえば、予定された医療処置のために仕事の休暇を申請し、場合によっては回復のための追加の時間を申請する必要がある場合があります。
5病気や怪我によって生産性が影響を受けます。
病状が再発すると、一時的に仕事のパフォーマンスが低下する可能性があります。たとえば、慢性的な片頭痛に苦しんでいる場合は、コンピューター画面を見ている場合でも、騒音や光に敏感になり、衰弱し、仕事の能力に影響を与える可能性があります。
このシナリオでは、その日は出勤できないことを上司に知らせる必要があるかもしれません。
6あなたは家族休暇を取ります。
家族および医療休暇法のおかげで、多くの企業では、12 労働週間の無給休暇の間、あなたの仕事が保護されています。ただし、休暇の予定を雇用主に通知する必要があります。
対象となる理由には、子供の誕生後または1歳未満の子供の保育を提供することが含まれます。重篤な健康状態にある配偶者、子供、または親の健康を気遣う。などなど。
7メンタルヘルスデーが必要です。
職場ではメンタルヘルスの育成が不可欠であることを認識する従業員や雇用主が増えています。
不安発作、うつ病、または感情的な燃え尽き症候群を経験している場合は、専門家の助けを求めるだけでなく、休暇をとるという選択肢もあります。
病欠を取る理由に関係なく、プライベートな健康状態の詳細を上司に明かす必要はありません。
病気休暇の申請方法
簡潔なメールを書くか、詳細な病気休暇申請を書くかは、必要な病気休暇の日数とあなたの医療状況によって異なります。病欠日の電子メールまたはメッセージの長さに関係なく、次の情報を含める必要があります。
- 休暇の理由:病気休暇を取る理由の一般的な説明 (例: 体調不良、産休を取る、または「個人的な医学的理由」がある)。病歴や状況の詳細を共有する必要はありません。
- 休暇を取得する日数:休暇を取得する日数のおおよその日数。
- 有給か無給の病欠か:病欠 (会社が規定している場合)、有給休暇 (PTO)、または無給の病欠のいずれを取得するかを明示的に述べます。
- どの程度アクセスできるか:外出中に質問に答えられるかどうか、またはチームがあなたが完全にアクセスできないことを予期する必要があるかどうかを指定します。前者の場合は、休暇中にあなたとコミュニケーションを取るための最善の方法を明確にしてください。
- 保留中のプロジェクト:対処する必要がある緊急のタスクがある場合は、保留中のプロジェクトやタスクについてマネージャーまたは雇用主に報告してください。また、他のチームメイトにタスクを委任する際にサポートが必要かどうかも共有します。
- 医師の診断書（該当する場合）:一部の雇用主は、短期または長期の病気休暇について医師の診断書を必要とします。これが必要な場合は、医師のメモを病欠日メールに添付できるように準備してください。
適切な関係者に不在を通知した後、受信メールや Slack などのメッセージング プラットフォームに不在メッセージを作成します。これにより、外出中の潜在的なコミュニケーションとワークフローのボトルネックが回避されます。
常に従業員ハンドブックを参照して、雇用主の病気休暇手順についての知識を新たにしましょう。 PTO を要求するための特定の通信チャネルが記載されている場合があります。
以下に、上司への病欠のメールまたはメッセージの書き方を理由に応じていくつか紹介します。
病欠の申し出方法の 4 つの例
PTO を使用している場合のシンプルな病欠日メール
こんにちは [マネージャーの名前/人事担当者] 様
今日[日付]にオフィスに行けないことをお知らせするためにメールまたはメッセージを送信しました。 [病欠の理由] が発生しているため、欠勤をカバーするために病欠有給休暇を使用したいと考えています。緊急の質問がある場合は、[通信方法] でご連絡ください。回復中は断続的に対応させていただきます。
[あなたの名前]
無給休暇のための簡単な病気日メール
こんにちは [マネージャーの名前/人事担当者] 様
このメールは、今日[日付]に無給の病気休暇を取っていることをお知らせするものです。私には[病気の日の理由]があります。緊急の質問がある場合は、[通信方法] でご連絡ください。回復中は断続的に対応させていただきます。
[あなたの名前]
症状があるときに病気の日を伝える
こんにちは [マネージャーの名前/人事担当者] 様
体調が悪く、症状が出ています。今日[日付]は出勤できず、有給の病気休暇を取ります。症状を観察し、仕事への復帰についてお知らせします。ご質問がございましたら、メールでご連絡ください。できるだけ早く返信させていただきます。
[あなたの名前]
1週間以上の長期の病気休暇について連絡する
こんにちは [マネージャーの名前/人事担当者] 様
このメールは、私が [日付] から [日付] まで有給の医療休暇を取ることをお知らせするものです。 [病気休暇の理由]を経験しているため、この期間は健康と回復に集中する必要があります。病気休暇をとるようにアドバイスした医師のメモのコピーを添付しました。
現在、キューに [保留中のタスク/会議/プロジェクト] があります。 [XYZ タスク] を仕事に戻った日に再スケジュールします。ただし、私が不在の間、以下の時間に制約のある項目についてご協力いただければ幸いです。
- [タスク 1]ステータスと、それを前進させるためにマネージャーがどのように支援できるかを簡単に共有します。
- [タスク 2]ステータスと、それを前進させるためにマネージャーがどのように支援できるかを簡単に共有します。
- [タスク 3]ステータスと、それを前進させるためにマネージャーがどのように支援できるかを簡単に共有します。
休暇中は断続的にメールをチェックするようにします。すぐに返信が来ることは期待しないでください。回復に向けての忍耐とご理解に感謝いたします。
[あなたの名前]
病欠日をできるだけ早く連絡する
病気休暇を取ることを雇用主に伝えることは、自分の健康、仕事、チームに対する責任を示す最良の方法です。オフィスに出社できないことをマネージャーに伝えるのは気まずいかもしれませんが、早めのコミュニケーションは、不在時の備えとして非常に役立ちます。
重要な情報を病欠メールで上司に伝えることで、上司は日常業務を継続できると同時に、必要な癒しの時間を得ることができます。