レポートの要約方法: 専門家のテクニックと手法

レポートを要約できることは、職場でも学校でも貴重なスキルです。レポートには、より適切な意思決定をしたり、複雑なトピックを理解したりするのに役立つ重要な詳細が満載されています。しかし、正直に言うと、非常に密度が高く、通過するのが難しい場合もあります。だからこそ、要点をピックアップして共有する方法を学ぶことが、状況を大きく変える可能性があるのです。それは時間を節約し、あなた（そして他の人）が最も重要なことを本当に理解できるようにします。この投稿では、誰でも簡単にプロのようにレポートを処理できるようにする方法を説明します。

レポートの要約とは何ですか?

レポートの概要は、他の概要と同様、レポートの概要であり、重要なポイントを強調し、これらのポイントに直接関係しない詳細は省略します。会社の業績を詳述するビジネスレポート、研究結果に関する学術レポート、科学または工学プロジェクトに関する技術レポートなど、要約する必要があるレポートの種類は数多くあります。どのようなレポートであっても、各要約は複雑な情報を理解しやすくすることを目的としています。

レポート、特にビジネス目的で作成されたレポートには、概要が記載されることがよくあります。これはいくつかの点で標準的なレポート概要とは異なりますが、重複する部分もいくつかあります。どちらもレポートの重要なポイントに焦点を当てることを目的としていますが、エグゼクティブサマリーはより詳細で技術的な概要を提供します。主要な調査結果を強調するだけでなく、レポートで得られた洞察に基づいた具体的な推奨事項も示します。

学生または専門家として、レポートの概要、概要、またはその両方を書くように求められる場合があります。どちらのタイプの概要でも、レポートの主なアイデアとそれを裏付けるデータを簡潔に伝えることが優先されます。レポートの概要の内容は、推奨事項を含める必要があるエグゼクティブ サマリーの内容よりも少し広い場合があります。

レポートの構造を理解する:

レポートは通常、特定の構造に従います。

• 導入
• 方法論
• 調査結果
• 結論
• 推奨事項

レポートの構造と、各セクションが他のセクションとどのように交差するかを理解することは、レポートを効果的に要約するために重要です。要約では、レポートの目的と調査結果を紹介するだけでなく、これらの点がなぜ重要なのかについても詳しく説明します。本質的に、要約は元のレポートの縮小版であり、その構造を理解することで、重要なポイントを省略することを防ぐことができます。

レポートの概要の主要な要素

レポートは情報を論理的かつ明確に提示するように構成されており、優れた要約はこのアプローチを反映している必要があります。要約では、レポートの調査の重要な側面をすべてカバーします。目的から始めて、方法論、主な調査結果、結論、推奨事項に取り組み、各部分が明確かつ論理的に伝わるようにします。

要約では、原文の詳細の一部を省略し、読者が以下の内容を収集できるようにする必要があります。

• 研究が行われた理由
• 研究の実施方法
• 研究者が発見したこと
• 研究者たちが到達した結論
• 該当する場合、研究者が調査結果に基づいて作成した推奨事項

レポートをまとめる準備をする

レポートを効果的に要約するには、レポートを完全に理解する必要があります。これは、レポート全体を読んでメモを取ることから始まります。基本的に、この段階での目標は、後の要約で伝える必要があるのと同じ内容を自分で理解することです。

• 報告書の目的
• その方法論
• その結果
• レポートが関連性がある理由
• レポートからの結論

読みながら、「この研究から誰が利益を得ますか?」というような質問を自問してください。 「なぜこの情報がレポートに含まれているのですか?」これは、概要に含める情報を特定するのに役立ちます。また、調査が実施された日付や要点を裏付ける関連統計など、レポートに記載されているデータにも注意してください。レポートを読み終えたら、明確なメモを書き、「この詳細がなぜ関連するのか?」などの批判的思考が必要な質問への答えを決定します。 「このレポートに対する著者の目標は何でしたか?」と考えれば、概要を書く準備は完了です。

レポートを要約する手順

まず、概要の枠組みを提供する「骨格」であるアウトラインを書くことから始めます。導入、補足文、結論をわかりやすいマップにまとめて、作成中に使用できます。アウトラインに重要な統計情報を含め、下書きの流れを改善する移行単語のアイデアを書き留めます。

次に、アウトラインに従って下書きを書きます。この段階では、完璧な要約を書くことを心配する必要はありません。出発点として、単純に一貫した段落を 1 つまたは 2 つ書きます。書くときは、客観性と明確さを保つようにしてください。要約は中立的で専門的な文章であるため、そこにあなたの意見を入れないでください。元のレポートの内容を公平な方法で提示する必要があります。

最初のドラフトが完了したら、編集します。注意深く読んで、文章をより明確または簡潔にできる点を探してください。また、文法、スペル、構文の間違いにも注意してください。 Grammarly の文法チェッカーは、これらを見つけて、文章に組み込める提案を行うのに役立ちます。

避けるべきよくある間違い

レポートを要約するときは、次のようなよくある落とし穴を避けることが重要です。

• 個人的な偏見を紹介します。レポートと同様、要約は、レポートの主要なアイデアとそれを裏付ける詳細について説明する客観的な文章です。
• 簡潔にするために重要な情報は省略しています。レポートを読んでメモをとるときは、各重要なポイントに関連するすべての詳細を必ず書き留めてください。要約は短くする必要がありますが、読者がレポートを理解するために重要な情報もすべて含める必要があります。
• 要約を長々と書きすぎます。前述したように、要約は短くする必要があります。レポートの論文の説明と関連する詳細をできるだけ少ない言葉で伝えるようにしてください。
• 盗作。そうならないためにも、自分の言葉で書きましょう。元のレポートまたは別の情報源からテキストを組み込む場合は、それを直接引用として含め、適切に引用してください。

レポート概要の例

1964年、米国初代公衆衛生長官テリー・ルーサーは「喫煙と健康」というタイトルの報告書を発表した。この報告書は喫煙と心臓や肺の病気を結び付け、この相関関係を国民の意識に高め、さらなる政府の行動を促すきっかけとなった。 1963 年から 2012 年の間に、米国の喫煙率は 72% 減少しました。さらに、成人の喫煙率は 1965 年以来 50% 低下しており、2013 年の時点で 26 の州が公共の場での完全禁煙政策を実施しています。しかし、まだ進歩はありません。2014 年の時点で、毎年 44 万人以上のアメリカ人が喫煙関連の病気で死亡し、800 万人が喫煙関連の病気を抱えて暮らしています。ニコチン曝露のすべての事例には健康リスクが伴い、この本を執筆した当時公衆衛生総監代理だったボリス・D・ルシュニアックは、50周年を振り返って読者に、社会から喫煙をなくす取り組みを前進させるために他の人たちに力を与えるよう促している。米国。

（出典：歴史的瞬間：喫煙と健康に関する初代公衆衛生総司令官の報告書の50周年、ボリス・D・ルシュニアック医学博士、MPH）

レポートを要約するためのツールとリソース

Grammarly の AI を活用した要約ツールは、しっかりとしたレポートの要約を作成するプロセスを簡素化します。数回クリックするだけで概要を作成できます。その後、Grammarly を使用して要約を磨き上げ、要約に間違いがなく、適切に引用され、プロフェッショナルなものであることを確認します。 AI が生成したテキストを識別するように訓練された Grammarly のAI チェッカーを使用して、責任ある AI の使用をナビゲートします。

レポートの要約に関するよくある質問

レポートの要約とは何ですか?

レポートの要約は、詳細なレポートから重要なポイント、調査結果、結論を簡潔で理解しやすい形式に抽出するプロセスです。読者が文書全体を読まなくても主要な情報を把握できるように、レポートの本質を捉えることを目的としています。

レポートの要約と言い換えの違いは何ですか?

レポートの要約には、レポートの内容全体を短い概要に凝縮し、その主要なポイントと結論を強調することが含まれます。一方、言い換えでは、元の意味を維持しながら、多くの場合長さを大幅に減らすことなく、レポートの特定のセクションやアイデアを別の言葉で書き直すことが含まれます。

レポートを要約するときに盗用を避けるにはどうすればよいですか?

レポートを要約する際に盗用を避けるために、内容を完全に理解し、主要なアイデアを自分の言葉で表現してください。引用を通じて元の情報源を常に明記し、レポートから直接取得した語句や用語には引用符を使用してください。元の文書の構造や順序をあまりにも忠実にコピーしないでください。

AI を使用してレポートを要約するにはどうすればよいですか?

Grammarly の AI 要約ツールを使用すると、数回クリックするだけでレポートの要約を作成できます。